Top Gear UK: جلسات برنامه ریزی بهتر است در یک فضای آرام انجام شود
در بسیاری از تیم ها، جلسات برنامه ریزی تمرین می شود، که در آن رهبران وظایف را تقسیم می کنند و تاکتیک های کلی کار را در آینده نزدیک ترسیم می کنند. بسیاری از سازمان های دولتی جلسات برنامه ریزی را در صبح دوشنبه تمرین می کنند.
برخی نشست‌ها را اتلاف وقت می‌دانند، اما از سوی دیگر، بدون بحث و گفتگوی منظم در مورد مسائل جاری، قطعاً اقدامات ناهماهنگ زیادی وجود دارد. در اینجا، مثل همیشه، تعادل مهم است.
به عنوان مثال، بسیاری از سازمان های دولتی هر هفته جلسات برنامه ریزی را تمرین می کنند و همه کارکنان را در آنجا جمع می کنند. این یک نمونه کلاسیک از اتلاف وقت است. هر هفته مسائل حادی وجود ندارد که برای کل تیم مهم باشد. در عین حال همه باید در چنین مراسمی حضور داشته باشند. حتی کسانی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم تحت تاثیر دستور کار فعلی نیستند. جلسات و جلسات توجیهی به نمونه ای کلاسیک از اتلاف وقت در کتاب های مدیریت زمان تبدیل شده است.
چگونه می توان برنامه ریز ایده آل را نگه داشت؟
هیچ چیز کامل نیست. هیچ کس نمی داند چگونه یک جلسه برنامه ریزی را به درستی برگزار کند. در اینجا متغیرهای زیادی وجود دارد. اینکه تیم شما به چه نوع برنامه ریزی نیاز دارد بستگی به تعداد افراد و نوع فعالیت شما دارد. من فقط می توانم خلاصه ای کوتاه از آنچه در سازمان های مختلف دیده ام را ارائه دهم.
زمانی که در مؤسسه کار می کردم، اتفاقاً در دو بخش ساختاری کار می کردم. هر دوی آنها جلساتی را با رهبری تمرین کردند. آنها به صورت نامنظم برگزار شدند و در هر دو مورد کاملاً سازنده بودند. ما توانستیم در مورد همه مسائل مهم بحث کنیم. فقط یک منهای از این جلسات وجود داشت - گاهی اوقات (نه همیشه) آنها خسته کننده بودند ، زیرا همه سؤالات به یک شکل به من مربوط نمی شد.
در یک سازمان خصوصی هم کار می کردم که اصلاً جلسات برنامه ریزی در آنجا برگزار نمی شد. در هر صورت، با کار برنامه نویسی، حدود 2.5 سال خوش شانس بودم که فقط چند بار با کارگردان رو در رو صحبت کردم. بقیه زمان در محل کار من درگیر کار مستقیمم بودم و در حالت فعلی در مورد نتایج کار با مدیر صحبت می کردم. این برای چشم کافی بود.
در سازمانی دیگر، جلسات برنامه ریزی روزانه را دیدم که هر روز صبح انجام می شود، بدون توجه به اینکه آیا دستور کار واقعی وجود دارد یا خیر. طبق سلیقه من، جلسات برنامه ریزی روزانه خیلی زیاد است. به عنوان مثال، اگر هر روز صبح همه اعضای تیم 15 دقیقه را صرف یک جلسه برنامه ریزی و 15 دقیقه دیگر را برای بازگشت به فعالیت های روزانه اختصاص دهند، در این صورت 2.5 ساعت وقت تلف شده برای هر کارمند در هفته در یک هفته جمع می شود. این بیش از 5٪ از کل زمان کار است. برای یک ماه در حال حاضر بیش از 10 ساعت اجرا می شود. موافقم - قابل توجه است.
علاوه بر جلسات صبحگاهی، تمرین جلسات عصر را نیز دیدم که در فضایی آرام برگزار می شود، در حالی که بسیاری از کارها قبلاً انجام شده است و هیچ کس عجله ندارد. من شخصاً این قالب را بیشتر از جلسه برنامه ریزی صبحگاهی دوست دارم.
