ماتریکس آیزنهاور دوایت دیوید چیست؟ سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده چگونه زمان را برنامه ریزی کرد؟ کدام اصل سازمانی اجازه داد تا با تعداد زیادی پرونده کنار بیاید؟ اکنون در مورد همه اینها خواهم گفت.
مدیریت زمان بر اساس اصل برنامه ریزی استوار است. و نکته اصلی در برنامه ریزی اولویت بندی است - کدام کارها باید ابتدا شروع شود و کدام یک بعد انجام شود.
یک تکنیک بسیار ساده و فوق العاده موثر توسط سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده استفاده شد که بعدها به نام او نامگذاری شد - اصل آیزنهاور دوایت دیوید. همه می دانند که رئیس جمهور کارهای زیادی برای انجام دادن دارد و سرنوشت میلیون ها نفر به برنامه ریزی صحیح زمان یک نفر بستگی دارد.
که چگونه - او همه وظایف را به مهم و فوری تقسیم کرد.برای درک بهتر روش، اجازه دهید ماتریس دوایت دیوید آیزنهاور را با تقسیم مربع به 4 قسمت مساوی ترسیم کنیم. در نتیجه 4 مربع می گیریم. حالا بیایید هر کدام را با نام های زیر امضا کنیم: مهم، مهم نیست، فوری، نه فوری.
ماهیت اصل آیزنهاور این است که هنگام اولویت بندی، ابتدا باید تمام موارد مهم و فوری را تکمیل کنید. بعد مهم و غیر فوری. بعد، فوری غیر مهم. و اگر وقت بود، بالاخره بی اهمیت و غیر فوری.
کاربرد اصل آیزنهاور چیست؟ چرا ماتریس بکشیم؟ چرا نمی توانید همه چیز را بدون هیچ مشکلی انجام دهید؟
احتمالاً همه با کمبود زمان مواجه بودند - وقتی می خواهید همه چیز برنامه ریزی شده را انجام دهید ، اما نتیجه نمی دهد ، هر روز ما را شگفت زده می کند و باید برنامه های خود را تنظیم کنید ، تعطیلات برنامه ریزی شده را رها کنید ، فرصت های کاری جدید را رها کنید. و غیره.
غیرممکن است که برنامه ریزی نشده را پیش بینی کنیم، به این معنی که چه بخواهیم چه نخواهیم، برخی از برنامه ها باید لغو شوند. اما... اگر اول کارهای اصلی را انجام دهیم و کارهای کم اهمیت را برای بعد بگذاریم چه می شود. که رد کردن از آن چندان حیف نیست؟ به عنوان مثال، به جای ملاقات با مشتری که بعید است با همکاری موافقت کند، وقت خود را با خانواده می گذرانیم.
این پاسخ به این سؤال است: "چرا پرونده ها را مرتب می کنیم." ما فقط کار اصلی را انجام می دهیم و ثانویه را به تعویق می اندازیم و در زندگی موفق تر و پربارتر می شویم. از این گذشته، فوری به معنای مهم نیست و بالعکس.
این شامل موارد فوری که عدم رعایت آنها ممکن است منجر به عواقب منفی شود. ما همه کارها را از این بخش شروع می کنیم، زیرا اینها مهمترین وظایف برای ما هستند و علاوه بر این، فوری هستند. این بخش شامل: «عملیات فوری»، «جلسات بدون برنامه»، «مهلت در تحویل پروژه» است.
نکته اصلی این است که این جعبه، در حالت ایده آل، باید خالی باشد، زیرا اغلب کارهای مهم در ابتدا فوری نیستند و با برنامه ریزی مناسب، می توان آنها را قبل از فوریت انجام داد. همه وظایف در این مربع به 2 دلیل ظاهر می شوند:
- وابسته به ما (دلایل داخلی)، سپس بر چه چیزی می توانیم تأثیر بگذاریم و این بیشترین سهم در اکثر موارد است. به عنوان مثال: نداشتن حرفه ای، انگیزه، قدرت و... به طور کلی، خودمان می توانیم این دلیل را برطرف کنیم.
- خارج از کنترل ما (علل بیرونی): زمانی که ما نمی توانیم آنها را تحت تاثیر قرار دهیم، مثلا فورس ماژور، درد ناگهانی، درخواست کمک فوری و غیره. در حالت ایده آل، با برنامه ریزی مناسب، فقط این دلایل باید در میدان مهم و فوری قرار گیرند.
علاوه بر این، همه ما درک می کنیم که همیشه نمی توان به همان اندازه که برای امور فوری زمان لازم است اختصاص داد. نمونه ای از زندگی گذراندن امتحانات است، اگر در روز آخر آماده شوید، ممکن است زمان کافی برای آمادگی وجود نداشته باشد. علاوه بر این، کار در حالت عجله خسته کننده است، وضعیت روحی و جسمی را بدتر می کند. بنابراین، تمام کارهای مهم باید قبل از فوریت انجام شود، یعنی کار با میدان مهم است نه فوری.
انجام منظم تمام وظایف از این میدان نشان دهنده موفقیت و بهره وری شماست. این مربع شامل مواردی است که می توانند منتظر بمانند، اما عواقب منفی جدی از شکست آنها خواهد بود.
یک کار مهم با یک کار بی اهمیت از این جهت متفاوت است که عواقب تکمیل نکردن آنها متفاوت است.. هر چه کار مهم تر باشد، عواقب منفی شکست آن قوی تر است. بنابراین، ما ابتدا به اجرای وظایف مهم و تنها سپس کارهای فوری اولویت می دهیم.
در حالت ایده آل، تمام وظایف مهم، چه فوری و چه غیر فوری، باید به طور کامل انجام شوند. از جمله مواردی که در این زمینه وجود دارد، می توان به موارد زیر اشاره کرد: وظایفی برای رشد فردی، مراقبت های بهداشتی، به عنوان مثال: مراجعه به موقع به پزشک و پیشگیری از بیماری، تسلط بر مهارت های اولیه زبان انگلیسی برای ارتقاء در محل کار و غیره. قانون، اینها وظایف کلیدی هستند که می توانند تفاوت بزرگی در زندگی شما ایجاد کنند.
همه ما می دانیم که در بیشتر موارد مدیریت همه چیز برنامه ریزی شده غیرممکن است. اگر فقط به این دلیل که شرایط پیش بینی نشده ای به وجود می آید که تنظیمات جدی را در برنامه ها ایجاد می کند. با توجه به این واقعیت، بهتر است کارهای مهمی را انجام دهید که زندگی شما به شدت به آنها وابسته است تا کارهای بی اهمیت. به همین دلیل است که مرتب کردن وظایف بر اساس قانون آیزنهاور بسیار مهم است.
وقتی پرونده ها را به درستی توزیع می کنیم و با مهمترین آنها کار را شروع می کنیم، کارهای عجولانه کمتری وجود دارد، یعنی زمان داریم تا قبل از فوریت شدن کارها را انجام دهیم. و این بسیار مهم است ، از این گذشته ، هنگامی که همیشه زمان کافی برای امور فوری وجود ندارد - آنها ناتمام می مانند و ما اعصاب خود را آزمایش می کنیم و سعی می کنیم ضرب الاجل را رعایت کنیم. در عین حال، با کار منظم با مربع، مهم است و فوری نیست، می توانید دقیقاً به اندازه نیاز به هر کار وقت بگذارید، در نتیجه تعداد کارهای عجله و موقعیت های استرس زا کاهش می یابد و کیفیت کار افزایش خواهد یافت به قیاس زندگی عادی، بهتر است پیشگیری از بیماری به موقع انجام شود تا اینکه آن را شروع کنید و در نهایت درد شدید و عواقب جدی را در آینده تجربه کنید.
