При ведении любой беседы необходимо учитывать правила ведения беседы . Как правило, человеческое общение подчиняется правилом, довольно часто неписаным. Ранее ведение беседы считалось целым искусством, но на сегодняшний день многие уже забыли основные правила ведения беседы. Стоит вспомнить о некоторых из этих правил.
Как правило, ведение беседы имеет цель: люди никогда не общаются с кем-то «просто так». Даже когда беседа ведется «ни о чем», делается это не просто от нечего делать, а чтобы можно было получить максимум удовольствия от общения с конкретным человеком, если говорить о «дипломатических целях беседы», то она ведется для того, чтобы поддержать с собеседником хорошие отношения.
Главные правила ведения беседы достаточно просты, но многие почему-то их часто забывают. Чем больше людей принимает участие в беседе, тем сложнее соблюдать данные правила.
Если вы хотите вступить в разговор, который уже в самом разгаре, не стоит спешить. Для начала необходимо прислушаться, понять суть разговора, и только после этого можно решить, уместно ли ваше участие в данном разговоре.
Ели вы решаете начать ведение беседы первым , стоит осторожно выбрать тему: она обязательно должна быть интересна всем присутствующим, либо большинству. В малознакомых компаниях лучше не говорить о религии и политике, поднимать семейные темы, тема беседы не должно быть личной, либо спорной.
Правила ведения беседы требуют умения не только разговаривать, но также слушать собеседника. Поскольку в разговоре участвует несколько людей, каждый должен иметь возможность высказаться. Беседа не должна стать монологом, поэтому необходимо следить за собой.
Когда к вам кто-либо обращается с вопросом, не стоит отвечать односложно, поскольку данные ответы часто отбивают желание вести далее беседу, так как они демонстрируют полное отсутствие вашего интереса. Даже если вам совсем нечего ответить, постарайтесь хоть немного расширить свой ответ, чтобы он был не таким отрывистым.
Если ведение беседы совсем не клеится, стоит попробовать разрядить накалившуюся обстановку шуткой. Шутки необходимо подбирать достаточно аккуратно, особенно находясь в малознакомой компании, поскольку всегда есть риск, что ваш юмор может обидеть кого-то из присутствующих. Избегайте двусмысленных шуток и об определенных группах (профессиях, национальностях). Если шутка вызывать хоть долю сомнения – не стоит шутить.
Во время беседы могут подниматься также спорные вопросы, либо возникать какие-то разногласия. Каким сильным не было желание отстоять собственную точку зрения, не стоит терять уважение к своему собеседнику. Безусловно, не нужно отказываться от собственного мнения, но необходимо возражать деликатно и ненавязчиво, избегая при этом переходов на личности и резких выражений. Не нужно навязывать свое мнение и насмехаться над чужим мнением.
При разговоре стоит следить за речью. Нужно стараться воздержаться от специфического сленга, редко используемых слов, профессионального жаргона, что может быть непонятно присутствующим. И, безусловно, никаких грубостей. Многое зависит, в первую очередь, от того, с кем вы разговариваете, будь то компания близких друзей, но не нужно забывать о самых элементарных правилах приличия.
Ведение любой беседы подчиняется определенному фундаментальному принципу, который применяется в любой ситуации: не нужно говорить собеседнику того, что вы не желали бы услышать сами. Разговор необходимо строить на взаимоуважении, и только при соблюдении данного условия все собеседники будут довольны беседой, а также друг другом.
Беседуя с кем-либо, не забывайте правила ведения беседы .
Время – 12 ч (4 трехчасовых занятия).
Цель - обучение участников приемам и методам ведения деловой беседы, развитие тех способностей, которые определяют успешность в ситуациях межличностного взаимодействия.
Задачи тренинга:
1) обучение методам установления контакта с партнером по общению и выхода из него;
2) усвоение участниками техники активного слушания;
3) изучение теоретических основ трансактного анализа и практическое освоение элементов этого метода;
4) развитие способности к эмпатии;
5) приобретение навыков перехватывания и удержания инициативы в беседе;
6) осознание факторов возникновения симпатии и антипатии в общении, создания доброжелательной атмосферы беседы, расположения к себе собеседника;
7) тренировка уверенности в себе;
8) диагностика и коррекция индивидуального стиля поведения в конфликтной ситуации.
Если этот блок включен в единый тренинг и следует за блоком 4, стоит начать его с тренировки тех навыков и умений, на которые обратили внимание в завершении предыдущего занятия. Если же тренинг ведения деловой беседы проводится самостоятельно, можно определить список необходимых умений, проведя групповую дискуссию на тему «Что определяет успех деловой беседы» или «Что должен уметь делать тот, кто хочет эффективно провести беседу». Очень полезно для дальнейшей работы сформировать банк конкретных проблемных ситуаций, что позволит задавать интересные, актуальные для конкретной группы сюжеты игр. Общую логическую схему тренинга можно определить так: а) установление контакта с собеседником; б) ведение беседы; в) выход из контакта.
Ролевая игра «Знакомство».
Цель: отработка приемов установления контакта и доверительных отношений.
Время: 1,5 ч.
Материалы: видеотехника.
Ведущий на добровольной основе создает три пары из числа членов группы и инструктирует участников. Один из каждой пары получает такую информацию: «Вы летите на самолете из России в Америку. Вам предстоит долгий путь, но, к сожалению, вы забыли прихватить с собой книгу или журнал. Вы обращаете внимание на своего соседа».
Каждому второму участнику игры раздается одна из следующих ролей: «пожилой человек в военной форме», «молодая привлекательная девушка», «человек средних лет, изучающий какие-то бумаги и делающий записи». Каждая пара должна, импровизируя, разыграть ситуацию до того момента, когда оба участника наладят общение друг с другом. После разыгрывания всех трех сценок ведущий организует групповое обсуждение, используя полученные видеоматериалы. Подводятся итоги в следующем ключе: какие приемы установления контакта эффективны, а какие - нет.
Следующая игра проводится с теми членами группы, которые не участвовали в предыдущей ситуации.
Ролевая игра «Приглашение к разговору».
Цель: отработка приемов установления контакта в отношениях «начальник-подчиненный», осознание значения первоначального взаимодействия в последующем общении, осознание стереотипов общения «начальник-подчиненный» и их последствий в общении.
Время: 1,5 ч.
Материалы: видеотехника.
Ведущий образует 2-3 пары участников и дает им инструкцию: «Один из вас - начальник, другой - подчиненный. Некоторое время назад работнику было поручено важное задание. Пока неизвестно, выполнил он его или нет. Начальник хочет выяснить это». Дальнейшие действия обоих участников строятся на основе импровизации. Обсуждение и анализ поведения играющих проводятся с использованием вопросов: «Что вы чувствовали во время того или иного действия партнера?», «Как повлияли ваши чувства на дальнейший ход беседы?», «Как подействовала ваша роль на стиль вашего поведения и почему?»
Таким образом ведущий готовит группу к работе с техниками трансактного анализа. Прежде чем приступить к разыгрыванию ситуаций, тренер дает группе информацию о теоретических основаниях метода (в течение не более 15 мин).
Следующий этап в блоке - отработка техники активного слушания партнера. В начале занятия ведущий проводит следующее упражнение.
3. «Испорченный телефон» .
Цель: демонстрация того, как много зависит от умения слушать, лабилизация участников, создание благоприятной эмоциональной атмосферы в группе.
В р е м я: 30 мин.
Материалы: подготовленный заранее текст (150-250 слов), магнитофон.
Ведущий дает участникам инструкцию: «Вы будете передавать полученное вами сообщение как эстафетную палочку. Ваша общая задача - донести как можно более полно и без искажений содержание сообщения до последнего в цепочке. При этом запрещается делать записи и разговаривать между собой до окончания упражнения». Последовательно каждая пара (передающий и принимающий) удаляется от группы настолько, чтобы не были слышны произносимые слова. Сообщения записываются на магнитофон. После того как последний участник получил сообщение, обнародуются магнитофонные записи и проводится анализ причин искажения текста.
Ведущий в течение 15 мин читает лекцию на тему «Правила активного слушания», объясняя, что недостаточное внимание к словам собеседника не только мешает восприятию информации, но и препятствует установлению доверительных отношений во время беседы.
Проводится следующее упражнение.
Активное слушание».
Цель: освоение техники активного слушания, осознание того значения, которое оно имеет во взаимодействии с партнером.
В р е м я: 30 мин.
Материалы: видеотехника.
Сначала ведущий предлагает всем участникам разбиться на пары. Один из партнеров рассказывает второму какую-либо историю из своей жизни или делится с ним своими соображениями по поводу какой-нибудь значимой для него проблемы. Задача слушающего - использовать приемы активного слушания и «разговорить» своего собеседника. Через 5 мин участники меняются ролями.
Когда все участники выполнили инструкцию, ведущий предлагает поднять руки тем, кто доволен проведенной беседой. Из их числа формируются две пары, задачей которых является провести беседу перед группой. Делается видеозапись, которая и обсуждается в завершении упражнения.
В течение следующих 1,5 ч рекомендуется провести ролевую игру, используя разработанные в группе сюжеты деловой беседы, и провести анализ успешности или неуспешности использования приемов активного слушания. Далее в ходе тренинга (в процессе анализа ситуаций) следует обращать внимание группы на применение этих приемов и их эффективность в беседе.
5. «Нападающий и защищающийся» .
Цель: осознание конфликтных сторон личности, получение опыта активной борьбы, развитие уверенности в себе, анализ эффективности предложенных ролей в общении.
В р е м я: 45 мин.
Группа разбивается на пары, и участники садятся лицом друг к другу. Определяется, кто будет играть роль нападающего и защищающегося.
Инструкция для нападающего: «Ведите диалог. Твердо стойте на своей позиции, старайтесь не сдаваться. Говорите своему партнеру, что и как он должен делать, ругайте его с позиций явного превосходства и уверенности в себе».
Инструкция защищающемуся: «Постоянно извиняйтесь и оправдывайтесь. Говорите своему партнеру, как вы хотите угодить ему и как что-то мешает вам выполнить его требования». Через 5-10 мин партнеры меняются ролями.
Участники группы делятся впечатлениями о проведенной работе, рассказывают о затруднениях, с которыми они встретились при выполнении задания. Ведущий просит каждого сравнить сыгранные роли с привычным стилем поведения, рассказать о чувствах, возникших в ходе работы.
6. Ролевая игра «Симпатия-антипатия» .
Цель: анализ и освоение приемов завоевания симпатии собеседника, развитие способности диагностировать проявления симпатии и антипатии.
В р е м я: 30 мин.
Материалы: видеотехника.
Ведущий определяет две пары добровольцев, которым предстоит показать два этюда: «Знакомство» и «Презентация».
Первый сюжет: обаятельный мужчина пытается привлечь внимание очаровательной незнакомки.
Второй сюжет: энергичный предприниматель должен вызвать интерес к своим идеям и добиться их поддержки у богатого бизнесмена.
Участникам предлагается импровизировать, разыгрывая ситуацию, пока ведущий не сочтет ее логически законченной. Анализ в группе ведется с помощью видеозаписи и ответов участников на вопросы: «Какие чувства вызывали у вас действия партнера?», «Какие приемы вы использовали, чтобы добиться своего?», «Как вы оцените эффективность общения с точки зрения симпатии - антипатии?» и т. п.
7. Ролевая игра «Уверенность-беспокойство» .
Цель: тренировка уверенности, анализ жестов и телодвижений, отражающих внутреннее беспокойство и, наоборот, спокойствие.
В р е м я: 30 мин.
Материалы: видеотехника.
Разыгрываются два этюда: «Интервью» и «Следствие».
Сюжет первый: начинающий журналист берет интервью у самого влиятельного и вероятного претендента на пост президента страны. Последнее телеинтервью перед выборами. Если журналисту удастся сделать яркий репортаж, задав острые вопросы и сбив налет самоуверенности с собеседника, он прославится. Претендент же должен не поддаваться провокациям, а показать свою силу и характер.
Сюжет второй: участники - следователь, который расследует запутанное дело, и свидетель, который может в любой момент стать обвиняемым, если скажет что-нибудь не то. На разыгрывание ситуаций дается столько времени, сколько требуется для выполнения задания одному из участников. Анализ видеозаписи и наблюдений остальных участников, а также высказываний игроков ведется в направлении фиксации наиболее информативных жестов исполнителей, а также удачных и неудачных приемов провокации собеседника.
8. Ролевая игра «Конфликт» .
Цель: расширение опыта взаимодействия в условиях конфликта, обучение навыкам аргументации в споре.
Время: 1 ч.
Материалы: видеотехника.
Играют тройки добровольцев, один из которых - «руководитель», двое других - «подчиненные», которые оспаривают друг у друга какие-нибудь преимущества. Например, спор может возникнуть из-за того, кому идти в очередной отпуск летом, или кому купить автомобиль по льготной цене, или по любой другой причине. Цель руководителя - по возможности разрешить конфликт, сгладить его, цель конфликтующих - вывести конфликт наружу и победить. Можно обыграть эту ситуацию двумя группами участников. Вопросы для обсуждения: «Какие приемы использовал руководитель, чтобы разрешить конфликт, насколько они оказались удачными?», «Насколько аргументированно вели спор подчиненные, удалось ли кому-нибудь выиграть и почему?»
9. «Выход из контакта» .
Цель: освоение приемов выхода из контакта, тренировка уверенности в себе в общении.
Время: 1 ч.
Материалы: видеотехника.
Упражнение могут выполнить несколько пар участников. Инструкция такова: «Вы встретили не очень близкого знакомого, который заводит с вами разговор, расспрашивает о делах, о семье, проявляет назойливость. Вы вступаете в разговор, однако, взглянув на часы, понимаете, что вам нужно идти. Не забудьте, от вас требуется достойный выход из контакта». После того как закончена работа последней пары, ведущий организует обсуждение поведения участников, просит группу оценить результаты каждого этюда.
Тренинг ведения деловой беседы можно дополнить разработкой самых различных качеств и свойств, требующихся для успешного взаимодействия. Хорошо, когда этот тренинг как бы вплетен в ход занятий предыдущих блоков, это позволяет избежать однообразия и монотонности тренировки. Кроме того, что очень важно, многие элементы деловой беседы присутствуют при проведении и совещаний, и переговоров и при публичном выступлении, поэтому более эффективным оказывается «смешанный» тренинг.
Деловая беседа — это основной и важнейший элемент управленческой деятельности. По сути разговор самая оперативная и дешевая форма обмена информацией. Пункт «умение разговаривать с людьми» (с коллегами, руководителем, представителями партнерских компаний) включается в любой перечень главных деловых качеств менеджера.
Функции деловой беседы бывают различные:
Искусству деловой беседы можно и нужно учиться. На Западе существует профессия специалистов-«беседчиков», которые полагают, что специальная методика проведения деловых бесед позволяет в 7 случаях из 10 достигнуть полного успеха, а в остальных — довольно хорошего результата.
Назовем три условия успешной деловой беседы:
Беседа вряд ли сложится удачно, если она не подготовлена. Сначала следует обдумать цели, задачи, тактику и психологию предстоящего делового контакта, затем подобрать необходимые вспомогательные материалы, которые, возможно, пригодятся в ходе беседы.
Прежде чем приступить к разговору, надо решить, какие вопросы и в какой последовательности ставить перед своим собеседником. Целесообразно подготовить их перечень в письмен ном виде и положить его перед собой во время беседы. Изложение вопросов на листе бумаги позволяет очертить область разговора и соответственно нужное время, усилить логичность и целеустремленность беседы; обеспечить собственную психологическую уверенность.
Специалисты по деловому общению советуют в процессе подготовки к беседе поразмышлять над тем, как себя вести, если собеседник: во всем согласится с вами или решительно возразит; перейдет на повышенный тон или не отреагирует на ваши доводы; проявит недоверие к вашим словам, мыслям или попытается скрыть свое недоверие.
Говорят, что судьба деловой беседы решается именно в первые 10 минут. Специалисты советуют тщательно подготовить первый вопрос: он должен быть коротким, интересным, но не дискуссионным. Это определит положительный эмоциональный тон собеседников.
Очень важно выработать у себя красивый, выразительный голос. Человека, чья речь невнятна, постоянно приходится переспрашивать, а это всегда вызывает раздражение.
В речевом общении почти 40 % успеха приходится на голос. Поэтому освоение техники речи с правильными речевыми дыханием и голосом, с четкой правильной дикцией (произношением) — первый шаг к успешному выступлению, а значит, и к воздействию на людей. Неприятный голос может перечеркнуть все достоинства выступающего, и, наоборот, красивый голос завораживает, отвлекает от недостатков.
В деловом общении сейчас прочно обосновался метаязык , т.е. язык подтекста. Слова сами по себе не несут эмоционального содержания, и понять, что на самом деле имеет в виду собеседник, можно, вдумываясь в подтекст, обстоятельства разговора и способ использования собеседником отдельных слов. Например, слово «мой» говорит об эмоциональной вовлеченности говорящего. Сравните «мой босс» и просто «босс»: первое выражение показывает эмоциональную связь работника с руководителем, а слово «босс», наоборот, демонстрирует дистанцию между ними. Из двух фраз «он мне сказал» или «он со мной поговорил» первая свидетельствует о том, что состоялся просто нейтральный разговор, может быть, даже с неким отрицательным оттенком, а вторая о том, что была взаимная беседа, которая, вероятнее всего, имела положительное влияние на этого человека и даст нужные ему результаты. Значит, слова «Мне нужно вам что-то сказать» сразу же возводят между собеседниками барьер, а слова «Мне нужно с вами поговорить» призывают к сотрудничеству.
Если вы подметили такие «говорящие» высказывания в метаязыке своего собеседника, тоже переходите на этот язык. Так, однажды переговоры в компании чуть не сорвались потому, что один из участников сухо заявил: «Похоже, наши дороги разошлись». Такая фраза — совсем не из делового мира (так могут говорить влюбленные или друзья), но участники переговоров вовремя поняли, что автор этой фразы вовлекся в процесс переговоров эмоционально, лично. Тогда один из участников дискуссии заговорил на его метаязыке: вместо безликого финансового подхода (языка фактов и цифр) он выбрал верную тактику доверительной личной беседы. В результате итоги переговоров удовлетворили обе стороны.
Отдельные метаслова часто сигнализируют о том, что собеседник стремится скрыть правду или направить беседу в неправильное русло: «честно говоря», «на самом деле», «по правде», «если быть искренним», «несомненно» и т.п. Если вам это говорят, вероятно, вас пытаются обмануть. Например, фразу «На самом деле этот товар — лучшее из того, что я могу вам предложить из всего ассортимента» следует понимать как: «Этот товар не лучшее предложение, но, надеюсь, вы все же мне поверите».
Однако многие используют эти слова в прямом смысле, вовсе не желая обмануть собеседника, а, напротив, чтобы он быстрее поверил в то, что с ним честны, искренни. Это — дурная привычка для делового общения, так как данные слова подсознательно воспринимаются собеседниками как сигнал об обмане.
Если в конце фразы, вопроса вставить слова вроде «правда?», «так ведь?», «да?», «правильно?», то они покажут собеседнику, что вы недопонимаете тему беседы. Это, может быть, и неправда, но именно так воспримут ваши слова. Надо контролировать свою речь.
Слова «всего лишь», «только» говорит тот, кто стремится снизить важность своих слов или боится показать свои истинные чувства, или сознательно хочет обмануть («поразительно низкие цены: всего 999 рублей!»), или пытается снять с себя ответственность («Я всего лишь человек»).
Слова «попытаюсь», «сделаю все, что смогу» характерны для тех, кто привык к неудачам. Они заранее ждут, что не добьются успеха в порученном деле, как с ними случалось не раз, и их слова в переводе с метаязыка означают: «Сомневаюсь, смогу лия это сделать».
«Я просто хотел помочь» — фраза сплетников и вообще любящих вмешиваться в чужие дела. Здесь слово «просто» используется, чтобы ослабить намеренность вмешательства. Другие подобные фразы: «Не поймите меня превратно» (что означает «Вам не понравится, что я скажу, но мне все равно»), «Дело не в деньгах, дело в принципе» (хотя «дело только в деньгах»). «Мы попробуем», «мы приложим все усилия», «посмотрим, что можно будет сделать» — такими фразами руководители организаций и государственные чиновники выпроваживают своих посетителей.
За словами «конечно», «разумеется» следует вроде бы абсолютно нормальное предложение. Этот прием используют на переговорах, чтобы вынудить партнера согласиться на обсуждаемое предложение: «Разумеется, мы не будем принуждать вас выдерживать эти сроки», но обязательно будут принуждать именно к этому.
Фраза «А вы слышали о...» предполагает обычный от- вет-клише собеседника: «Нет». Дальше, вероятно, пойдут фразы: «Вы знаете, что он мне сказал?» — «Нет, и что же?»; «Представьте себе, что случилось дальше...» — «Что же?» Если на такой вопрос ответить не фразой-клише, а следующей: «Нет, и мне не интересно», то очень велика вероятность, что он не обратит внимания на эти слова и будет продолжать свой рассказ.
Если докладчик хочет показаться остроумным, он никогда не спросит аудиторию: «А вы слышали этот анекдот...» Вместо этого он использует прием профессиональных ораторов: «Это напомнило мне следующий случай...» и расскажет старый анекдот, который в итоге будет восприниматься очень свежо.
Выражение «Что вы думаете о...» всегда направлено на получение согласия слушающего с точкой зрения говорящего. Если здесь предпринять встречный шаг: «Какой интересный вопрос. А что вы сами думаете по этому поводу?», то это позволит нс только избежать возможный конфликт (если была высказана противоположная «правильной» точка зрения), но и привлечь симпатию собеседника.
Вместо того чтобы сказать: «Почему бы нам не...» и «А что, если нам...», предложите: «Давайте махнем на пляж (поедем в горы, сходим в кафе...)» Тогда у вашего собеседника не будет времени на то, чтобы придумать причину отказа на вопрос «почему не» (человеческий мозг так устроен, что начинает искать прямой ответ на прямой вопрос).
Слова «Не хочу показаться...», как правило, сопровождаются описанием истинных чувств говорящего. Например: «Нс хочу показаться грубым» — значит, собеседник окажется именно грубым.
Если во время спора (или более цивилизованной деловой дискуссии) один из оппонентов говорит: «Все, тема закрыта», «Оставим этот бесполезный разговор!», «Забудьте об этом!», «Я уже наслушался!», то все эти фразы сами «кричат»: «Я больше не контролирую ситуацию». И противник скоро проиграет в споре (табл. 7.1).
Таблица 7.1. Наиболее распространенные фразы на метаязыке
|
Фраза на метаязыке |
Перевод |
|
Я не считаю, что вы должны это сделать, но... |
Сделайте это! |
|
Бизнес есть бизнес |
Этим я оправдываю свои (чужие) неэтичные действия |
|
У меня деловой подход |
Я выжму из вас все соки |
|
Давайте не будем ходить вокруг да около |
Сейчас я дам вам заведомо неразумное и трудновыполнимое задание |
|
Может быть, вам будет интересно узнать... |
Я умнее, мудрее и лучше информирован, чем вы |
|
Давайте посмотрим на это с другой стороны |
Вы искажаете факты |
|
Почему бы нам как-нибудь не пообедать? |
Будем взаимно вежливы — согласитесь; но вряд ли мы соберемся отобедать в этом веке |
|
Как-нибудь |
Надеюсь, никогда |
Приведем типичный диалог между руководителем и подчиненным:
Подчиненный: Босс, не хочу, чтобы вы подумали, что я жалуюсь (жалоба), но (подтверждение противоречия), как вы знаете (сн исходи- телъность), я не получал прибавки к зарплате уже два года. Со всем моим к вам уважением (я вас вообще не уважаю) хочу попросить вас рассмотреть мой вопрос.
Руководитель: Вам, возможно, будет интересно узнать (я умнее), что я уже рассматривал этот вопрос (прошедшее время) и в целом (не будем вдаваться в детали) ваша работа меня вполне устраивала (прошедшее время), но (противоречие) вы должны (делайте, как я вам говорю) подождать (решение отложено). Я обстаю вам (нет!), что подумаю (ваша проблема не заслуживает того, чтобы о ней думать) и сообщу вам, как сделать вашу работу более продуктивной (если вы сами не способны).
В результате работник уходит, успокаивая себя, что он сделал попытку, хотя и не рассчитывал на успех, а руководитель говорит себе: «Бизнес есть бизнес!»
Существование метаязыка общения необходимо учитывать при построении собственных стандартных фраз и использовании клише и заменять их такими фразами, которые будут способствовать эффективному общению. При этом нужно выработать умение правильно интерпретировать слова собеседника. Например, как вы интерпретируете следующую фразу: «Я знаю, вы думаете, что понимаете то, что я сказал. Но я не уверен, что вы осознаете, что то, что я сказал, еще не то, что я имел в виду...»
Беседа – способ межличностной коммуникации. Это направляемой участниками, неформальное, неподготовленное взаимодействие, последовательный взаимообмен мыслями, чувствами двух и более людей. Данное определение выделяет несколько ключевых черт:
- Беседа направляется участниками, которые сами определяют, кто будет говорить, какова тема, порядок и продолжительность выступлений.
- Беседа предполагает взаимодействие, следовательно, как минимум два человека говорят и слушают.
- Беседа предполагает экспромт, т.е. участники не выучили наизусть то, о чем будут говорить.
- Беседа организовано во времени и имеет начало, середину и конец.
Если люди удовлетворены разговором, они с удовольствием будут продолжать общение и на следующий раз. Если результат беседы был неудовлетворителен, то люди склонны избегать друг друга и не тратить время и силы на последующие попытки развить отношения. Выделяют два типа бесед:
1. непринужденные беседы, при которых темы обсуждаются спонтанно;
2. деловее обсуждение проблемы, характеризующееся согласием участников обсудить и решить конкретные проблемы или планировать возможные направления действий.
Деловая беседа может быть: а) стандартизированная (точно сформулированные вопросы задаются всем опрашиваемым); б) нестандартизированная (вопросы задаются в свободной форме).
Варианты развития диалога в беседе:
1. расспрос одного участника другим с целью получения информации;
2. сообщение определенной информации другому партнеру;
3. внимательное слушание партнера.
Техника расспроса в беседе:
а. разговорить партнера, настроить его на тему и проблему беседы;
б. стимулировать начало высказываний партнера;
в. стимулировать развернутость высказываний;
г. уточнять и оценивать поступающую информацию.
Техника информирования в беседе:
1. сформировать установку на восприятие;
2. заинтриговать (темой, новизной, позицией);
3. последовательно изложить суть информации.
Техника слушания в беседе:
1-й тип. Слушание как понимание смысла:
а. мобилизация внимание;
б. уточнение содержание;
в. перефразировка.
2-й тип. Техника слушание как сопереживание:
а. понять эмоциональное состояние;
б. проникнуть в причины, вызвавшие это состояние;
в. себя поставить на место партнера;
г. оценить ситуацию с позиции партнера.
При анализе беседы обратить внимание на:
1. эмоциональное впечатление от беседы
2. приемы сообщения собеседника, использованные в процессе проведения беседы;
3. особенности поведения собеседника: мимика, жесты, интонация речи, оговорки и др.
4. вопросы, на которые собеседник отвечал наиболее активно;
5. характер окончания беседы;
6. Задачи, решенные в результате беседы.
Эффективность беседы. Несмотря на то, что наши разговоры кажутся случайными, на самом деле они основаны на правилах – неписанных законах, которые определяют, какое поведение обязательно, предпочтительно или запрещено в определенном контексте. Четыре особенности правил формируют поведение участников: правила оставляют возможность выбора, предписывают, вытекают из контекста и определяют уместное поведение.
Эффективные беседы опираются на принцип сотрудничества, который предполагает, что разговор эффективен, когда участники объединяются вместе для достижения целей беседы и разговор приятен для каждого из них. Принцип сотрудничества, в свою очередь, характеризуется шестью правилами: количество, качество, уместность, хорошие манеры, нравственность и вежливость.
Человек, умеющий вести беседу, демонстрирует навыки предоставления достоверной информации (включая указания источников), поддерживает баланс между временем разговора и слушания (соблюдая очередность в беседе), поддерживает последовательность разговора, демонстрирует вежливость (используя негативные и позитивные стратегии спасения престижа) и не нарушает этических норм.
Успешность деловой беседы зависит:
а) от степени её подготовленности (наличие цели, плана беседы, учета возрастных и индивидуальных особенностей и условий проведения);
б) от искренности даваемых ответов (наличие доверительности, такта, правильности постановки вопросов).
В ходе деловой беседы, когда ведется диалог между партнерами, необходимо помнить о двойственном характере процесса коммуникации (обмен информацией, т.е. ее отправление и получение). В ней необходимо участвовать кооперативно, внимательно слушая партнера, анализируя и сопоставляя его слова со своим собственным опытом. Вообще умение слушать является критерием коммуникабельности человека. Исследования показали, что не более 10% людей умеют выслушать собеседника. Принято считать, что при установлении контакта главная роль отводится говорящему, но анализ общения показывает, что слушатель – далеко не последнее звено в этой цели.
В ситуации деловой беседы слушающим присущи практически те же недостатки, что и при прослушивании публичного выступления. Между тем одна из целей коммуникации состоит в том, чтобы узнать как можно больше о своем собеседнике: понять его психологию и ход мыслей, оценить его деловые возможности, вникнуть в подтекст. Достичь этой цели можно, только будучи внимательным и активным слушателем. Навыки такого слушания можно развить, соблюдая следующие правила эффективного слушания:
1. Настройтесь на тему беседы, ощутите внутреннюю заинтересованность.
2. Сядьте поудобнее, но не расслабляйтесь, т.к. Расслабленность отрицательно действует на мозг, мешает внимательно слушать, правильная поза помогает сосредоточиться.
3. Во время беседы не смотрите на посторонние предметы – это отвлекает, нервирует собеседника. Отмечено, что женщины больше мужчин подвержены обратной связи, поэтому слушая женщину, чаще смотрите ей в глаза.
4. Слушайте с интересом – это поможет вам создать атмосферу взаимной симпатии и уважения между вами и собеседником.
5. Не прерывайте партнера в разговоре, дайте ему возможность высказать свою мысль до конца.
6. Слушая, выделяйте главные мысли говорящего и старайтесь правильно понять их.
7. Быстро сопоставляйте полученную информацию с собственной и сразу мысленно возвращайтесь к основному содержанию разговора.
8. Во время пауз в разговоре постарайтесь два-три раза мысленно обобщить услышанное.
9. По ходу беседы старайтесь прогнозировать то, что будет сказано дальше. Это хороший метод запоминания главных положений беседы.
10. Не спешите с оценкой результатов беседы. Выслушайте.
Человеческое общение подчиняется определенным правилам, зачастую неписаным. Раньше ведение беседы было целым искусством, но сейчас многие забывают об основных правилах ведения разговора. Давайте вспомним некоторые из них.
Ведение беседы всегда имеет какую-то цель: мы никогда не общаемся с людьми «просто так». Даже если мы общаемся «ни о чем», мы делаем это не просто так, а чтобы получить удовольствие от общения с приятным человеком или «в дипломатических целях» - чтобы поддержать хорошие отношения с собеседником. Основные правила ведения беседы просты, но почему-то мы часто их забываем. К тому же, чем больше людей участвует в разговоре, тем сложнее бывает эти правила соблюдать.
Начнем, пожалуй... с начала. Имеется в виду - с начала разговора. Если вы собираетесь вступить в беседу, которая уже в разгаре, не нужно спешить: для начала прислушайтесь, поймите суть разговора, после чего решите, будет ли уместным ваше участие в этом разговоре.
Если вы начинаете разговор первым, осторожно выбирайте тему: она должна быть интересной для всех (или хотя бы для большинства) присутствующих. В малознакомой компании не стоит говорить о политике или религии, поднимать семейные темы - в общем, тема разговора не должна быть слишком личной или потенциально спорной.
Правильное ведение беседы требует умения не только говорить, но и слушать. В разговоре принимают участие несколько людей, а это значит, что возможность высказаться должна быть у каждого. Беседа не должна превращаться в монолог, поэтому следите за собой. Если же в «глухаря на току» превращается кто-то из собеседников, постарайтесь мягко намекнуть ему, что другие тоже хотят высказаться.
Когда к вам обращаются с вопросом, не отвечайте односложно (скажем, просто «да» или «нет»). Такие ответы зачастую отбивают у людей всякое желание вести беседу, так как демонстрируют отсутствие интереса с вашей стороны (даже если на самом деле это смущение или усталость). Даже если вам нечего ответить на вопрос, кроме «да» или «нет», постарайтесь немного расширить ответ, чтобы он звучал не так отрывисто.
Если беседа не клеится, можно попробовать разрядить обстановку шуткой. Но шутки нужно подбирать очень аккуратно, особенно в малознакомой компании: всегда существует риск, что ваша острота может обидеть кого-нибудь из присутствующих. Поэтому избегайте шуток об определенных группах людей (национальности, профессии и т. п.), двусмысленных шуток. Вообще, если шутка вызывает у вас хоть малейшие сомнения - не шутите.
В ходе беседы могут подниматься спорные вопросы и возникать разногласия. Каким бы сильным ни было искушение отстоять свою точку зрения, не нужно терять уважение к собеседнику. Разумеется, никто не говорит, что вам следует отказаться от своего мнения, но возражать собеседнику нужно ненавязчиво и деликатно, избегая резких выражений и переходов на личности. Не навязывайте никому свое мнение и свои взгляды, не насмехайтесь над чужой точкой зрения.
Во время разговора следите за своей речью. Старайтесь воздерживаться от использования специфического сленга, профессионального жаргона и редко используемых иностранных слов, которые могут быть непонятны многим из присутствующих. И, естественно, никаких грубостей. Разумеется, многое зависит от того, с кем именно вы общаетесь, - в компании близких друзей границы допустимого значительно расширяются - но не стоит забывать об элементарных правилах приличия.
Вообще, ведение беседы подчиняется фундаментальному принципу, применимому практически в любой ситуации: не говорите собеседнику того, чего сами не хотели бы услышать. Разговор должен строиться на взаимном уважении, только при соблюдении этого условия все собеседники останутся довольны беседой и друг другом.