در مورد جلسات برنامه ریزی هفتگی، احتمالاً نیاز است. اما باید سعی کنید آنها را در مختصرترین قالب اجرا کنید. بحث ها را ساعت ها طولانی نکنید. به خصوص اگر در جلسه برنامه ریزی شرکت کند تعداد زیادی ازاز مردم.
چرا گروه صبح شر است؟
در حالی که مردم به سر کار می آیند، در حالی که از خواب بیدار می شوند، مدتی می گذرد. سپس آنها تازه شروع به انجام کار خود می کنند - و با جلسه صبحگاهی حواسشان پرت می شود. سپس، پس از جلسه برنامه ریزی، آنها به سر کار باز می گردند. و - خدا نکند بعد از جلسه برنامه ریزی، کسی حواس آنها را از کار منحرف کند. سپس در ساعت 11 صبح باید به ناهار بروید و بعد از شام شما را خواب آلود می کند. صبح بهترین و پربارترین زمان است. من آن را صرف یک جلسه برنامه ریزی روزانه نمی کنم.
جلسات ایستاده در راهرو
اگر افراد کمی در تیم هستند، پس چرا جلسات را در راهرو ایستاده برگزار نمی کنیم. در نشستهزندگی نیز سالم تر است و به شما امکان می دهد احساس آزادی بسیار بیشتری داشته باشید. بسیاری از مربیان کسب و کار توصیه می کنند که این را در تمرین روزانه پیاده سازی کنید. می توانید این ایده را بیشتر پیش ببرید و در مورد مسائل کاری سر میز شام یا در حین ورزش در باشگاه شرکتی صحبت کنید. خودتان فکر کنید - شما دو کار را همزمان انجام می دهید، و علاوه بر این، پروژه های کاری را در آرام ترین فضا مورد بحث قرار می دهید و می توانید بازتر از دفتر کار با همکاران خود صحبت کنید.
بوریس متلنکو
منبع: ABC مدیر «فاسد».
امروز با تعجب متوجه شدید که رئیس تصمیم دارد به مردم نزدیک شود و از روز دوشنبه باید در جلسه برنامه ریزی پنج دقیقه ای گزارش کارهای انجام شده را ارائه دهید و برنامه هایی را به صورت عمومی انجام دهید. اگر مفهومی دارید
امروز با تعجب متوجه شدید که رئیس تصمیم دارد به مردم نزدیک شود و از روز دوشنبه باید در جلسه برنامه ریزی پنج دقیقه ای گزارش کارهای انجام شده را ارائه دهید و برنامه هایی را به صورت عمومی انجام دهید. اگر نمی‌دانید که از کدام انتهای باید به همه اینها نزدیک شوید و انتظار چه چیزی را داشته باشید - در ادامه بخوانید، مفید باشید.
ظاهراً رئیس شما بالاخره به کتابی مانند "رهبری تیم برای آدمک ها" رسید یا رفقای قدیمی تر به او توصیه کردند. در واقع، این یکی از قوانین زمینکار مدیر:
1. یک کار تعیین کنید
2. مجریان را تعیین کنید
3. تعیین ضرب الاجل
4. اجراکنندگان را در فرآیند اجرای سفارش کنترل کنید.
یک گزارش در یک جلسه برنامه ریزی پنج دقیقه ای نشان می دهد که کارمندان خود را بارگذاری می کنند و به کنترل خود کمک می کنند. و رئیس می نشیند، تکالیف جدید می دهد و در دفتر خاطرات خود یادداشت می کند. این رویه با هدف ایجاد جو در تیم است "ما چیزی برای پنهان کردن نداریم - ما یک تیم هستیم. مسئولان انگشت خود را روی نبض حوادث نگه می دارند. کارکنان رها نشده اند. برادر بزرگتر شما را تماشا می کند."
این برای این است که بدانید چه انگیزه هایی رهبری شما را هدایت می کند.
من دو خبر برای شما دارم: یکی خوب است و دومی ... خودتان تصمیم بگیرید.
خبر خوب این است که تعداد کمی از رهبران قادر به پیروی به موقع از قوانین خود هستند. (این همه آشفتگی گلایدر ممکن است به زودی تمام شود)
یک خبر دیگر:
اگر قبلاً این مورد در سازمان شما پذیرفته نشده است، تغییر در راه است و به شما این فرصت داده می شود که خود را مورد توجه و قدردانی قرار دهید. من در مورد حرفه صحبت می کنم.
1. برنامه های شما باید واقع بینانه باشد.
یک طرح واقعی طرحی است که پشت آن یک اکشن زنده وجود دارد. کاری که به خوبی بلد هستید و تصور کنید که چگونه آن را از مرحله اول تا آخرین مرحله تکمیل کنید. برای هر سوالی که قبلا یا در حینکار، شما باید یک پاسخ واضح و مفصل بدهید. (رهبرانی که در مقوله‌های مشخص و نه مبهم فکر می‌کنند، از این موضوع قدردانی می‌کنند).
من مثال هایی از نحوه تشخیص یک سرآشپز انتزاعی از یک آشپز واقعی ارائه خواهم داد.
رئیسی که شفاف فکر می کند در صحبت هایش از چرخش هایی استفاده می کند که تک تک کلمات آن دیده و احساس می شود. من نتیجه ای نمی بینم. "دقیقاً به من نشان بده چه کار کردی." "شما قابل مشاهده نیستید، در محل کار احساس نمی شوید." "آن را تحویل بگیرید" و غیره او روی نتیجه متمرکز است، عنصر او اعداد دقیق و تاریخ های دقیق است.
رئیس، که به صورت انتزاعی و فقط انتزاعی فکر می کند، اینگونه خواهد بود: "بیایید چشم انداز را ترسیم کنیم." "ما در مورد احتمالات تعامل بحث خواهیم کرد"، "سفارش شما باید در اسرع وقت تکمیل شود." چنین شخصی، به عنوان یک قاعده، بر روی فرآیند متمرکز است. او می تواند کارهای زیادی انجام دهد، مدام مشغول کاری است، اما نتیجه نزدیک به صفر است.
(برای کسانی که می دانند NLP چیست: آشپز بتن - حرکتی- دیداری یا دیداری- حرکتی. سرآشپز انتزاعی - شنیداری. بررسی، مشاهده)
2. وظایف چک نشده را در برنامه قرار دهید. (شبیه ساز فعالیت جوشاننده)
برنامه های غیرقابل تأیید - این حوزه فعالیت شماست که اگر تمام روز روی روح خود ننشینید قابل بررسی نیست. چرا این مورد نیاز است؟ اما چرا. هر برنامه‌ای که بسازید، هر پروژه‌ای که بسازید، قطعا شرایط در شما دخالت می‌کند و مزاحم شما می‌شود. اینها همکاران و اقوام با سؤالات و مشکلاتشان، آب و هوای بد با بارندگی و رئیسان با گزارش خودتان خواهند بود. برای به دست آوردن یک شروع زمانی برای کارهای پیش بینی نشده و برنامه های آزمایش نشده وجود دارد. (من به شما توصیه نمی کنم از آن سوء استفاده کنید، 1-2 تکه کار تایید نشده در هفته کافی است)
"2 ساعت زمان کاری چه کار کرد؟" رئیس می پرسد
شما با خوشحالی پاسخ می دهید: "من منتظر یک قرار ملاقات در کمیته مسکن و خدمات عمومی بودم، همانطور که در جلسه برنامه ریزی روز دوشنبه به شما گزارش دادم."
همه چیز، بدون سوال
یکی از دوستان برنامه نویس من برنامه ای نوشت که هنگام راه اندازی، اعداد در حال اجرا را روی صفحه نمایش می دهد، نوارهای آبی نشانگر پیشرفت با درصد تغییر و غیره را نشان می دهد. هنگامی که او نیاز داشت برای کسب و کار خود کار خود را ترک کند، این برنامه را راه اندازی کرد، به همه رو کرد "به کامپیوتر دست نزنید، پایگاه داده من در آنجا دوباره فهرست می شود" و از کار افتاد. با این حال همه وظایف و تحولات خود را به موقع واگذار کرد.(!)
3. هنگام بحث در مورد زمان مورد نیاز برای تکمیل وظایف کاری، یک و نیم تا دو برابر بیشتر از آنچه واقعاً نیاز دارید درخواست کنید. زودتر این کار را انجام دهید - زودتر گزارش دهید و به عنوان یک کارمند اجرایی شهرت پیدا کنید یا وقت خود را صرف کارهای دیگر کنید. مشکلات پیش بینی نشده در کار به وجود می آید - شما همچنان با مهلت وعده داده شده کنار می آیید و با شهرت یک کارمند قابل اعتماد باقی خواهید ماند: "این یکی، اگر قول داده باشد، این کار را انجام خواهد داد."
یک قانون وجود دارد: اجرای پروژه دو برابر زمان و سه برابر پولی که در ابتدا در نظر گرفته شده بود، نیاز دارد. بی اهمیت به نظر می رسد، درست است؟ با این حال، این یک قانون از یک کتاب هوشمند است که توسط زندگی تأیید شده است. اولین بار وقتی با دوستانم کافه ای باز کردیم که بعدها مدیر آن بودم با او روبرو شدم. این قانون با دقت دو روز و صد روبل کار می کرد. سپس تأییدهای بسیار بیشتری وجود داشت. به اطراف خود نگاه کنید، از دوستان خود بپرسید. اگر آنها این شاخص ها را بهتر دارند، پس من چیزی برای یادگیری از آنها دارم.
4. برای روال فعلی، که نتایج ملموسی به ارمغان نمی آورد، اما زمان زیادی را صرف می کند، در حال حاضر در جلسه برنامه ریزی 3-4 از خود کمک بخواهیدیا توانایی انتقال این کار به یک کارمند کمتر فعال یا بدون بار. (اگر او را تسلیم کنید - این آغاز تشکیل تیم شما است).
این تمام چیزی است که برای برنامه ریزی وجود دارد. بریم سراغ گزارش ها.
5. از گزارش نتایج میانی خودداری کنید، مگر اینکه این برای یک پروژه طولانی مدت باشد یا مدیریت نیازی به گزارش فوری نداشته باشد.
مردم باید بدانند که شما چه کاری انجام می دهید، نه اینکه چگونه آن را انجام می دهید.
دیر یا زود تسلط به شما خواهد رسید - این توانایی کنار آمدن سریع و آسان با کار است. متأسفانه در این کشور سبکی را دوست ندارند، در اینجا به سنگین احترام زیادی گذاشته می شود. کار سختغیر حرفه ای (غیر حرفه ای ارزان تر هستند)
اگر هنوز از شما پرسیده می شود: "اجرای SOMETHING THE GLOBAL در چه مرحله ای است؟" - در انبار یک پاسخ واضح و ساده مانند: "در مرحله بررسی اسناد توسط مشتریان" موجود است. توافق اصولی برای دیدار در این هفته (آینده) حاصل شده است.» و غیره.
6. ایجاز، دقت، وضوح.اینها معیارهای سخنرانی شما در جلسه است. برای پاسخ به سوالات اضافی آماده باشید.
7. گزارش کار انجام شده، متواضع نباشید.شما نیازی به جایزه دیگران ندارید، اما آنچه مال شماست فقط مال شماست. اگر به شما کمک شد، حتما آن را علامت بزنید (مردم از شما سپاسگزار خواهند بود). اگر دخالت کردند، تهدید کنید: «در جلسه برنامه ریزی به مسئولان گزارش می دهم».
و یک انحراف کوچک دیگر. لطفا این متن را راهنمایی برای اذیت کردن سران مسئول تلقی نکنید. آنچه در اینجا نوشته شده است به شما در ایجاد یک محیط کاری راحت کمک می کند. توجه داشته باشید، در محل کار نمانید، یعنی کار. متأسفانه، یک قانون دیگر در زندگی اداری وجود دارد: "هر که شخم می زند، بر آن سوار می شود." این توصیه ها به شما این امکان را می دهد که منطقه کاری خود را در دفتر بسازید، از ادعاهای غیر ضروری مدیریت محافظت کنید ("می بینید - من مشغول هستم!"، "من هرگز شما را ناامید نکردم، بنابراین اجازه دهید به طور معمول برای شما پول در بیاورم". ") و در عین حال از تمام فرصت های موجود برای کار موثرو رشد شغلی
من از نظرات، انتقادات، پیشنهادات بسیار خوشحال خواهم شد.
امروز می خواهم در مورد یک ابزار مدیریتی خاص صحبت کنم. این مقاله پاسخی است به نامه یکی از دوستان از قزاقستان.
"سلام! من به صورت مشاوره نیاز به کمک دارم. من در جلسه ای با یک منطقه اکیم (از نظر شما فرماندار) بودم. او مشکل دارد. 2 معاون دزد هستند که کار نمی کنند (و نمی خواهند کار کنند و آنها بی معنی هستند، لوفرها، آنها به خاطر موقعیت خود می نشینند) و همچنین نمی توان آنها را اخراج کرد، زیرا آنها از بالا پوشیده شده اند و آنها هنوز هم نمی خواهند کسی کار آنها را انجام دهد. akim در یک تله است. من می خواهم بدانم چگونه این مشکل را حل کنم. پیشاپیش متشکرم..."
من فکر می کنم که چنین مشکلی نه تنها در قزاقستان و نه تنها در نهادهای دولتی وجود دارد. گاهی اوقات چنین دوستی در شرکت می نشیند، به نظر می رسد همه چیز با او خوب است، اما نتیجه ای حاصل نمی شود. و به نظر می رسد چیزی برای شکایت وجود ندارد، و چیزی برای شلیک وجود ندارد. در این صورت چه باید کرد؟
حداکثر - 30-40 دقیقه.
این مجله همه چیزهایی را که رهبران قرار است در طول هفته به دست آورند، ثبت می کند.
یعنی هدف بزرگ. به عنوان مثال: "روسیه مرفه، ایفای نقش شایسته در تمدن جهانی." پس از آن، هدف فعلی خوانده می شود، به عنوان مثال: "افزایش درآمد 5 برابر در سال جاری".
در عین حال، کارکرد اصلی جلسه رهبری این است که اطمینان حاصل شود که رهبر سخنگو "آب نمی ریزد" و اجازه عباراتی مانند "ما کارایی بخش فروش را 15٪ افزایش دادیم" را نمی دهد. در این مورد، او به سادگی می پرسد که چه اقدامات خاصی انجام شده و چه نتیجه ای حاصل شده است.
برای مثال، یک پاسخ می تواند این باشد:
ما فروشندگان آموزش دیده داریم. بیش از 500 ایمیل برای مشتریان بالقوه خود ارسال کرد. در مجموع، 118 تماس از مشتریان علاقه مند دریافت شد و 53 فاکتور به مبلغ 3 میلیون و 600 هزار صادر شد. کل درآمد این بخش برای این بخش در این هفته بالغ بر 1.8 میلیون روبل بود. که 15 درصد بیشتر از هفته گذشته است.
این پاسخ قابل قبول است. ناظم ممکن است تشویق کوتاهی از سوی رهبران دیگر را آغاز کند.
اگر رهبر سعی می کند "آب بریزد" یا "سایه ای بر حصار واتل افکنده است"، وظیفه رهبر این است که رهبران دیگر این را ببینند. به عنوان مثال، چنین عبارتی مناسب است: "هفته آسانی نبود. ما خیلی فکر کردیم ..."
اگر چنین تلاش‌هایی ادامه یابد، رهبر جلسه برنامه‌ریزی سخنران را قطع می‌کند و می‌گوید که جلسه برنامه‌ریزی هم‌اکنون است و اگر نتایج مشخصی حاصل نشد، به بخش بعدی می‌رویم. یا ممکن است از منشی بخواهد که یادداشت های آخرین جلسه برنامه ریزی را بخواند و اینکه در این هفته دقیقاً چه برنامه ای برای دستیابی به آن در نظر گرفته شده است.
مثلا:
می‌خواهم توجه داشته باشم که در چنین جلسه برنامه‌ریزی، برای سایر مدیرانی که به نتایجی دست می‌یابند و واقعاً به شرکت در حرکت به سمت هدف کمک می‌کنند و با مهارت وانمود می‌کنند که یک شلنگ انعطاف‌پذیر هستند و فعالیت مفیدی را تقلید می‌کنند، آشکار و قابل مشاهده می‌شود.
تسهیل گر به نوبه خود از رهبران می خواهد که بگویند برای رسیدن به این هدف در منطقه خود چه کاری انجام خواهند داد و این در یک مجله ثبت می شود.
رهبران می‌توانند از رهبران دیگر بخواهند که اگر بخش‌هایشان به هم متصل هستند و نیاز به اقدام مشترک دارند، کارهای بیشتری انجام دهند. در این مورد توافقی حاصل شده و در مجله ثبت می شود.
این شکل ساده و موثر از برگزاری یک جلسه برنامه ریزی به شما امکان می دهد به نتایج جالبی برسید. مدیران یا شروع به تولید واقعی می کنند و به نتیجه می رسند یا به بهانه های مختلف از شرکت فرار می کنند و جا را برای رهبران جدیدی باز می کنند که واقعاً می خواهند به تیم کمک کنند و فقط ظاهر فعالیت مفید را به تصویر نمی کشند و در پرتوهای شکوه قرار دارند. و افتخار، بدون کسب درآمد.
خوب، و مهمتر از همه، این فرم به رهبران بسیار سازنده اجازه می دهد تا به دستاوردهای بیشتری برسند، که من صادقانه برای شما آرزو می کنم.
مقالاتی در همین موضوع
رویدادهای عمومی |
||
|---|---|---|
| شنبه 23 فوریه 2019 - 09:00 |
وقتی با مشتریان کار می کنم، می بینم که تقریباً هر مدیری (یک، پنج یا 100 نفر زیر نظر او - مهم نیست!) صبح ها یک جلسه برنامه ریزی یا یک جلسه پنج دقیقه ای برگزار می کند، در حالی که تقریباً همه این کار را ناکارآمد انجام می دهند. چگونه آن را درک کنم؟ خیلی ساده است: هر یک از رهبران، به هر طریقی، از نتایج جلسه صبح ناراضی هستند. مقاله من در مورد چگونگی رفع این مشکل، و همچنین پیوست شده است تا به شما کمک کند (برای دسترسی لازم است) .
مرحله 1. تشخیص دقیق اثربخشی جلسه برنامه ریزی صبح
اگر با عبارت موافق هستید، در کنار عبارت علامت بزنید:
اگر حداقل یک کادر را علامت زده اید، پس باید بسته به اهداف خود در نحوه برگزاری جلسات صبح تجدید نظر کنید.
مرحله 2. هدف جلسه صبحگاهی را تعیین کنید.
مانند هر فعالیت دیگری، باید به وضوح برای خود تعریف کنید: با برگزاری جلسات صبحگاهی می خواهید به چه نتایجی برسید؟ و بر اساس اهداف تعیین شده، برنامه عملیاتی را تشکیل دهد.
از لیست اهداف مورد علاقه خود را انتخاب کنید:
تمام اهداف ذکر شده در بالا باید در کار شما با تیم وجود داشته باشد، اما نباید همه آنها را برای رسیدن به خود در جلسه صبح تنظیم کنید.
مثلاً ممکن است به صورت هفتگی و نه صبح، بلکه در ساعتی که برای این کار اختصاص داده شده است، به تبادل تجربه و آموزش بپردازید و تمام مشکلات و سؤالات در آن زمان جمع آوری و مطرح شود.
در عین حال، باید درک کنید که اگر صبح صبح انگیزه کارمندان را برای خود هدف قرار ندهید، دیگر نیازی نیست منتظر شاهکار باشید - هیچ چیز وجود نخواهد داشت.
اکنون با جزئیات بیشتر در مورد چگونگی دستیابی به هر یک از اهداف.
نباید بیش از سه کار و یک تمرکز در روز تنظیم شود. گزینه ایده آل این است که صدای خود را صدا نکنید، اما هر کارمند به طور مستقل می گوید که تا پایان روز به چه چیزی خواهد رسید و امروز روی چه چیزی تمرکز خواهد کرد.
اهداف باید دست یافتنی، مشخص و قابل اندازه گیری باشد، یعنی به تعداد! با استفاده از روش SMART اهداف را تعیین کنید(چه نوع روشی را می توانید بخوانید .
همه مردم ارائه بصری اطلاعات را بهتر درک می کنند، بنابراین بهتر است وظایف اصلی را روی تخته بنویسید و در طول مکالمه بر تمرکز روز (به معنای واقعی کلمه) تاکید کنید.
اگر تنظیم وظایف توسط مدیر تعیین می شود، بهتر است کارمند نیز وظایف خود را در دفترچه یادداشت کند.
ایجاد ارتباط در دو جهت بسیار مهم است، نه تنها شما به عنوان یک رهبر با آنها در مورد مشکلاتی که در روز گذشته به وجود آمده صحبت می کنید، بلکه آنها باید عادت کنند در مورد مشکلات خود که در این فرآیند به وجود آمده صحبت کنند. از کار اغلب کارمندان مشکلات خود را بی اهمیت می دانند و فقط در بین خود بحث می کنند و آنها را به مدیریت نمی گویند.
ایجاد زمینه اعتماد ضروری است، بنابراین، اولاً، برای تشویق فعالیت، مدیر همیشه تمام مشکلاتی را که توسط کارکنان بیان می شود (حتی اگر به نظر او کوچک و بی اهمیت باشد) می پذیرد. ثانیاً، همیشه به دنبال مقصر باشید. ثالثاً یک مسئول برای رفع مشکل تعیین کنید و برای رفع آن مهلت تعیین کنید و بر اساس نتایج کار انجام شده، از رفع مشکل اطلاع دهید.
همچنین می توانید آموزش های کوچکی را انجام دهید: اسکریپت های سخنرانی استاندارد، مزایای محصول، پاسخ به اعتراضات، تبلیغات فعلی شرکت و غیره را با کارمندان بیاورید یا تکرار کنید. هنگام آموزش، نه تنها صحبت کنید، بلکه دائماً کارکنان را در این فرآیند مشارکت دهید.
هر روز به آنها چیزهای جدید و مفید بیاموزید. همیشه کارمندان خود را توسعه دهید!
اول از همه، هنگام برقراری ارتباط، از کلماتی مانند "ما"، "تیم ما" استفاده کنید.
اخبار شرکت، لحظات درون سازمانی، موفقیت های سازمان (هر چند اندک) در یک روز گذشته را صدا کنید. حتی اگر شرکت شما یک نامه شرکتی داشته باشد، همه آن را نمی خوانند، بنابراین می توان اخبار اصلی و جالب را بیان کرد. حتی اگر خبر خوشحال کننده نباشد، به عنوان یک تیم می توانید با هم فکر کنید که در این شرایط چه کاری می توان انجام داد.
فراموش نکنید که تاریخ های مهم و قابل توجهی را برای کارمندان اعلام کنید (تولد خود کارمندان، فرزندان آنها، تاریخ دور کار در شرکت، شرکت در مسابقات و غیره)
برای ایجاد نگرش مثبت به تیم برای کل روز آینده، لازم است:
هرگز هیچ کارمندی را در یک جلسه صبح تنبیه نکنید، و همچنین نارضایتی خود را از کل تیم ابراز کنید - فقط چیزهای مثبت در صبح!
مرحله 3. تدوین قوانین جلسه برنامه ریزی.
بسته به نوع جلسه برنامه ریزی صبحگاهی که برای خود تعیین کرده اید، باید برنامه ای برای اجرای آن تنظیم کنید. بهتر است آن را پرینت بگیرید و در محل جلسه صبحگاهی خود آویزان کنید.
برنامه باید زمان شروع و زمان پایان جلسه برنامه ریزی را مشخص کند. نباید بیشتر از 15 دقیقه باشد تا سطح درک اطلاعات حداکثر باشد. و همچنین لازم است برنامه ای برای انجام، یعنی. دنباله ای از آنچه در مورد آن صحبت خواهید کرد توصیه هایی برای زمان بندی:
الگوی برنامه برای جلسه برنامه ریزی صبحگاهی:
نمونه تکمیل قوانین جلسه برنامه ریزی صبحگاهی(برای دسترسی به همه رایگان مواد اضافیلازم):
من به شما توصیه می کنم که یک الگوی مقررات جلسه برنامه ریزی را در چندین نسخه چاپ کنید و در طول آماده سازی روزانه در مورد آنچه می خواهید دقیقاً در آن بگویید یادداشت کنید.
مرحله 4. آماده شدن برای جلسه صبح.
آمادگی خوب 90 درصد موفقیت است، بنابراین، مانند هر رویداد، لازم است برای جلسه برنامه ریزی صبح نیز آماده شوید.
بهتر است این کار را از شب قبل انجام دهید و حتما یادداشت کنید!
شما بر اساس اینکه چه اهدافی برای خود در ماه تعیین کرده اید و در چه مرحله ای از اجرای آنها هستید و همچنین بسته به اینکه در طول روز کاری کدام اهداف را تعیین کرده اید، وظایفی را تعیین می کنید.
برای هر مورد از برنامه، آنچه را که می گویید بنویسید: موفقیت های روز و مشکلات پیش آمده، اخبار و رویدادها را به خاطر بسپارید. فکر کنید و یک آموزش کوچک آماده کنید.
در ابتدا، احتمالاً آماده سازی زمان زیادی از شما خواهد گرفت، اما به تدریج باید حداکثر به 10 دقیقه کاهش یابد.
مرحله 5. برگزاری جلسه برنامه ریزی.
برگه زمان چاپ شده خود را در دستان خود بگیرید، لبخند بزنید و با نگاه کردن به برگه زمان، جلسه را شروع کنید. هنگام انجام این کار مراقب خود باشید تا جلسه بیشتر از 15 دقیقه طول نکشد.
در فرآیند انجام، واکنش کارمندان به هر یک از موارد مقررات را برای تجزیه و تحلیل کنید که چه اطلاعاتی جالب و چه چیزهایی بسیار جالب نیستند. اگر چیزی جالب نبود یا نتیجه مورد انتظار (واکنش) را برای شما به ارمغان نیاورد، پس باید به این فکر کنید که چقدر مهم است. این اطلاعات، آیا می توان آن را حذف کرد یا چگونه ارائه آن را برای افزایش علاقه کارکنان تغییر داد.
برای شما ملاک اصلی اثربخشی جلسات شما البته باید شاخصی از سطح عملکرد، فروش و کیفیت خدمات باشد. اگر پویایی مثبت است، پس شما همه چیز را درست انجام می دهید، در غیر این صورت ما همیشه آماده هستیم تا به صورت جداگانه با شما کار کنیم!
گوش دادن به مقاله:
