В любой, даже небольшой организации имеется персонал. Для того чтобы сотрудникам рассчитать заработную плату, их необходимо занести в специализированную программу – кадры. Большую популярность приобрела такая программа для отдела кадров, как 1С. Конечно, это приложение прекрасно справляется с поставленными задачами, но оно платное.
Только что открывшиеся организации иногда не могут позволить себе установку 1с кадры. Поэтому рекомендуется рассмотреть другие программы, которые распространяются бесплатно, но также хорошо справляются с поставленными задачами.
В интернете можно найти более десятка программ, которые облегчат работу кадровика. Не стоит спешить устанавливать первое попавшееся приложение. Необходимо провести небольшой анализ, а затем сравнить все платные и бесплатные программы. Чаще всего кадровики используют следующий софт:
Каждая из представленных выше программ уникальна, при этом все они подходят для работы кадровых служб. Следует учесть, что часть программ бесплатная, а другая платная.
Программа 1С Кадры предназначена для кадрового учета, а также расчета заработной платы. Приложение работает с бюджетным и хозрасчетным финансированием. Программка может быть предназначена для организации учёта сотрудников, регистрации служебных помещений, а также для получения справочной информации по кадровому составу.
К основным возможностям относится:
Программа занимает лидирующие позиции по популярности. Единственный недочет приложения – его платность.
Программа, предназначенная для кадрового учета. Благодаря приложению, кадровик может учитывать сотрудников предприятия, а также формировать все необходимые приказы. Программка платная, ее можно приобрести за 1500 рублей. Если не хочется платить деньги, рекомендуется воспользоваться бесплатной версией продукта – Мини-кадрами. Конечно, бесплатная версия немного урезана, но для основной работы ее функционала будет достаточно.
Основные возможности программки:
У программы интуитивно понятный интерфейс, поэтому с работой справится даже неопытный пользователь. Следует отметить, что у приложения имеется и сетевая версия.
Программа Кадры занимает лидирующие позиции среди бесплатных приложений, предназначенных для кадрового учета. При желании можно приобрести лицензию, стоимость которой не превышает 1000 рублей в год. В этом случае вы получаете дополнительный функционал.
В программе можно вести учет таких данных, как:
С программой «Зарплата и Кадры» можно работать не только через компьютер, но и через интернет, то есть для этих целей может быть использовано мобильное устройство.
Это бесплатное приложение, предназначенное для кадровой работы. В отличие от многих программок, «Сотрудники предприятия» позволяет вести сразу несколько организаций. Чтобы было проще работать с приложением, разработчики предусмотрели возможность работы с трех учетных записей: Администратор, Пользователь и Гость. В первом случае можно создавать и редактировать записи. Что касается учетной записи «Пользователь», то она позволяет только заполнять уже созданные базы и документы. Гость способен только просматривать готовую документацию.
К основным возможностям программки можно отнести:
Программка имеет сетевой доступ, а значит, с ней может работать сразу несколько сотрудников. Количество рабочих мест в программе не ограничено.
Это многофункциональная программка, способствующая улучшенной работы отдела кадров. Следует сразу отметить, приложение платное, но его можно использовать в тестовом режиме в течение 55 дней. Этого времени достаточно, что полностью изучить функционал и понять подходит ли приложение для работы в вашей компании.
Основные функции «Кадры Плюс»:
Это неполный список возможностей программы. Подробнее с функционалом можно ознакомиться на официальном сайте разработчиков. Примечательно, что приложение может быть установлено даже на слабых компьютерах с ОС Windows XP.
Отдел кадров – это многофункциональная программа, способная заменить даже 1С. Следует сразу учесть, что приложение платное. Разработчики предоставляют бюджетным и государственным организациям скидку в размере 30%.
Интерфейс программки интуитивно понятен, поэтому сложностей в работе возникнуть не должно. Конечно, сначала могут возникнуть некоторые непонимания, так как «Отдел кадров» оснащен большим количеством функций. Со временем вся работа будет выполняться на автомате.
Основные функции приложения:
На самом деле это не весь список того, что умеет делать программа. Вы можете работать с программкой по сети. При необходимости можно подключать дополнительного сотрудника, но за каждый аккаунт придется платить.
Профессиональное приложение необходимое для кадровой работы. Благодаря программе «Персонал Бизнес» осуществляется автоматизация кадрового делопроизводства. Программка ориентирована на такие организации, в которых отсутствует самостоятельная кадровая служба.
Управлять программой несложно, поэтому с задачей справится любой ответственный за кадровую работу сотрудник. Даже неподготовленный «кадровик» сможет вести полноценный кадровый учет. Версия «Персонал Бизнес» распространяется бесплатно. При необходимости можно перейти на «Pro» версию, но за отдельную плату.
Функционал программы:
Благодаря возможности создания запросов, можно извлечь любую информацию из базы. При этом подобную процедуру может выполнить сам кадровик без привлечения системного администратора.
Не стоит недооценивать бесплатные программы. Они справляются с задачами не хуже платных продуктов. Конечно, у них могут быть некоторые нюансы, но это не сильно влияет на работу. Из платных продуктов рекомендуется уделить особое внимание 1С Кадрам и Отдел Кадров. Что касается бесплатного софта, то прекрасным решением является Персонал Бизнес. Необходимо сравнить программные продукты, а затем выбрать то, что больше подойдет вашей организации.
Видео обзор программы
Основная ценность любого предприятия - это его кадры. Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится.
Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в документах . А это, естественно, приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.
Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.
Кадровое делопроизводство - это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и .
Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.
Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание .
Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.
Документы кадрового делопроизводства, ведение которых входят в обязанности делопроизводителя:
Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:
Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.
Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:
Учёт документов по аттестации и оценки персонала:
Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.
Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:
Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.
Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.
Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.
Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.
Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.
В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:
Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.
Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.
Подробнее о допускаемых ошибках
1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.
Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.
Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.
«Важно! Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».
2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.
Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.
3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.
Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.
Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе . Преимущества такой системы в работе бесспорны.
Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.
Защита документов . Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.
Экономия средств на хранении . Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.
Экономия времени . Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.
С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.
Уменьшение ошибок . Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.
Повседневные обязанности кадровика регламентированы Минтрудом РФ в постановлении от 21.08.1998 г. В нем детально указаны зоны ответственности специалиста, пределы субординации, рассмотрена нормативно-правовая база, необходимая сотруднику отдела кадров, порядок сдачи и ведения документации. Единый квалификационный справочник определяет 17 профессий, которые при исполнении служебных обязанностей ориентируются на должностную инструкцию кадрового работника. Структура отдела, регулирующего деятельность сотрудников, отражена в соответствующем Положении « Об отделе кадров».
Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.
За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров. Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами. Они заключаются в выполнении следующих задач:
Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.
Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.
Как значится в Едином квалификационном справочнике, на должность инспектора по кадрам рассматриваются соискатели со средним образованием, наличие профессионального стажа не имеет значения. Весь объем должностных обязанностей инспектора по кадрам определен во внутренней инструкции. В него входит выполнение делопроизводственных задач:
Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности. Кадровик размещает объявления в прессе, интернет-порталах, передает заявку в центр занятости, проводит собеседование. В его задачу входит не просто подобрать профессионала, а найти человека, который легко войдет в коллектив и не станет источником конфликтов. Руководством может быть предусмотрена обязанность инспектора по проведению конкурса среди претендентов. Отборочные мероприятия и контроль прохождения находятся в компетенции кадровика.
Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.
В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:
В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.
О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.
Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.
Кадровая работа - неотъемлемая составляющая организационной деятельности любого предприятия.
Долгое время кадровая работа в отечественной экономике находилась под влиянием государственных органов и идеологических механизмов. Поэтому многие ее составляющие оказывались вне непосредственного участия руководителей предприятий, а монополизм в сфере труда приводил к снижению трудовой мотивации и отчужденности работников, и как следствие, к низкой производительности труда.
Сейчас все изменилось. Кадровая работа, и управление персоналом становятся основой эффективного использования важнейшего источника процветания любого предприятия - своих трудовых ресурсов.
Необходимость правильной организации кадровой работы обусловлена тем, что плохая постановка этого направления неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате допущенных ошибок в управлении персоналом предприятия происходит снижение эффективности в деятельности всего предприятия. Это обуславливает актуальность выбранной темы исследования.
Целью исследования данной работы является изучение основ кадровой работы в организациях на современном этапе.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
Раскрыть понятие и сущность кадровой работы;
Раскрыть основные нормативно-правовые документы по кадровой работе;
Исследовать основные пути повышения эффективности кадровой работы.
Объектом исследования данной работы является процесс осуществления кадровой работы на предприятии.
Реализация курса на проведение радикальной экономической реформы, активной социальной политики всесторонней демократизации общества в период перехода к рыночным отношениям связана с повышением роли человеческого фактора. Особую важность в нынешних условиях приобретают вопросы работы с кадрами, которые и составляют человеческий фактор развития общественного производства. Это предъявляет качественно новые требования к теории управления персоналом как науке, использованию результатов социально-экономических и психолого- педагогических исследований в практике кадровой работы, обусловливает создание оптимального механизма управления персоналом во всех сферах и направлениях человеческой деятельности.
В процесс реализации кадровой работы необходимо внедрять научные методы оценки, расстановки и подготовки кадров с использованием результатов социологических и психологических исследований, что в конечном итоге повысит эффективность использования человеческого фактора на производстве.
Качественно новый уровень развития экономики не может быть достигнут без эффективного использования персонала хозяйств, предприятий всех форм собственности.
Кадровый менеджмент становится одним из важнейших факторов выживания предприятий в условиях рыночных отношений. Порой минимальные вложения и максимальное использование «человеческих ресурсов» позволяют предприятию выиграть в конкурентной борьбе.
Центры управления персоналом необходимы на каждом более или менее крупном предприятии, а роль руководителя этой службы возрастает. Он становится одним из основных руководителей современного предприятия.
Работа с персоналом - одно из направлений управленческой деятельности по приведению в соответствие задач, стоящих перед организацией и организационно-кадровых ресурсов, необходимых для их выполнения.
В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками кадровых службы.
На смену представлению о работе с персоналом как кадровой работе пришло представление об управлении персоналом как особом направлении в системе управленческой деятельности, призванной не столько учесть имеющийся персонал, сколько создать внутриорганизационные процессы формирования кадрового потенциала, развития персонала вместе с развитием организации, в соответствии с выбранными целями и принципами корпоративной политики. Таким образом, кадровая работа, понимаемая как учетная деятельность, сменилась управлением персоналом - в полном смысле слова, управленческой деятельностью по сопоставлению и координации экономических, технологических, информационных, структурных процессов, идущих в организации и вне ее, с определенными кадровыми процессами - развитием персонала, формированием новых мотивационных сфер, профессионализацией, социализацией и т.д., в которые сотрудники включены как представители организации, члены социальных групп, граждане государства и, даже, межгосударственных союзов.
Можно дать следующее определение понятия кадровая работа - это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.
Сущность кадровой работы заключается в поддержании оптимального кадрового состава предприятия, наилучшим образом соответствующего экономическим интересам, целям и задачам деятельности последнего. Ведение кадровой работы на предприятии организуется и осуществляется исходя из реальных организационных и материальных возможностей предприятия, а также с учетом особенностей складывающейся на данный момент экономико-финансовой и социально-демографической ситуации в отрасли, а также экономике в стране в целом.
Еще один подход к работе с персоналом - управление человеческими ресурсами - выводит кадровые процессы из оперативного и тактического рассмотрения на стратегический уровень и поднимает их на уровень корпоративного управления.
В литературе работу с персоналом организации называют управление персоналом или кадровый менеджмент.
Управление персоналом - система взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер по созданию условий для нормального функционирования, развития и эффективного использования потенциала рабочей силы на уровне организации.
Кадровый менеджмент - это целенаправленная деятельность руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включая разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом.
Управление персоналом выступает в форме непрерывного процесса, направленного на целевое изменение мотивации работников для получения от них максимальной отдачи, следовательно, и достижения высоких конечных результатов в деятельности предприятий.
Управление персоналом представляет собой разнообразную деятельность специальных функциональных служб организации и линейных руководителей соответствующих производственных подразделений, с целью формирования личности, обладающей высокой ответственностью, коллективистской психологией, высокой квалификацией, развитым чувством сохозяина предприятия:
В функциональном отношении под управлением персоналом понимаются все задачи и решения, связанные с работой в области кадров;
В организационном отношении этим понятием охватываются все субъекты, несущие ответственность за работу с кадрами.
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое |
|
| Координационно-информационное |
|
| Организационно-методическое |
|
| Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
| Инструкция о защите персональных данных |
|
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