فوری به معنای مهم نیست، بسیاری از کارهای فوری را بهتر است انجام ندهید اگر به خاطر آنها برای کارهای مهم وقت ندارید. برای درک درست اینکه کدام تجارت مهمتر است، به سادگی این سوال را بپرسید: "اگر این کار انجام نشود چه اتفاقی خواهد افتاد." اگر پیامدهای منفی حداقل باشد، موضوع بی اهمیت است و باید پس از اتمام کارهای مهمتر شروع شود، اگر تکمیل نشود، عواقب منفی جدی تری به دنبال خواهد داشت. کارهای بی اهمیت شامل موارد زیر است: یکی از همکاران تماس گرفت و در یک کار بی اهمیت درخواست کمک کرد، به شما پیشنهاد می شود در یک شبکه اجتماعی شرکت کنید. نظرسنجی یا فقط یک دوست برای چت در مورد زندگی آمده است.
منهای مسائل فوریاین است که آنها در کار مؤثر دخالت می کنند، زیرا شما:
مجبور به قطع کارهای مهم؛
در پس زمینه اضطرار، شروع به نگرانی می کنید و احساسات شما را از تصمیم گیری درست باز می دارند.
به عنوان مثال، شما در حال کار بر روی یک پروژه بزرگ هستید که رشد شغلی و درآمد شرکت به آن بستگی دارد و در آن لحظه همکاران با شما تماس می گیرند و از شما می خواهند که فوراً تماس بگیرید، چاپ کنید، سندی را از طریق پست ارسال کنید و غیره. البته باید به همکاران کمک کنید، اما هر چیزی زمان خود را دارد. ابتدا باید کارهای مهم انجام دهید و بعداً کارهای ثانویه، حتی اگر فوری باشند. فقط به همکاران خود بگویید که در حال حاضر مشغول هستند و هنگامی که کار را روی یک موضوع مهم کامل کردید، دوباره تماس بگیرید.
اگر سعی کنید با همه مسائل فوری همراه باشید، زندگی می تواند به یک فشار زمانی ثابت تبدیل شود و به دلیل آشفتگی، نگران خواهید شد که زمان بیشتری را بتوانید به کارهای مهمی اختصاص دهید که تأثیر زیادی بر زندگی شما دارد.
این آخرین لیست کارهایی است که باید شروع کنید، زیرا شامل غیر ضروری ترین کارها می شود.
اما حتی غیر ضروری ترین چیزها را نیز می توان به 2 قسمت تقسیم کرد:
1. زندگی کوچک، چنین چیزهایی هنوز ارزش دارند، اما به شرطی که تمام کارهای مهم دیگر را از 3 مربع انجام داده باشید. و چه ارزشی دارد؟ به عنوان مثال، از بین بردن انسداد در نیم طبقه - به نظر یک چیز بی اهمیت است، اما خوب، یا تغییر یک شیر آب نشتی در آشپزخانه، تقویت میز به طوری که آن را تلو تلو نخورد. به طور کلی، چنین کارهایی راحتی شما را ایجاد می کند، خلق و خوی شما را بهبود می بخشد، بنابراین باید سعی کنید به میدان چهارم برسید تا هماهنگ تر و کامل تر زندگی کنید.
اما اگر این کارهای کوچک را قبل از انجام کارهای مهم تر از 3 مربع آخر انجام دهید، این کار رضایت مناسبی را به همراه نخواهد داشت.
2. مزخرف کردن. بازی های رایانه ای، رسانه های اجتماعی شبکه ها، تماشای تلویزیون، نوشیدن - همه اینها فقط زمان گرانبها را می طلبد. خیلی ها خواهند گفت، اما آیا به آرامش کمک می کند؟ بله، بدون شک، هر فعالیت مزخرفی باعث آرامش می شود، اما نه به اندازه یک تعطیلات سالم. یک کامپیوتر، تلویزیون نمی تواند مانند زندگی واقعی احساسات قوی، احساسات لامسه، بوها و سایر احساسات را منتقل کند. از آنجایی که کامپیوتر و تلویزیون از حواس کمتری استفاده می کنند، سرعت بازیابی، یعنی استراحت، کاهش می یابد. الکل همچنین یک راه بی اثر برای آرامش است، زیرا علاوه بر تأثیر منفی بر سلامتی، پس از چنین استراحتی در گیومه - ضایعات، سردرد و سایر مشکلات.
به طور کلی، همه عادات بد اتلاف وقت هستند و باید به طور کامل ترک شوند، اما این حالت ایده آل است. در واقعیت، هر فردی عادت‌های بدی دارد، زیرا مبارزه با آنها زمان می‌برد، بنابراین ما همه زباله‌هایی مانند بازی‌های رایانه‌ای، تلویزیون، الکل و غیره را بدون اهمیت و نه فوری در انتهای لیست کارها قرار می‌دهیم.
بیایید 4 مربع آیزنهاور بکشیم، هر مربع را با حروف نشان دهیم:
ولی.مهم و فوری (قرمز)؛
ب.مهم و غیر فوری (سبز)؛
AT.مهم نیست و فوری (آبی)؛
جی.مهم نیست و فوری نیست (سفید).
بیایید کارها را بر اساس حروف الفبا شروع کنیمیعنی ابتدا تکالیف نقطه الف و سپس ب و ج و در آخر د. تا زمانی که وظایف مربع "الف" را کامل نکنیم، به سمت "ب" نمی رویم. سپس تا نقطه B را انجام ندهیم، کارها را از C و غیره شروع نمی کنیم. به طور کلی، بدون تغییر ترتیب، گام به گام به ترتیب کار می کنیم.
و اکنون برای تمرین، فرض کنید لیست موارد ورودی زیر را داریم:
حالا بیایید لیست وظایف ورودی را مرتب کنیم، در کنار هر مورد، حرف مربعی که می توان این کار را به آن نسبت داد.
حالا می‌دانید از کجا شروع کنید تا بتوانید کار اصلی را انجام دهید. فقط کافیست کارها را ابتدا در ربع A انجام دهید، سپس اگر زمان دارید، سپس B، سپس C و D را انجام دهید.
مهم است که درجه اهمیت را نه در ذهن، بلکه روی یک تکه کاغذ ارزیابی کنید، زیرا زمانی که بیش از 7+-2 کار وجود دارد، اولویت بندی می تواند اشتباه باشد، زیرا مغز ما برای چنین عملیاتی طراحی نشده است. ذهن حدود 7+-2 مورد است که می توانیم در حافظه ذخیره کنیم، بقیه فراموش می شود. کارهایی که روی یک تکه کاغذ نوشته می‌شوند بسیار ساده‌تر و سریعتر هستند و مهمتر از همه، می‌توانید آنها را با دقت بیشتری مرتب کنید، برای ضبط وقت خود را دریغ نکنید.
همچنین می توانید برای وضوح، لیست را به صورت مربع بازنویسی کنید، به خصوص به محض اینکه شروع به استفاده از روش آیزنهاور کردید، اما این کار ضروری نیست.
همانطور که قبلاً فهمیدید، ماهیت کار با اصل آیزنهاور تقسیم وظایف و تمرکز بر روی دو مربع اول است.
کار مطابق با اصل آیزنهاور به کاهش تعداد کارهای عجولانه در محل کار کمک می کند و بهره وری بیشتری خواهید داشت.
P.S.اگر در مورد مقاله ای که مطالعه کردید و همچنین در مورد موضوعات: روانشناسی (عادات بد، تجربیات و ...)، فروش، تجارت، مدیریت زمان و ... مشکل یا سوالی دارید، از من بپرسید، سعی می کنم کمک کنم. مشاوره اسکایپ نیز امکان پذیر است.
P.P.S.همچنین می توانید در آموزش آنلاین "چگونه 1 ساعت وقت اضافه بگیریم" شرکت کنید. نظرات، اضافات خود را بنویسید؛)
 |
|
بسیاری از ما چند کار انجام می دهیم. ما دائماً با موقعیت هایی روبرو هستیم که کارهای زیادی برای انجام دادن داریم. اما چگونه آنها را اولویت بندی می کنید؟ و چگونه در موارد و ضرب الاجل سردرگم نشویم؟
برنامه ریزی آسان نیست. بخشی از کار به روز بعد منتقل می شود. و سپس موارد جدید به آنها اضافه می شود. در نتیجه تعداد موارد در حال افزایش است. مهارت های مدیریت زمان کار خود نه در مدرسه و نه در موسسات آموزش عالی آموزش داده نمی شود. با این حال، هرگز برای یادگیری دیر نیست. ما در مورد یکی از محبوب ترین روش های توزیع وظایف صحبت خواهیم کرد. این تکنیک ماتریس آیزنهاور است. این روش به شما این امکان را می دهد که برنامه ریزی کنید، کارهای اولویت دار را از کارهای کم اولویت جدا کنید و زمان بسیار کمتری را برای رفع انسداد صرف کنید.
این روش ساده و رایج در کشورهای غربی در کشور ما نیز رو به گسترش است.
ماتریکس توسط کسی جز سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده آمریکا، دوایت دیوید آیزنهاور، اختراع نشد. او به عنوان فردی که در یک موقعیت بسیار مسئولیت‌پذیر قرار داشت، دائماً مشغول بود و هر روز مجبور بود تعداد زیادی کار از انواع مختلف را انجام دهد. برای اینکه کارهایی که دائماً ایجاد می‌شوند جمع نشود، رئیس‌جمهور دائماً به دنبال یک ابزار برنامه‌ریزی ساده و قابل فهم بود که بتوان به راحتی با آن کار کرد. پس از مطالعات متعدد، آیزنهاور سرانجام روشی را یافت که برای بسیاری جهانی شده است.
در توزیع وظایف بر اساس مثال‌های ساده، به سرعت یاد می‌گیرید که وظایف اصلی را از کارهای کم اهمیت‌تر جدا کنید و در نهایت، فضایی را در برنامه روزانه برای فعالیت‌های شخصی اختصاص دهید.
اساس ماتریس آیزنهاور 4 ربع است. آنها توسط 2 محور عبور می کنند:
در 4 مربع، ماتریس پیشنهاد می کند تمام مواردی را که به نوعی شما را هیجان زده می کند وارد کنید.
پس ربع اول. در آن مهم ترین و فوری ترین امور را وارد می کنیم. خالق این تکنیک همیشه تاکید کرده است که اگر تمام وظایف خود را به درستی برنامه ریزی کنید، این ربع باید خالی باشد. اما ما تازه کار روی ماتریس را شروع کرده ایم. اگر وظایفی را در اینجا یادداشت کنید، باید به موارد زیر توجه کنید:
با پر کردن این لیست، وقت آن است که در مورد تفویض اختیار به یاد بیاورید. اگر می توانید یک مشکل مهم و فوری را با شخص دیگری در میان بگذارید: آن را انجام دهید، از درخواست کمک دریغ نکنید.
ربع دوم. پیشنهاد می شود موارد مهمی در آن وارد شود که اجرای آن نیاز به فوریت ندارد. اینها وظایف امیدوارکننده و واقعاً مهمی هستند که موفقیت به انجام آنها بستگی دارد. اگرچه فوریت در انجام این وظایف در وهله دوم است، اما به یاد داشته باشید که این بدان معنا نیست که می توانید قبل از پایان مهلت، آنها را فراموش کنید. با داشتن زمان کافی برای اجرا، به حل مسائل عمدی‌تر می‌پردازیم. چه چیزی می تواند در اینجا گنجانده شود؟
وظایف زیر:
ربع سه. این شامل موارد فوری اما غیر مهم است. در بیشتر موارد، در این لیست، باید مشکلاتی را که حواس شما را پرت می کند در مسیر دستیابی به اهدافتان قرار دهید. به عنوان مثال، این لیست باید شامل جلسات و مذاکراتی باشد که شما نیازی به آنها ندارید، اما توسط مافوق شما تحمیل شده است که به هیچ وجه روی دستیابی به اهداف شما تأثیری نخواهد داشت. همچنین می توانید مشکلات ناگهانی خانگی مرتبط با خرابی لوازم خانگی و غیره را یادداشت کنید.
ربع چهار. آیزنهاور در آن پیشنهاد می کند موارد غیر مهم و غیر فوری را یادداشت کنید. اینها وظایفی هستند که هیچ سودی در پی نخواهد داشت. پیشنهاد می شود که با آنها فقط به عنوان آخرین راه حل برخورد شود یا اصلاً با آنها برخورد نشود. چنین کارهایی را می توان با اتلاف وقت ابتدایی مقایسه کرد. پس چرا این موارد را به طور کلی حذف نمی کنید؟ این چیزها برای خیلی ها خوشایند به نظر می رسد. و زمان به طور نامحسوسی می گذرد.
عصر بخیر، خوانندگان وبلاگ تصمیم شما!
در این مقاله می‌خواهم در مورد مشکل فهرست کارهای پربار صحبت کنم که تقریباً هر فرد مدرنی با آن مواجه می‌شود. چگونه نشان داده می شود؟ این واقعیت که ما قصد داریم انواع و اقسام وظایف مختلف را در طول روز یا در طول هفته انجام دهیم و در پایان این دوره متوجه می‌شویم که برای انجام کاری وقت نداریم.
چرا اینطور است؟ چرا ما غرق شده ایم و برای انجام آنچه برنامه ریزی کرده ایم وقت نداریم؟
اغلب این به این دلیل است که برنامه ریزی ما غیر واقعی است. ما لیست وظایف خود را بیش از حد بارگذاری می کنیم، چیزی باید از آن حذف شود، اما این سوال پیش می آید که "اگر فقط موارد ضروری را وارد کنیم، چگونه می توانیم چیزی را از آن حذف کنیم؟"
تکنیک‌های اولویت‌بندی خاص می‌توانند به ما کمک کنند تا مشخص کنیم چه کارهایی را ابتدا باید انجام دهیم، چه کارهایی را می‌توانیم به تأخیر بیندازیم و چه کارهایی را اصلاً انجام ندهیم.
یکی از ساده ترین و موثرترین تکنیک های اولویت بندی، ماتریس آیزنهاور است. این ایده متعلق به دوایت آیزنهاور رئیس جمهور ایالات متحده است. او پس از آن که استیون کاوی در کتاب خود با عنوان 7 عادت افراد بسیار مؤثر در مورد او نوشت به شهرت رسید.
مشغول بودن نوعی تنبلی، تنبلی اندیشی و اقدام بی رویه است.
تیم فریس
ماتریس آیزنهاور بر اساس آن است که بر اساس آن 20٪ تلاش ما 80٪ از نتیجه را می دهد. آیزنهاور در این اصل پیشرفت کرد.
ماتریس آیزنهاور مربعی است که توسط دو محور متقاطع به 4 بخش یا ربع تقسیم می شود.
محور عمودی "اهمیت" و محور افقی "فوریت" است.
بنابراین، ما 4 بخش دریافت می کنیم:
بخش A - "فوری و مهم"
بخش B - "فوری نیست، اما مهم است"
بخش C - "فوری، اما مهم نیست"
بخش D - "فوری نیست، مهم نیست"
کارهایی را که ابتدا باید انجام شوند ترکیب می کند. آنها تأخیر را تحمل نمی کنند، برای انجام فردا - خیلی دیر خواهد بود. ظاهر منظم چنین چیزهایی در لیست وظایف ما معمولاً نتیجه برنامه ریزی ضعیف، بی نظمی، تعلل و غیره است. وضعیت ایده آل برنامه ریزی یک ربع A خالی است.
نمونه هایی از موارد ربع الف:
این بخش مواردی را گرد هم می آورد که مستقیماً بر اثربخشی شخصی شما تأثیر می گذارد. تفاوت اصلی این موارد با مواردی که در ربع A هستند، عدم فوریت است. این به شما این امکان را می دهد که به طور عمدی به حل چنین مشکلاتی نزدیک شوید که به شما امکان می دهد به نتایج و کارایی بیشتر برسید. وظایف ربع B اساساً باید لیست کارهای روزانه ما را تشکیل دهند. همچنین لازم است به یاد داشته باشید که امور بخش B در صورت عدم توجه و زمان به موقع می تواند به بخش A برسد.
نمونه هایی از موارد ربع B:
بخش C: مهم نیست، فوریکارهایی که شما را به هدف نزدیک نمی کند، اما باید آنها را انجام دهید. اشتباه اصلی هنگام کار با ماتریس این است که امور بخش A و C را اشتباه نگیرید، در غیر این صورت وضعیتی پیش می آید که مانند سنجاب در چرخ می چرخید، اما کارهای انجام شده شما را به هدف مورد نظر نزدیک نمی کند. هدف، و وظایف مهم حل نشده باقی می ماند.
نمونه هایی از موارد بخش C:
این بخش مواردی را جمع آوری می کند که وقت ما را تلف می کند، اصلاً برای ما سودی ندارد. به عبارت دیگر، زمان تلف شده است. اما این وظایف برای ما بسیار جذاب هستند، انجام آن ها آسان است، به ما اجازه می دهد زمان خوبی داشته باشیم و استراحت کنیم. بنابراین، مقاومت در برابر آنها بسیار دشوار است، اما انجام آن ضروری است.
چگونه یک ماتریس می تواند در عمل مفید باشد؟ دو روش ممکن برای استفاده از ماتریس آیزنهاور وجود دارد:
چه شکلی است؟
مشکل اصلی در استفاده از ماتریس آیزنهاور، دشواری در تعیین اهمیت یک کار است. ما اغلب فکر می کنیم که همه وظایف مهم هستند. چگونه می توان اهمیت واقعی کار را تعیین کرد. چگونه وظایف واقعاً مهم را از همه وظایف برجسته کنیم؟
اینجاست که "روش فرانکلین" به کار می آید: مهم این است که چه چیزی با اهداف اصلی زندگی من مطابقت دارد.
ایده اصلی این است که قبل از اولویت بندی، باید اهداف خود را برای یک دوره مشخص به وضوح مشخص کنید.
پس از آن، ماتریس آیزنهاور را با قرار دادن اهداف خود در مرکز آن تکمیل خواهیم کرد. چه اتفاقی دارد می افتد؟ اکنون ارزیابی اهمیت همه وظایف برای روز نسبت به هدف انجام می شود.
اهمیت کار با پاسخ به 3 سوال مشخص می شود:
به عنوان مثال، هدف شما این است که "در مدت یک سال تمام وام ها و بدهی ها را پرداخت کنید." ما اهمیت هر وظیفه ماتریس را دقیقاً از این موقعیت ارزیابی می کنیم که آیا به رسیدن به هدف کمک می کند یا خیر.
قبل از شروع هر کاری، ابتدا این سوال را از خود بپرسید "من باید این کار را انجام دهم؟"، "آیا شخص دیگری می تواند این کار را انجام دهد؟"
وظایف ربع C، به عنوان یک قاعده، دارای ماهیت معمولی است، که شما را به سمت هدف خود نمی برد، توصیه می شود که به آنها واگذار شود یا اصلاً انجام نشوند.
6. نظارت بر اجرای طرح
در این مرحله اجرای طرح برنامه ریزی شده را تحلیل کنید. در هر ربع ماتریس محاسبه کنید که چه تعداد کار در روز تکمیل می شود و چه مقدار زمان برای اجرای آنها صرف می شود. به عملکرد خود امتیاز دهید
هرچه زمان بیشتری را به وظایف ربع B اختصاص دهید، مؤثرتر می شوید و سریعتر به اهداف خود می رسید.
کارهای ناتمام را به لیست روز بعد منتقل کنید. اگر یک کار را بیش از سه بار به تعویق انداخته اید، به این فکر کنید که آیا اصلاً باید انجام شود یا خیر. این احتمال وجود دارد که بدون آن خوب باشید! چنین وظایفی را از لیست حذف کنید یا فوراً آن را انجام دهید.
همانطور که می بینید، ماتریس آیزنهاور یک ابزار کار ساده است که برنامه ریزی را تسهیل می کند و به نظارت و تجزیه و تحلیل فعالیت های شما کمک می کند. ایمیل خود را در فرم انتهای مقاله بگذارید و قالب برنامه ریزی روزانه ماتریس آیزنهاور را دانلود کنید. این الگو در دو قالب ایجاد می شود: در صفحه گسترده اکسل و به عنوان یک الگوی یادداشت برای Evernote.
برای افزودن یک یادداشت با یک الگو به حساب Evernote خود، باید روی یادداشت موجود در حساب Evernote خود کلیک راست کرده و از منوی کشویی «Copy to Notebook» را انتخاب کنید. سپس دفترچه یادداشت خود را انتخاب کرده و روی «کپی» کلیک کنید. اکنون می توانید هر تغییری در قالب ایجاد کنید.
اگر زیاد از ماتریس استفاده می کنید، الگوی یادداشت را به یک میانبر تبدیل کنید! این کار جستجوی یادداشت را سرعت می بخشد و در وقت شما صرفه جویی می کند!
حتما اولویت ها را در سیستم مدیریت پرونده خود بگنجانید!
به محض اینکه یاد بگیرید چگونه وظایف را در ماتریس آیزنهاور به درستی توزیع کنید، زمان اضافی قابل توجهی خواهید داشت و مهمتر از همه، به سرعت به هدف خود خواهید رسید.
هر روز خود را با معنا پر کنید و خواهد شد تصمیم خود را!
34 رئیس جمهور ایالات متحده دوایت دیوید آیزنهاور مرد بسیار پرمشغله ای بود. به منظور انجام کارهای بیشتر در یک روز، او ابزار مدیریت زمان موثر خود را ایجاد کرد که امروزه ماتریس آیزنهاور یا ماتریس اولویت نامیده می شود. ماهیت روش چیست؟
ایده ماتریس آیزنهاور این است که یاد بگیریم به سرعت بین موضوعات مهم از موارد جزئی و مواردی که اصلاً نیازی به توجه ندارند تشخیص دهیم. آیزنهاور پیشنهاد داد که همه موارد فعلی و برنامه ریزی شده را بر اساس اصل فوریت و اهمیت به 4 دسته تقسیم کنند. برای وضوح، یک مربع کشید و آن را به 4 قسمت تقسیم کرد. هر یک از فیلدها حاوی لیست کارهایی بود:
میدان آیزنهاور را با جزئیات بیشتر در نظر بگیرید:
اینها تماس های تلفنی طولانی، تماشای برنامه های تلویزیونی، نوارهای دوست، نوشتن نامه و غیره است. یعنی همه چیزهایی که خوشایند هستند، اما اجباری نیستند. آیزنهاور، با صحبت از اولویت ها، چنین فعالیت هایی را «هدر دهنده زمان» نامید که بر بهره وری کار تأثیر منفی می گذارد.
کار با میدان آیزنهاور راحت تر خواهد بود اگر:
بنابراین، ماتریس ایجاد شده توسط رئیس جمهور آیزنهاور یک ابزار مدیریت زمان موثر است که بیش از نیم قرن است که با موفقیت در عمل استفاده شده است.
مقالات مشابه
نظری وجود دارد که این روش توسط ژنرال دوایت آیزنهاور استفاده شده است.
او یک ماتریس طبقه بندی مواردی را تهیه کرد که از آن برای سازماندهی کارآمدتر وقت خود استفاده کرد و به او کمک کرد تا بتواند رئیس جمهور ایالات متحده شود.
همه موارد بر اساس ماتریس آیزنهاور را می توان بر اساس اهمیت و فوریت به چهار دسته تقسیم کرد.
بیایید نگاهی دقیق تر به هر یک از این دسته بندی ها بیندازیم.
الف. مهم و فوری. موارد این دسته باید فورا انجام شود. مناسب ترین کلمه برای آنها «دست پایین» است.
فردا امتحان است، اما بلیت‌ها هنوز یاد نگرفته‌اند و باید با عجله آموختن چیزی را که مدت‌ها به بعد موکول شده بود، تمام کرد.
ما باید طوری زندگی کنیم که چیزهای مهم به موارد فوری تبدیل نشوند.»
ب- مهم و غیر فوری. موارد این دسته بیشترین "توهین شده" هستند، ما کمترین توجه را به آنها می کنیم، زیرا فوری نیستند! «زمان پابرجاست»، به چنین موضوعاتی فکر می‌کنیم و آنها را پشت سر می‌گذاریم. "امتحان خیلی دور است، کل ترم در پیش است، هنوز نمی توانید در مورد آن فکر کنید
در مورد آمادگی ... خوب، هنوز یک ماه مانده به امتحان، من وقت دارم همه چیز را یاد بگیرم ... یک هفته دیگر در پیش است، زمان است ... "و به تدریج، به دلیل بی توجهی ما به امور دسته بندی ATآنها به موارد دسته بندی تبدیل می شوند ولی.و حالا آخرین شب قبل از امتحان است، و ما دیوانه وار سعی می کنیم حداقل چیزی را به خاطر بسپاریم، و سرمان می چرخد: "اوه، باید زودتر آماده می شدم!" برای جلوگیری از سناریوی مشابه از وقایع در زندگی خود، به موارد دسته ATباید به عنوان سرمایه گذاری مورد توجه قرار گیرد که باید امروز انجام شود تا فردا سود حاصل شود.
با. غیر مهم و فوری . چیزهای فریبنده ای که دوست دارند «تظاهر به مهم بودن» کنند. آنها هوشمندانه خود را به عنوان اعمالی در این دسته جا می دهند ولیو اغلب موفق می شوند ما را فریب دهند: این طبیعت انسان است که اهمیت و فوریت را با هم اشتباه می گیرد و این همان چیزی است که وظایف دسته C از آن بهره می برند. وضعیت امور اغلب به عنوان شاخص کار فعال در نظر گرفته می شود. اما حتی در آغاز قرن بیستم. اف. تیلور، یکی از کلاسیک‌های سازمان علمی کار، خاطرنشان کرد که یک بنگاه خوب سازمان‌یافته، بنگاهی است که در آن هیچ‌کس به جایی نرود، سر و صدا نداشته باشد، و همه کارها به آرامی، اما به موقع و با کیفیت بالا انجام شوند. با دقت به شرکت شخصی خود "I" نگاه کنید. اوضاع با شما چطور است؟
د- غیر مهم و غیر فوری("سطل زباله"). این نوع موارد شامل اتلاف وقت ما می شود. آنها اغلب دلپذیر و جالب هستند، بنابراین ما ترجیح می دهیم بهترین ساعات خود را صرف آنها کنیم، و سپس نمی توانیم به یاد بیاوریم که این همه زمان کجا رفته است؟ لازم است چنین مواردی را طبق اصل باقیمانده "تامین مالی" کرد، در غیر این صورت آنها کل بودجه زمان ما را "تامین" خواهند کرد. اگر از این اصل پیروی کنیم، ممکن است آنها از جاذب ها به یاوران ما تبدیل شوند.
آن را به عنوان یک قانون تنظیم کنید: "من یک مقاله در مورد اقتصاد خواهم نوشت، یک کار در مورد مدیریت زمان انجام می دهم، و اگر وقت آزاد باشد، یک ساعت بازی خواهم کرد.
وارد یک بازی کامپیوتری شوید» و به شدت آن را دنبال کنید. سپس کار مهم انجام می شود و زمانی برای سرگرمی باقی می ماند.
مزایای ماتریس آیزنهاور:
- آسان برای استفاده؛
- به شما امکان می دهد تعداد موارد غیر مهم را کاهش دهید.
- به شناسایی سریع وظایف و موارد اولویت دار کمک می کند.
استفان کاوییکی از معدود افرادی روی کره زمین بود که می دانست چگونه هر دقیقه از زمان را به درستی مدیریت کند.
کاوی روی نویسنده کار کرد سیستم مدیریت زمانبرای چندین سال، با سرمایه گذاری بر روی آن تمام تجربه عملی که او بیش از صدها، و شاید هزاران، از مشاوره تاجران و تاجران عادلانه ای که رویای فشردن همه چیز را در زمان خود دارند، جمع آوری کرده بود. تا آخرین قطره
استفان چندین کتاب در مورد بهره وری نوشته است. معروف ترین هفت عادت افراد بسیار موثر. این عاداتی را توصیف می کند که برای بهره وری بیشتر باید به آنها پایبند باشید.
مختصری در مورد هر یک از عادات:
در هر مشکلی همیشه 2 طرف (شرکت کننده) وجود دارد. به این فکر کنید که چگونه آن را به طور همزمان و به سودمندترین راه برای همه حل کنید
جالب‌ترین و غیرمعمول‌ترین مورد از موارد بالا سومین مورد است: «ماتریس زمان».
ماتریس مدیریت زمان چیست و چگونه با آن کار کنیم
ماتریس الگویی است که با آن می توان تعیین کرد دستور کار.
از نظر فیزیکی ماتریسمربعی است که به 4 مربع کوچکتر تقسیم می شود. به صورت افقی اندازه گیری می شود فوریت، و به صورت عمودی اهمیت.
هر کسب و کار جدیدی باید با یکی از مربع ها مرتبط باشد و بسته به مربع انتخاب شده باید اقدام خاصی انجام شود، مثلاً بلافاصله اجرا را انجام داده یا به بعد موکول کنید.
ماتریس مدیریت زمان استفان کاوی 4 گزینه را برای توسعه اقدامات پیشنهاد می کند.
اگر مورد فوری و مهم، باید همین الان انجام شود. نسبت چنین مواردی می تواند به 40-50٪ برسد. کاوی استدلال می کند که کارهای ضروری و مهم کمک چندانی به دستیابی به اهداف اصلی شما نمی کنند. وجود تعداد زیادی از چنین مواردی، اول از همه، از یک وضعیت اضطراری، و بنابراین، از سازماندهی نادرست زمان کار و بهره وری پایین شخصی صحبت می کند.
اگر مورد فوری و مهم، سپس برای اجرای آن باید حداکثر زمان، توجه و منابع را اختصاص دهید. همین موارد است که شما را به اهدافتان می‌رساند، به این معنی که سود حاصل از اجرا حداکثر است.
اگر مورد فوری و بی اهمیت، باید آن را تفویض کنید (دستور دهید). سعی کنید مجری را پیدا کنید که این کار برای او مهم است. به این ترتیب در وقت خود صرفه جویی می کنید.
اگر مورد بی اهمیت و بی اهمیت- نکن گاهی اوقات امتناع از انجام کار از نظر روانی دشوار است، زیرا این ایده قبلاً در ذهن تقویت شده است که کار باید تکمیل شود. اگر نمی‌توانید قدرت اراده خود را نشان دهید و بر خود غلبه کنید، این کار را در فهرست جداگانه‌ای قرار دهید تا روزی انجام شود.
نحوه مدیریت بسیاری از موارد با استفاده از ماتریس
به احتمال زیاد، شما فردی بسیار پرمشغله هستید و تعداد پرونده های شما در ده ها مورد اندازه گیری می شود.
تلاش برای نگه داشتن آنها در ذهن یا نوشتن آنها روی کاغذ نتیجه معکوس دارد.
ما به شما LeaderTask را ارائه می دهیم - یک برنامه تخصصی برای تجزیه و تحلیل موارد. LeaderTask از روش مدیریت زمان استفن کاوی پشتیبانی می کند.
4 پوشه (پروژه) در برنامه ایجاد کنید تا روی ماتریس زمان کار کنید:
شروع به پر کردن آنها با وظایف کنید:
تلاش كردن LeaderTaskبرای کار بر روی ماتریس مدیریت زمان Covey.
LeaderTask را دانلود کنید
ماتریس آیزنهاور (با نام سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده که آن را اختراع کرده است) یکی از روش های مدیریت زمان برای اولویت بندی وظایف روز است. ماتریس شبیه چهار مربع است که با عبور از محورهای "مهم - نه مهم" به صورت افقی و "فوری - نه فوری" به صورت عمودی به دست می آید.
چگونه از این ماتریس استفاده کنیم؟ کافیست وظایف خود (مثلاً کارهای روز) را با توجه به اهمیت و فوریت آنها مرتب کنید.
امور مهم و فوری مواردی هستند که بسیار مهم هستند و قابل تأخیر نیستند. بدون آنها همه چیز فرو می ریزد و فردا برای ساختن آنها خیلی دیر خواهد بود. این کارها قبل از هر چیز باید امروز - و بدون شکست - انجام شود. نمونه هایی از وظایف مهم و فوری: تکمیل یک پروژه که در شرف انجام است. سفر بدون برنامه به دندانپزشک، تروماتولوژیست یا سایر متخصصان؛ تماس تلفنی فوری با مشتری یا طرف مقابل. در تئوری، میدان مسائل مهم و فوری باید خالی باشد، اما در عمل، گاهی اوقات هر فردی دارای امور مهم و فوری است، برخی از آنها ناشی از تنبلی، برخی از عدم تخصص و برخی از فورس ماژور است.
چیزهایی که مهم هستند اما فوری نیستند چیزهای مهمی هستند که به زودی فوری خواهند شد. اگر قصد ندارید منتظر این موضوع بمانید و مسابقه ای غیرضروری برای خود ترتیب دهید، پس به این موارد بسیار توجه کنید. نمونه هایی از این موارد: کار فعلی (برنامه ریزی شده) روی پروژه های شما. برنامه ریزی پروژه های جدید؛ ارزیابی نتایج به دست آمده توسط پروژه ها
چیزها مهم نیستند، بلکه فوری هستند. به عنوان یک قاعده، کارهایی که شما را به هدف نزدیک نمی کند، هر چه که باشد، در این میدان قرار می گیرند، اینها کارهایی هستند که باید انجام شوند، اما فقط برای انجام آنها. تولدت مبارک (معلوم می شود که واسیا امروز متولد شده است)، ورود غیرمنتظره مهمانان و سایر جلسات غیرمنتظره و تحمیلی که نمی توان آنها را رد کرد. اگر می‌توانید چیزی را از این موضوع محول کنید، به کسی دستور دهید، آن را به هر نحوی انجام دهید.
چیزهای نه مهم و نه فوری - این نفرت انگیزترین دسته موارد است. آنها مهم نیستند، فوری نیستند، اما همان چیزی هستند که شما می خواهید انجام دهید. اینها وقت شما را تلف می کنند - خواندن مجلات براق، بازی های رایانه ای، تماشای تلویزیون و گشت و گذار در اینترنت.
مهم: بسیاری از مردم زمانی که فقط خسته هستند شروع به کار زباله می کنند. وقتی می خواهی، می خواهی. بنابراین، این تصمیم اشتباه است. درست است - برای یک تعطیلات با کیفیت برنامه ریزی کنید (این دسته مهم است، اما فوری نیست) و استراحت با کیفیتی داشته باشید و درگیر زباله نباشید.
به طور خلاصه، به عنوان یک ابزار، ماتریس آیزنهاور کار می کند و علاوه بر این، اگر آن را دنبال کنید، به خوبی سازماندهی می شود. اگر میدان "مهم و فوری" اغلب برای شما خالی باشد، می توانید به خود افتخار کنید: و این کاملاً واقعی است اگر بیشتر به امور میدان "مهم، اما نه فوری" بپردازید. حرفه ای ها اینگونه کار می کنند!
این برای شما مفید خواهد بود که تعیین کنید زمان خود را چقدر موثر می گذرانید، آیا می دانید چگونه اولویت ها را تعیین کنید و مسئولیت ها را محول کنید.
برنامه ای برای یک روز از هفتگی / دفتر خاطرات خود بنویسید. چه کار کردی، چه وظایفی
تصمیم گرفتید با چه کسی ملاقات کنید، چه کسی مانع کار شما شد، چقدر زمان برد؟ کارهایی را که انجام داده اید به چهار ربع ماتریس آیزنهاور تقسیم کنید که نشان دهنده زمان صرف شده است.
نحوه توزیع زمان در چهار ربع را محاسبه کنید؟
پردازش نتایج.
ربع I - مواردی که نیاز به حل فوری دارند. آنها هم فوری و هم مهم هستند و همینطور
و در مورد خود فریاد بزنند: «این کار را بکن! تصمیمت را بگیر! جواب نامه را بده! ملاقات! گزارش تهیه کنید!
چه چیزی دریافت کردید؟
اگر ربع I به طور نامتناسبی رشد کرده باشد، این بدان معناست که تاریخ و تاریخ شما را کنترل می کنند، نه شما زندگی خود را. شاید شما فقط همه چیز را تا آخرین حد کشیده اید؟ از این گذشته، ممکن است کارهای ربع دوم که آنها هم مهم هستند، اما فوری نیستند، به دلیل اینکه وقت نداشتید آنها را به موقع انجام دهید، فوری شده باشند؟ شما فاقد یک رویکرد استراتژیک برای مشکل هستید. مدیر و فقط فردی که خود را در چنین موقعیتی می بیند، زیر شمشیر روزانه داموکلس استرس ناشی از یک موقعیت بحرانی پایدار است. شما نه وقت دارید و نه قدرت فکر کردن در مورد برنامه های بلندمدت، تهیه پیشنهاد برای یک محصول جدید، دوستانتان که برای روابط با آنها ارزش زیادی قائل هستید، ظاهر شما را فراموش کرده اند. به قطاری که در حال حرکت است می رسید و در یک نقطه خود را روی یک سکوی خالی با قلبی شکسته خواهید دید.
چرا؟
شما اولویت ها را اشتباه تعیین می کنید، نمی دانید چگونه مسئولیت ها را تفویض کنید، اعتماد ندارید
به کارمندان خود، تمام بارها را بر دوش خود بکشید. در این وضعیت برای شما سخت است
برای افزایش حساب کنید، زیرا شما نظری ندارید، چشم اندازی برای آینده شرکت ندارید، شما کاملاً مشغول هستید
مسائل مهم امروز
چه باید کرد؟
تفویض مسئولیت ها را بیاموزید، برای خود یک معاون، یک دانش آموز تربیت کنید، اگر می خواهید، که در صورت لزوم جایگزین شما خواهد شد. فهرستی از وظایفی که کارکنان شما می توانند به جای شما انجام دهند، تهیه کنید. لیست اولویت ها را مرور کنید. مرکز ثقل فعالیت خود را به ربع دوم منتقل کنید.
قانون طلایی: پیشگیری از بحران آسان تر از حل آن است.
ربع دوم. مهم، اما نه فوری - فلسفه بزرگ! اگر توانستید زمان خود را به گونه ای اختصاص دهید که ربع دوم پر از موارد باشد، می توان صمیمانه به شما تبریک گفت!
چه چیزی دریافت کردید؟
شما کاملا می دانید که چگونه "گندم را از کاه جدا کنید"، روی چیز اصلی تمرکز کنید، دیدگاه خود را در مورد همه چیز داشته باشید، زیرا زمان کافی برای فکر کردن با آرامش در مورد پروژه های فعلی و آینده دارید. شما روابط تجاری خوبی با همکاران خود دارید، کسی را دارید که در صورت لزوم با سؤال و مشاوره به او مراجعه کنید.
چرا؟
سیستم اولویت بندی شما برای فعالیت خاص شما مناسب است.
شما می دانید چگونه مسئولیت ها را تفویض کنید و وقت خود را برای حل مشکلات دیگران تلف نکنید.
ربع سوم. مهم نیست، اما فوری؟ چیزهای بی اهمیت، اهداف کوتاه مدت، علایق و مشکلات لحظه ای.
چه چیزی دریافت کردید؟
آیا فکر نمی کنید که همه سوراخ ها را وصل کنید؟ یا خودت ترتیبش دادی؟ چرا بی اهمیت ترین قسمت کار را انجام می دهید؟ چه کسی همه چیز را برای شما انجام می دهد؟
اگر علاوه بر این، مکان دوم از نظر زمان صرف شده در ماتریس شما توسط ربع IV اشغال شده باشد، شما اولین کاندید برای اخراج هستید.
چرا؟
بنا به دلایلی از بین تمامی مسئولیت های شغلی خود فقط موارد بی اهمیت را انتخاب کرده اید. علاوه بر این، شما خودتان تعیین کرده اید که چه چیزی برای شما اصلی است و چه چیزی بیهوده بودن. اگر خودتان اعتراف می کنید که وقت خود را برای کارهای بی اهمیت تلف می کنید، پس چرا این کار را انجام می دهید؟ شما نه اهداف روشنی دارید و نه برنامه ریزی، چه برای آینده نزدیک و چه برای بلند مدت. به نظر خرابکاری است و شما خودتان اول از همه از آن رنج خواهید برد.
چه باید کرد؟
اگر قصد دارید به دنبال شغل دیگری بگردید، ابتدا فکر کنید، با چنین شور و شوق کاری می توانید روی چه توصیه ای از مدیریت فعلی خود حساب کنید؟ احتمالاً بهتر است در محل کار فعلی خود نظم و ترتیب دهید تا رئیستان با چشمانی اشکبار و قولی که به محض اینکه می خواهید برگردید، شما را رها کند. برای انجام این کار، شما باید "به سادگی" مرکز ثقل امور خود را به ربع دوم تغییر دهید، به یک کارمند ضروری و واقعا ضروری تبدیل شوید. برای انجام این کار، باید فوراً فهرست اولویت‌ها، برنامه‌ریزی‌ها برای تکمیل وظایف را مرور کنید و بر تمام تکنیک‌های صرفه‌جویی در زمان مسلط شوید. شما جایی برای عقب نشینی ندارید، در بحرانی هستید که می تواند پایان بدی داشته باشد!
ربع چهارم. مسائل غیر مهم و غیر فوری. برای چه چیزی پول می گیرید؟ برای شما مهم نیست که خرج کنید
زندگی شما برای انجام کارهای بی ارزش؟ نظرات اضافی است.
"معمولاً چیزهای فوری مهم ترین نیستند،
و مهم‌ترین‌ها فوری‌ترین نیستند.»
دی. آیزنهاور
تجزیه و تحلیل اولیه ماتریس آیزنهاور شما نشان داده است که افرادی که تلاش می کنند و به موفقیت می رسند از انجام کارهای ربع سوم و چهارم اجتناب می کنند.
اگر بیشتر پرونده های شما به ربع I و III ختم شد، خواندن یادداشت: ربع I و III برای شما مفید است.
چگونه کارهای ضروری و مهم را جدا کنیم و در زندگی پیشرفت واقعی کنیم.
ماتریس اولویت آیزنهاور یا به سادگی "ماتریس اولویت" - به شما در حل مسائل و تعریف آنها کمک می کند. بر اساس فوریت و اهمیت اولویت بندی شده است، موارد کمتر فوری و مهم را برجسته می کند که یا باید آنها را محول کنید یا اصلاً انجام ندهید.
استراتژی آیزنهاور برای اقدام و سازماندهی امور شما ساده است. با استفاده از ماتریس تصمیم گیری زیر در مدیریت زمان خود، فعالیت های خود را بر اساس چهار احتمال تقسیم می کنید.
نکته مهم در مورد این ماتریس این است که می توان از آن برای کارهای بهره وری در مقیاس بزرگ استفاده کرد - "چگونه باید زمان خود را در هر ماه از سال صرف کنم؟" و برای برنامه های کوچک روزانه - "در حال حاضر چه کاری باید انجام دهم؟".
دوایت دی. آیزنهاور، ژنرال پنج ستاره جنگ جهانی دوم و سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، مدیر مؤثری بود.
استفان کاوی در کتاب 7 عادت افراد بسیار مؤثر که ژانر را تعریف می‌کند، ایده‌های آیزنهاور را در یک ابزار ساده اولویت‌بندی کار، که اکنون به عنوان ماتریس آیزنهاور (یا ماتریس مدیریت زمان، میدان آیزنهاور و آیزنهاور) شناخته می‌شود، دوباره بسته‌بندی کرد. روش).
این ساختار اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند تا با اثر «فوریت» مبارزه کنید. زمان و انرژی تلف شده را حذف کنیددر برنامه ریزی زندگی و ایجاد آزادی ذهنی بیشتر برای رسیدن به اهداف خود.
بیایید به داخل میدان آیزنهاور نگاه کنیم.
ربع 1 شامل وظایفی است که هم فوری و هم مهم هستند. اینها وظایف «اول انجام دهید» هستند زیرا به نوعی برای زندگی یا شغل شما مهم هستند و باید فوراً انجام شوند. شما احساس می کنید که این چیزها حیاتی هستند.
اینها کارهایی است که باید انجام شود تا بشود اجتناب از عواقب منفی. مهم است که بتوانیم اهداف را در این ربع از ماتریس آیزنهاور مدیریت کنیم.
نمونه ای از هدف کوچک بخش 1 در حرفه شما پاسخ دادن به یک ایمیل حساس به زمان از یک مشتری است.
این ماتریس می تواند در زندگی شخصی شما نیز استفاده شود. نمونه ای از چنین عملکردی در زندگی شخصی می تواند ثبت نام یک نوزاد تازه متولد شده، درد در ناحیه شانه و درخواست برای یافتن یک ماساژدرمانگر یا خرید بلیط قطار فردا باشد.
وظایف در بخش 2 مهم هستند اما فوری نیستند. اینجا جایی است که می خواهید بیشتر وقت خود را سرمایه گذاری کنید. وظایف این ربع ماتریس آیزنهاور با اهداف بلندمدت شما هماهنگ است.
نمونه هایی از این مشکلات چیست؟ بدیهی است که این اهداف برنامه ریزی بلندمدت. یا به عنوان مثال، ورزش برای سلامتی شما مهم است، اما شما می توانید تصمیم بگیرید که چه زمانی می توانید آن را انجام دهید. شما همچنین باید زمانی را با خانواده خود بگذرانید، اما باز هم باید با برنامه شما مطابقت داشته باشد.
در حرفه خود، ممکن است دریافت آموزش اضافی یا تمرین یک مهارت حرفه ای جدید مفید باشد. این کارها برای حرفه شما خوب است، اما لازم نیست فورا انجام شوند.
در اینجا باید فهمید که هرکسی اهداف و مقاصد متفاوتی دارد. بنابراین فقط به این دلیل که چیزی برای شما در ربع 2 قرار می گیرد به این معنی نیست که برای شخص دیگر هم همینطور است. همچنین، فقط به این دلیل که این موارد فوری نیستند، به این معنی نیست که آنها مهم نیستند.
مردم اغلب مسائل فوری را با اهمیت مرتبط می دانند، که همیشه درست نیست.. از آنجایی که اهداف شما ثابت خواهند ماند، هر چیزی که در درازمدت برای شما مفید باشد، طبق روش آیزنهاور در اولویت دوم قرار می گیرد.
آیا تا به حال احساس کرده اید که بیش از حد به کاری توجه می کنید که در گذشته، خیلی مهم نبود؟ یا فکر می کنید که همین الان باید کاری انجام دهید، اما در واقع اینطور نیست؟
اگر چنین است، شما تنها نیستید.
این اشتباه رایج اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که شخصی از شما می‌خواهد کاری را انجام دهید که مستقیماً به نفع شما نیست یا شما را به اهدافتان نزدیکتر نمی‌کند. برای وظایف ربع 3 ماتریس آیزنهاور، ارزشمند است یاد بگیرید و درک کنید که چگونه چیزهای خاصی را واگذار کنید.
وقتی فکر می کنید چیزی فوری است، اما واقعا اینطور نیست. معمولاً این یک منبع بیرونی حواس پرتی است. مثال‌ها دائماً ایمیل یا تلفن شما را چک می‌کنند یا به محض اینکه افراد سعی می‌کنند با شما تماس بگیرند به آنها پاسخ می‌دهند.
شما تصمیم می گیرید که در حال حاضر فوری است، بنابراین کاری را که برای رفع مشکل انجام می دهید متوقف می کنید. اما واقعاً همه اینها می تواند منتظر بماند.
اگر مشغول کار روی پروژه ای هستید و تلفن زنگ می زند، پاسخ دادن به آن برای شما حیاتی نیست. بنابراین، می توانید این کار را به شخص دیگری محول کنید. ممکن است در زمان وقوع آن فوری به نظر برسد، اما افراد دیگر نیز می توانند از عهده این چیزهای کوچک برآیند.
صادقانه بگویم، همه باید سعی کنند از کار ربع 4 اجتناب کنند. این مشاغل فقط اتلاف وقت شما هستند و باید از لیست کارهای شما حذف شوند.
اگر بتوانید تمام فعالیت های خود را در این بخش شناسایی و حذف کنید، در این صورت زمان آزاد مورد نیاز برای سرمایه گذاری در کار در سه ماهه دوم را خواهید داشت.
برخی از نمونه‌های مشاغل ربع 4 عبارتند از: بازی‌های ویدیویی، تماشای برنامه‌های تلویزیونی که قبلاً دیده‌اید، یا وبگردی بدون فکر.
آیا این به این معنی است که در بخش 4 هیچ چیز نباید بخشی از زندگی شما باشد؟ خیر تعادل بین زندگی حرفه ای و شخصی شما مهم است، و استراحت به شما کمک می کند تا بهبودی پیدا کنید.
هدف از ماتریس آیزنهاور به عنوان یک ابزار اولویت بندی این است که بیشتر وقت خود را در ربع 2 بگذرانید و همچنان زمان کافی در ربع 4 داشته باشید.
طبق گفته استفان کاوی، بخش 2 "ربع کیفیت" است که در آن قرار دارد زمانی که برای این کارها صرف می شود، کارایی کلی شما را بهبود می بخشد. اینجا جایی است که رشد شخصی و حرفه ای با برنامه ریزی، پیشگیری و اقدام روبرو می شود.
برای ارزیابی موقعیت خود در ماتریس اولویت آیزنهاور، شروع به پیگیری زمان و اهداف خود کنید. اگر یک دفتر خاطرات مدیریت زمان داشته باشید، به راحتی می توانید لیستی از تمام فعالیت هایی که انجام داده اید و زمانی که آنها را تکمیل کرده اید مشاهده کنید.
اگر برای چندین روز اطلاعات دارید، بنشینید و با پرسیدن سؤالات زیر، امور خود را به ربع سازماندهی کنید:
به یاد داشته باشید که شما این معیارها را تنها بر اساس نتایجی که می خواهید انتخاب می کنید، نه افراد دیگری.
پس از اینکه تکالیف شما بر اساس فصل های مربوطه مرتب شدند، یک زمان بندی روز را انجام دهید. دریابید که وقت شما صرف چه چیزی می شود. آیا از تراز مربع خود راضی هستید؟
اگر زمان زیادی را در سه ماهه اول صرف کنید، برای برنامه ریزی برای پیش بینی و پیشگیری از مشکلات وقت بگذارید:
اگر در سه ماهه سوم وقت صرف کنید، تفویض اختیار، حذف یا محدود کردن مقدار زمانی که صرف کارهای زیر می کنید:
اگر در سه ماهه چهارم وقت بگذارید، ممکن است ناآرام باشید، استرس داشته باشید یا به سادگی از مشکلات اجتناب کنید:
