النا شیریمووا،
وکیل، کارشناس برجسته مجله "تجارت پرسنل"
ما از مدرسه یاد گرفتیم: سند بدون مهر باطل است. بنابراین ما تقریباً روی همه کاغذها مهر می گذاریم - نمی توانید فرنی را با روغن خراب کنید. اما آیا این واقعا ضروری است؟ کدام مدارک پرسنلی واقعاً نیاز به مهر دارند و کدام یک می توانند بدون آن کار کنند؟
ویراستاران ما اغلب نامه‌هایی با سؤالاتی دریافت می‌کنند که به نوعی به استفاده صحیح از قالب مهر مرتبط است. "آیا به مهر در قرارداد کار نیاز دارم؟" - از یک کارآفرین از سامارا می پرسد. "از کجا می توانم لیست اسنادی را که باید مهر شوند پیدا کنم؟" - از مدیر منابع انسانی مسکو می پرسد. "من به طور تصادفی مهر سازمان دیگری را در دفتر کار کارمند گذاشتم. حالا چه کار کنم؟" - شکایت یک افسر پرسنل از استاوروپل. امروز ما این و بسیاری از مشکلات دیگر را حل خواهیم کرد.
مهر را ملاقات کنید
ابتدا اجازه دهید کمی در مورد اینکه مهر چیست صحبت کنیم. این یک کلیشه لاستیکی سخت برای ایجاد برداشت بر روی کاغذ برای تأیید صحت یک سند است. الزامات فنی برای مهرهای رسمی - شکل، اندازه، متن و نمادهای قرار داده شده روی آنها - در استاندارد دولتی GOST R 51511-2001* تنظیم شده است.
* استاندارد دولتی فدراسیون روسیه "تمبرهایی با بازتولید نشان رسمی فدراسیون روسیه. شکل، اندازه ها و الزامات فنی" (تأیید شده توسط قطعنامه استاندارد دولتی روسیه مورخ 25 دسامبر 2001 به شماره 573-st) .
الزامات فنی برای مهرهای بدون نشان هنوز در استاندارد دولتی ایجاد نشده است. این قانون تقریباً چیزی در مورد قوانین استفاده از مهر و موم نمی گوید. مشخص نیست که مثلاً یک سازمان چه مهرهایی باید داشته باشد، در چه مواردی باید الصاق شود، چه کسی مسئول ایمنی آنها است، یک شرکت چند مهر باید داشته باشد و ... همه این موارد در اختیار مدیریت سازمان است. .
سه نوع مهر وجود دارد: رسمی، معادل رسمی و ساده.
مهرهای رسمی(با تصویر نشان رسمی فدراسیون روسیه) فقط در ارگان های دولتی و موسسات دولتی استفاده می شود. علاوه بر این، سازمان هایی که دارای اختیارات دولتی هستند، مهر رسمی دریافت می کنند. مثلا دفاتر اسناد رسمی.
یک شرکت سهامی باید مهر گرد حاوی نام و آدرس کامل شرکت داشته باشد
شرکت های تجاری استفاده می کنند مهرهایی معادل تمبرها. آنها یک نشان شرکت، آرم یا به سادگی نام شرکت را به تصویر می کشند. هر دو مهر و مهر معادل آنها نشان دهنده TIN شخص حقوقی و شماره گواهی ثبت دولتی است.
کارآفرینان خصوصی نیز مهر و موم خود را دارند. از نظر وضعیت آنها معادل تمبرها محسوب می شوند. اما روی چنین مهری به جای نشان و نشان، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارآفرین فردی قرار دارد و محل سکونت، شماره شناسایی مالیاتی و شماره ثبت او نیز درج شده است.
تمبر، تاریخ، فاکس
مهر- این یک نوع چاپ مستطیلی با مقداری متن است. اغلب از تمبرها برای قرار دادن جزئیات یک سازمان بر روی یک سند استفاده می شود. مهرهایی وجود دارد که یک عمل خاص را تأیید می کند. به عنوان مثال، "پرداخت"، "درج صادر شد".
تاریخ– دستگاه مهر زنی برای مهر زدن خودکار تاریخ. نحوه استفاده از تمبر و تاریخ توسط قانون تنظیم نمی شود، بنابراین سازمان باید به طور مستقل آن را تعیین کند.
فاکس- این یک مهر یا کلیشه است که با کمک آن امضای شخص تکثیر می شود. مطابق ماده 260 قانون مدنی، استفاده از فکس فقط به ترتیبی که قانون تعیین می کند امکان پذیر است. با این حال، چنین دستوری هنوز وجود ندارد. فکس را نمی توان در اسناد پرسنل و حسابداری قرار داد - فقط امضای دست نویس رسمی مورد نیاز است. اما در مورد نامه ها، گواهی ها، تبریک - کاملا قابل قبول است.
تمبرها و مهرهای مشابه بر روی اسنادی قرار می گیرند که نیاز به تأیید صحت خاص دارند - قراردادها، نامه ها و گواهی ها، دفترچه های کار، شناسه خدمات و غیره.
سادهمهر بخش های ساختاری شرکت، مهر انواع خاصی از اسناد و مهر در نظر گرفته می شود. آنها به اشکال مختلف - گرد، مثلثی، مستطیلی، مربعی می آیند. آنها بر روی اسنادی قرار می گیرند که نیازی به تأیید صحت خاصی ندارند (گواهینامه ها، پاس ها، کپی ها و غیره).
الزامات فنی برای مهرهای بدون نشان هنوز در استاندارد دولتی ثابت نشده است
قالب مهر و موم را کجا باید بگذارم؟
علامت مهر باید در پایین سند و در کنار امضای مقام رسمی قرار گیرد. لطفاً توجه داشته باشید: مهر به گونه ای قرار می گیرد که تا حدی کلمه ای را که نشان دهنده موقعیت است بپوشاند، اما به امضا و رونوشت امضا ختم نمی شود.
برخی از اسناد دارای علامت ویژه "M.P" هستند. (محل چاپ). اگر یکی وجود دارد، یک چیز کمتر برای نگرانی وجود دارد: چاپ را مستقیماً روی آن قرار دهید. حروف "M.P." در صفحه عنوان کتاب کار، روی اوراق حسابداری و فرم های گواهی موجود است.
مهر برای چیست؟
مهر به سند قدرت قانونی می دهد - صحت امضای رسمی را تأیید می کند. اما همه اسناد پرسنلی به این جزئیات نیاز ندارند. متأسفانه، قانون فعلی به وضوح مشخص نمی کند که چه اوراقی باید مهر شوند و چه نوع مهری. بر اساس رویه ایجاد شده، ما لیستی از اسناد پرسنلی را که توسط مهر در سازمان های تجاری تأیید شده اند، جمع آوری کرده ایم. در جدول صفحه 33 ارائه شده است.
مهر و موم نه تنها اسناد پرسنلی، بلکه اسناد حسابداری (سفارشات، ثبت، برآوردها) و همچنین اسناد تشکیل دهنده سازمان، قرارداد جمعی و قراردادهای مختلف را تأیید می کند. اسنادی که در این لیست ذکر نشده اند نیازی به گواهی مهر و موم ندارند.
نامه های نوشته شده روی فرم ها (به جز ضمانت نامه ها) نیازی به مهر ندارند
روی کدوم مدارک کدوم مهر بزنم؟
|
ما اسناد را طبق قوانین تأیید می کنیم
البته اگر به اشتباه روی دستور یا نامه پرسنلی مهر بزنید اتفاق بدی نمی افتد. اما اگر سندی را تأیید نکنید که واقعاً به آن نیاز دارد (مثلاً یک قرارداد)، عواقب آن می تواند بسیار وحشتناک باشد. چنین توافقی قدرت قانونی نخواهد داشت و دادگاه به احتمال زیاد آن را به عنوان مدرک در نظر نخواهد گرفت.
برای جلوگیری از چنین مشکلاتی، به شما توصیه می کنیم که روش استفاده از چاپ را در سطح محلی به وضوح تعریف کنید. ابتدا باید تعیین کنید طومارمدارک شرکت که باید روی آنها مهر بگذارید. سپس باید بسازید دستورالعمل برای استفادهمهرها، که در آن باید بنویسید، چه زمانی باید مهری معادل یک تمبر گذاشت، و چه زمانی یک مهر ساده، نحوه استفاده از تمبرها، در صورت داشتن سازمان. به طور جداگانه مشخص کنید که مهر در کجا نگهداری می شود و چه کسی مسئول نگهداری آن است (این موضوع معمولاً توسط رئیس سازمان تعیین می شود).
توصیه می شود این دستورالعمل را به همراه فهرست، پیوستی به دستورالعمل های کلی مدیریت اداری شرکت خود قرار دهید و در صورت عدم وجود، سند مستقل یا ضمیمه ای به اساسنامه باشد. در آینده در صورت نیاز به تصدیق سندی با مهر که در قانون محلی مشخص نشده است، رئیس سازمان در این باره دستور خاصی صادر می کند. لیست مدارک تایید شده توسط مهر را می توان در طول زمان تکمیل کرد.
دستورالعمل استفاده از مهر و موم باید روش تخریب مهرهای منسوخ را مشخص کند
مهر در کتاب کار
به طور جداگانه، لازم است در مورد مهر و موم در دفتر کار کارمند گفته شود. نحوه پرکردن دفترچه های کار به وضوح در دو آیین نامه آمده است - قوانین نگهداری و نگهداری دفترچه های کار* و دستورالعمل های پر کردن دفترچه های کار ** که باید به شدت رعایت شود. با مطالعه این اسناد، نتیجه می گیریم: فقط سه مورد وجود دارد که مهر یک سازمان یا خدمات پرسنلی به دفترچه کار یک کارمند الصاق می شود (هر یک از آنها قابل استفاده است):
* تصویب شده توسط فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 16 آوریل 2003 شماره 225.
** تصویب شده توسط وزارت کار و توسعه اجتماعی فدراسیون روسیه مورخ 10 اکتبر 2003 شماره 69.
علاوه بر این، یک مورد وجود دارد که باید در کتاب کار مهر بگذارید - اگر به کارمند درج داده شود. این تمبر روی جلد داخلی کتاب یا روی صفحه عنوان قرار می گیرد و نقش مستطیلی با عبارت «درج صادر شده» است.
لاریسا سانکینا،
دانشیار، گروه علوم اسناد، دانشگاه دولتی روسیه برای علوم انسانی:
– متأسفانه هیچ یک از مقررات تنظیم کننده کار با دفترچه کار در مورد نحوه ابطال مهر نادرست (مثلاً مهر سازمانی دیگر) صحبت نمی کند. در همین حال، چنین خطایی ممکن است در تعیین مستمری به یک کارمند سؤالاتی را در بین مسئولان صندوق بازنشستگی ایجاد کند. ما معتقدیم که می توان آن را به همان روشی که یک ورودی نادرست در بخش "اطلاعات کار" کتاب کار اصلاح کرد. بعد از آخرین ورودی، شماره سریال بعدی را بگذارید و بنویسید که مهر فلان سازمان اشتباه گذاشته شده است. به عنوان مثال: "مهر شرکت سهامی باز گلوریا اشتباه درج شده است." سپس مورد صحیح را در کنار این مهر قرار دهید.
این امکان وجود دارد که کارمندی با چنین علامتی در دفترچه کار همچنان مجبور باشد دوره کار در سازمان شما را با کپی از سفارشات تأیید کند. بنابراین، هنگام خروج کارمند، نسخه های لازم را در اختیار او قرار دهید.
اطلاعات بیشتر در مورد مطالب را می توان در مجله یافت
Props 25 "Seal Imprint". در حال حاضر، در کارهای اداری روسیه، برای تأیید صحت اسناد و تأیید کپی اسناد در یک سازمان، از دو نوع مهر و موم استفاده می شود:
· خانه (مهر یا مارک دار ) مهر،
· ساده چاپ واحدهای سازه ای (10).
مهر اصلی سازمان برای تصدیق امضای رئیس، معاونان وی، روسای خدمات مالی، حسابدار ارشد، معاون وی و سایر مقاماتی که با وکالت نامه یا وکالتنامه یا اختیارات لازم به آنها اعطا شده است، استفاده می شود. به دستور رئیس
حق به تصویر کشیدن نشان دولتی فدراسیون روسیه بر روی مهر یک سازمان توسط هنر تعیین می شود. 4 قانون اساسی فدرال 25 دسامبر 2000 شماره 2-FZ "در مورد نشان دولتی فدراسیون روسیه". قوانین صدور مهر و موم رسمی در GOST R 51511-2001 تعیین شده است. مهرهایی با بازتولید نشان دولتی فدراسیون روسیه. شکل، ابعاد و الزامات فنی (با اصلاح شماره 1 مورخ 26 دسامبر 2002).
عنصر اصلی مهر مهر تصویری از عقاب دو سر است. مهر رسمی گواهی امضای رئیس، معاونان وی، روسای خدمات مالی، حسابدار ارشد، معاون وی و سایر مقاماتی است که اختیارات لازم به آنها داده شده است.
مهر و موم رسمی بر روی اسنادی که نیاز به شناسایی خاص دارند قرار می گیرد: اسناد مربوط به دریافت پول یا دارایی های مادی، روی اسناد هویتی، ضمانت نامه ها و قراردادها.
از مهر رسمی برای تصدیق رونوشت تعدادی از اسناد نیز استفاده می شود، به عنوان مثال: رونوشت آیین نامه ها، اساسنامه های ارسالی به سازمان های دولتی، رونوشت تصمیمات دادگاه و برخی اسناد دیگر. لیستی از اسنادی وجود دارد که مهر رسمی روی آنها زده شده است.
مورد استفاده در سازمان های غیر دولتی مارک دار مهری که معادل تمبر باشد. نشان سازمان یا مخفف نام آن در مرکز مهر قرار می گیرد و نام کامل سازمان و شماره ثبت دولتی آن (OGRN) در اطراف دایره درج شده است.
محل مهر اصلی در رابطه با عنوان موقعیت و امضای شخصی مقام رسمی در دستورالعمل استاندارد برای کارهای اداری در دستگاه های اجرایی فدرال (مصوب به دستور وزارت فرهنگ و ارتباطات جمعی روسیه) تعیین می شود. فدراسیون به تاریخ 8 نوامبر 2005 به شماره 536 و توسط وزارت دادگستری فدراسیون روسیه در 27 ژانویه 2006 به شماره 418 ثبت شده است. مهر و موم باید به وضوح قابل خواندن باشد و فقط انتهای نام مقامی را که سند را امضا کرده است شامل شود. اعمال مهر بر امضای شخصی غیرقابل قبول است (11).
تمبرهای سادهبرای اسناد داخلی موسسه، روی کپی های تکراری اسناد اداری، روی گواهی ها، پاس ها، هنگام مهر و موم بسته ها و بسته ها استفاده می شود. ممکن است چندین مهر و موم ساده در یک موسسه، سازمان یا شرکت وجود داشته باشد. در این مورد، دو نام روی مهر - سازمان و واحد ساختاری تکثیر می شود: "دبیرخانه"، "دفتر"، "اداره"، "بخش پرسنل"، "بخش پروتکل"، "بخش اداری" و غیره. بر خلاف مهر و موم ها، که دارای شکل گرد و اندازه های استاندارد هستند، مهرهای ساده می توانند اندازه های مختلفی داشته باشند، و به شکل - نه تنها گرد، بلکه مربع، مثلث، بیضی و غیره.
بر اساس ماهیت موادی که مهر و موم ها از آنها ساخته شده است، آنها را به لاستیک و فلز تقسیم می کنند.
برای علامت گذاری دریافت، ثبت، عبور و اجرای اسناد و همچنین سایر علائم مرجع، مناسب است. تمبر ماستیک .
18.5. علامت گذاری روی اسناد به عنوان بازتابی از مراحل
عبور و اجرای آنها
شرط 26 "کپی علامت گواهی"برای تأیید انطباق یک کپی از یک سند با اصل آن استفاده می شود. علامت در زیر ویژگی "امضا" از حاشیه سمت چپ سند قرار می گیرد. جزئیات شامل یک کتیبه گواهی است درست(با حروف بزرگ، بدون علامت نقل قول)، عنوان سمت شخصی که نسخه را تصدیق کرده است. امضای شخصی، رونوشت امضا (حرف اول، نام خانوادگی)، تاریخ صدور گواهی.
رونوشت مدارک توسط رئیس سازمان یا مقامات مجاز توسط وی (معاون، رئیس خدمات پرسنلی، کار اداری و غیره) تأیید می شود.
رئیس بخش پروتکل امضای شخصی L. I. Ivanov
در کپی نامه ارسالی که در امور شرکت باقی می ماند، تاریخ تأیید آن و نام موقعیت شخصی که کپی را تأیید کرده است ممکن است نشان داده نشود.
هنگام ارسال یک نسخه به سایر سازمان ها، نسخه گواهی با مهر سازمان تأیید می شود. هنگام ارسال اسناد به سازمان های زیرمجموعه، کپی های آنها با مهر بخش (بخش) محل نگهداری سند اصلی تأیید می شود. روی این گونه کپی ها در محلی که امضای مدیر ارائه می شود، مهر اداره، دفتر، بخش پروتکل و غیره قرار می گیرد.
لوازم 27 « علامت گذاری در مورد مجری"نشان دهنده شخصی است که سند را تنظیم کرده است. GOST R 6.30-2003 تنها یک راه را برای طراحی وسایل توصیه می کند: حروف اول و نام خانوادگی مجری، شماره تلفن او:
V.A. پتروف
جزئیات برای ارتباط سریع تلفنی با پیمانکار به منظور کسب توضیحات و شفاف سازی در مورد موارد مطرح شده در سند در نظر گرفته شده است. آداب کسب و کار خطاب به یک مقام ناآشنا را با نام و نام خانوادگی یا با نام خانوادگی در ترکیب با کلمه "آقا" تجویز می کند. روش ثبت جزئیات پیشنهاد شده توسط GOST امکان اولین گزینه آدرس را رد می کند (اولیت ها اطلاعات لازم را ندارند). گزینه دوم آدرس (فقط با نام خانوادگی) همیشه راحت نیست، به خصوص اگر نام خانوادگی مجری رد نشود (چرنیخ، لومیناگو، شوچنکو و غیره). بنابراین، در غرفه ها جایز است به جای حروف اول (12) نام کامل و نام خانوادگی مجری ذکر شود.
علامتی در مورد مجری در سمت جلوی آخرین برگه سند در گوشه پایین سمت چپ قرار می گیرد. شماره تلفن با سه گروه از اعداد بدون خط تیره بین آنها نشان داده می شود.
در نامه های پاسخ، اگر گیرنده نامه تمایل دارد شخصاً با شخصی که سند را تهیه کرده است، نه تنها یک شماره تلفن، بلکه یک شماره دفتر را نیز مشخص کنید. در حروف بین شهری قبل از شماره تلفن دفتر در داخل پرانتز کد شهر درج می شود.
شرط 28 «یادداشت اجرای سند و ارسال آن به پرونده»به اسناد اجرا شده الصاق می شود که در معرض حذف برای ذخیره سازی بعدی و استفاده برای مقاصد مرجع هستند.
علامت اجرا در صفحه اول سند در زیر علامت اجرا کننده قرار می گیرد. جزئیات شامل داده های زیر است: پیوند به تاریخ و شماره سند که اجرای آن را نشان می دهد و در صورت عدم وجود چنین سندی - اطلاعات مختصری در مورد اجرا و همچنین کلمات در صورت شمارهبا ذکر شماره موردی که سند در آن ذخیره می شود. امضای مجری و تاریخ الصاق علامت.
نتایج اجرا را می توان به صورت زیر فرموله کرد: "پاسخ ارسال شده، تاریخ، شماره". "پاسخ شفاهی داده شد"؛ "در نظر گرفتن هنگام تهیه برنامه"؛ "مشکل از طریق تلفن حل شد" و غیره.
شرط 29 "مهر دريافت سند توسط سازمان"با دست یا با استفاده از یک شماره‌گذار مخصوص در قسمت پایین سمت راست جلوی اولین برگه اسناد دریافتی چسبانده شود. امکان گذاشتن علامت در پشت ورق وجود دارد.
جزئیات شامل نام سازمان (یا واحد ساختاری) است که سند در آنجا دریافت شده است. تاریخ دریافت آن و شماره ثبت دریافتی. مهر زمان ورود ممکن است در صورت لزوم حاوی نشانی از ساعت و دقیقه باشد. نام سازمان معمولاً به صورت اختصاری نشان داده می شود.
03.01.2008 № 001
Props 30 "شناسه کپی الکترونیکی سند"علامتی (پاورقی) است که در پایین هر صفحه سند قرار می گیرد و حاوی نام فایل روی رسانه کامپیوتری، کد اپراتور، تاریخ و سایر داده های جستجوی نصب شده در سازمان می باشد.
به طور معمول، نام فایل محتویات آن و همچنین اطلاعاتی در مورد نام ها و تاریخ ها را نشان می دهد. طول نام فایل (تعداد کاراکترها) با ویژگی های سیستم عامل کامپیوتر تعیین می شود.
سوالات تستی برای خودآزمایی:
1) چه مدارکی به امضای رئیس سازمان و/یا معاونین وی می رسد؟ در چه صورت تمام کپی مدارک ارسالی امضا می شود؟
2) در چه صورت فقط نسخه اول سند ارسالی امضا می شود؟ چه علامتی در نسخه های دیگر سند گذاشته می شود؟
3) در مورد قوانین ثبت شرط "امضا" به ما بگویید.
4) در صورت غیبت مقامی که امضای او در پیش نویس سند تنظیم شده باشد، نحوه امضای سند چگونه است؟
5) چه زمانی در یک سند دو یا چند امضا لازم است؟ نمونه هایی از اسنادی که با دو امضا تایید شده اند را ذکر کنید.
6) آیا استفاده از امضای فکس بر روی سند اصلی قابل قبول است؟ چه اسناد نظارتی استفاده از فکس و امضای الکترونیکی را در اسناد تنظیم می کند؟
7) تایید سند به چه معناست؟ روشهای هماهنگی را نام ببرید.
8) در صورت وجود چندین مرجع خارجی، سند چگونه هماهنگ می شود؟
9) آیا امتناع از تایید قابل قبول است؟ در مواردی که یک مقام رسمی با مفاد سند موافق نیست، چگونه "ویزای تایید مدارک" مورد نیاز است؟
10) در کارهای اداری روسیه از چه مهرهایی برای تأیید صحت اسناد استفاده می شود؟
11) در مورد قوانین طراحی لوازم "Seal Imprint" به ما بگویید.
12) چگونه می توان مشخصات "علامت اجرا کننده" را صادر کرد؟ دلیل این جواب خود را بیان کنید.
ادبیات
· قانون فدرال 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی".
· قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات."
· GOST R 51141-98. نگهداری سوابق و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف. - M.: Gosstandart، 1998.
· GOST R 6.30-2003. سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی. - M.: Gosstandart، 2003.
· دستورالعمل استاندارد برای کار اداری در مقامات اجرایی فدرال، تصویب شده توسط وزارت فرهنگ و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه مورخ 8 نوامبر 2005 شماره 536 و ثبت شده توسط وزارت دادگستری فدراسیون روسیه در 27 ژانویه 2006. شماره 418.
· Basakov M.I. کار اداری [پشتیبانی مستندات مدیریت]: کتاب درسی / M.I. باساکوف، O.I. زامیتسکووا. - چاپ پنجم، برگردان و اضافی - Rostov n/d: Phoenix, 2007. - 352 p.
· Berezina N.M.، Vorontsova E.P.، Lysenko L.M. کارهای اداری مدرن - سن پترزبورگ: پیتر، 2004. - 256 ص.
· Demin Yu.M. دفتر کار. تهیه اسناد رسمی / Yu.M. دمین. - سن پترزبورگ: پیتر، 2003. - 220 ص.
· Kryukova N.P. مستندات فعالیت های مدیریت: Proc. کمک هزینه - M.: INFRA-M، 2008. - 268 p.
· کوگوشوا تی وی. کار اداری: کتاب درسی. کمک هزینه /T.V. کوگوشوا - Rostov n/d.: Phoenix, 2007. - 256 p.
· Novoselov V.I. نیروی قانونی سند //بایگانی شوروی. 1971. شماره 1. ص 57-63.
· Pshenko A.V., Doronina L.A. کار اداری: راهنمای عملی. - م.: یورایت-ایزدات، 2004. - 182 ص.
· Razdorozhny A.A. مستندات فعالیت های مدیریت: Proc. کمک هزینه - M.: INFRA-M، 2008. - 304 p.
· Spivak V.A. مستندسازی فعالیت های مدیریت (مدیریت اداری). - سن پترزبورگ: پیتر، 2005. - 240 ص.
· Chukovenkov A.Yu., Yankovaya V.F. قوانین تهیه اسناد: تفسیر GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی." - م.: انتشارات. چشم انداز، 2004. - 216 ص.
کدام مهر را انتخاب کنم و تمبرها چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟ قانون در این مورد به شما کمک خواهد کرد. روش استفاده از مهر و تمبر 40 سال پیش ایجاد شد و هنوز هم بدون تغییر باقی مانده است. با این حال، نکات ظریفی وجود دارد که باید هنگام کار با مهر و موم و تمبر به خاطر بسپارید.
مقررات مربوط به روش استفاده از مهر، ثبت شده در سیستم مدیریت سوابق یکپارچه ایالتی (USSD) با قطعنامه کمیته دولتی علوم شورای وزیران اتحاد جماهیر شوروی به تاریخ 09/04/1973 به شماره 435 تصویب شد. و برای استفاده کلیه وزارتخانه ها، ادارات و موسسات، سازمان ها و شرکت های زیرمجموعه در هنگام بهبود مدیریت سوابق توصیه می شود. مقررات مربوط به مطبوعات ثبت شده در پایگاه داده ایالت متحد تا به امروز معتبر است.
مهر بر اسناد معتبر تأیید کننده حقوق مقامات، حقایق هزینه وجوه و دارایی های مادی، اسناد تسویه حساب و پرداخت، گواهی ها، وکالت نامه ها، اسناد سازمانی (به عنوان مثال: آیین نامه ها، اساسنامه ها، اسناد تشکیل دهنده، جداول کارکنان) الصاق می شود. ، و غیره.). همچنین در کلیه مواردی که تأیید حقوق مقامات سازمان، تأیید هزینه وجوه و دارایی‌های مادی و غیره ضروری است، یک مهر و موم الصاق می‌شود.
مهم است بدانید:
مهرها با توجه به هدفشان به اصلی (مهر و مهر اشخاص حقوقی) و کمکی (ساده) تقسیم می شوند.
ماده 4 قانون اساسی فدرال 25 دسامبر 2000 شماره 2-FKZ "در مورد نشان دولتی فدراسیون روسیه" حق تکثیر نشان ایالتی فدراسیون روسیه را بر روی مهر و موم ارگان های دولت فدرال، سایر ارگان های دولتی تعریف می کند. ، سازمان ها و مؤسسات، بدون توجه به نوع مالکیت آنها که به اختیارات دولتی فردی اختصاص یافته است، و همچنین ارگان هایی که اقدامات ثبت ایالتی در مورد وضعیت مدنی را انجام می دهند، روی مهر و موم نهادها، سازمان ها و مؤسسات قرار دارند.
مهر و موم چیست؟مهر رسمی به شکل گرد است. در مرکز تصویری از نشان دولتی فدراسیون روسیه وجود دارد و دور اطراف آن نام سازمان است. نشان یک شهر و منطقه فدراسیون روسیه مطابق با قوانین قانونی نظارتی این شهر یا منطقه بر روی مهر نمایندگان و مقامات اجرایی شهر و منطقه قرار می گیرد.
سازمان های مردم نهاد از مهر شرکت که معادل مهر است استفاده می کنند. در مرکز چنین مهر و موم، نشان یا مخفف سازمان که نام آن را نشان می دهد، در امتداد دایره قرار می گیرد - نام کامل سازمان که شکل سازمانی و قانونی آن و شماره ثبت دولتی آن را نشان می دهد (در ثبت نام).
بند 7 از هنر. 2 قانون فدرال 26 دسامبر 1995 شماره 208-FZ "در مورد شرکت های سهامی" ترکیب اطلاعات را در مهر شرکت تعیین می کند: "شرکت باید دارای یک مهر و موم گرد حاوی نام کامل شرکت خود به زبان روسی و یک علامت باشد. از محل آن مهر همچنین ممکن است نام شرکت شرکت را به هر زبان خارجی یا زبان مردمان فدراسیون روسیه نشان دهد.
سازمان ها ممکن است مهر و موم های ساده (کمکی) داشته باشند. آنها نام سازمان، واحد ساختاری و نوع مهر آن را بازتولید می کنند. در این مورد، مهر باید حاوی یک نوشته اضافی باشد: "دبیرخانه"، "برای حساب ها"، "برای مراجع"، "برای بسته ها"، "برای کپی ها" و غیره.
مهر و موم ساده (کمکی) می تواند مربع، گرد، مستطیل، مثلث، بیضی باشد.
افرادی که مجاز به چسباندن مهر به اسناد هستند باید توجه داشته باشند که مهری که صحت امضای یک مقام رسمی را تأیید می‌کند در فضایی بدون متن قرار می‌گیرد، بدون اینکه امضای شخصی مقام رسمی را بگیرد.
اسناد با ماهیت مالی بدون ذکر عنوان شغلی و امضاء در محل مخصوص تعیین شده مهر می شود. به عنوان یک قاعده، محلی که مهر و موم چسبانده می شود با نماد "M.P" مشخص می شود.
در عمل اداری، مرسوم است که برای هر سازمان فهرستی جداگانه از اسنادی که مهر شده اند، تهیه می شود. به دستور مدیر اجرایی می شود یا ضمیمه دستورالعمل کار با اسناد است. این سازمان همچنین دستور (دستورالعمل) را با لیستی از مقامات (مدیران) که حق امضای اسناد را دارند صادر می کند.
قالب های مهر و موم کمکی چسبانده می شوند:
در کارهای اداری سازمان علاوه بر مهرهای اصلی و کمکی، از مهر استفاده می شود. تمبر نوعی مهر مستطیل شکل است. تمبرها به طور رسمی جایگزین سوابق دست نویس در موقعیت های تکراری از همان نوع در کاغذبازی می شوند. در این حالت مهرها جزئیاتی هستند که در قوت بخشیدن به سند و تسریع در گردش سند نقش دارند.
انواع مختلفی از تمبر وجود دارد:
مهر گوشه (آدرس).اگر سازمان فرم های چاپی یا "الکترونیکی" نداشته باشد، استفاده می شود. از مهر گوشه ای می توان برای مکاتبات، صدور گواهی های جاری و ... استفاده کرد. در این مورد، یک مهر گوشه ای که مطابق با الزامات لازم ساخته شده است، به سند شخصیت رسمی می بخشد. در تمبرهای گوشه، مشخصات سازمان به همان ترتیبی که روی فرم است، مرتب شده است. مشخصات ذکر شده در مهرها و مهرهای گوشه باید مطابقت داشته باشد. اندازه مهر گوشه، به عنوان یک قاعده، با ابعاد فرم گوشه (70x100 میلی متر) مطابقت دارد.
مهر ثبتشامل نام سازمان، فیلدهایی برای نشان دادن تاریخ دریافت و شماره (فهرست) سند دریافتی است. چنین مهری مسئولیت سازمان را در قبال سند و شروع دوره اجرا مشخص می کند. مهر ثبت روی ضمیمه های سند گذاشته نمی شود، بلکه فقط روی خود سند گذاشته می شود.
مهر محدودیت دسترسیدر گوشه سمت راست بالای هر برگ سند، بر روی مجلات ثبت اسناد با حقوق دسترسی محدود و بر روی بسته های دارای اسناد با حق دسترسی محدود الصاق می شود. این تمبر ممکن است با داده های ارائه شده توسط قانون در مورد اطلاعات طبقه بندی شده به عنوان اسرار دولتی و اطلاعات محرمانه تکمیل شود.
مهر با مشخصات شرکت، معمولا در اندازه کوچک با قاب. این شامل نام کوتاه سازمان، محل ثبت نام، TIN است.
علامت گذاری تمبربرای نیازهای داخلی شرکت (برچسب گذاری محصولات، ظروف و غیره) با استفاده از جوهر تمبر مخصوص استفاده می شود. اندازه، شکل و محتوای آنها تنظیم نشده است.
مهر و موم دور پایهسازمان باید توسط رئیس اداره که به دستور رئیس سازمان تعیین می شود نگهداری و در گاوصندوق وی نگهداری شود. در مواردی که این مدیر غیبت طولانی مدت یا نیاز به استفاده از مهر در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات و یا استفاده در خارج از سازمان باشد می تواند در مقابل امضای سایر کارکنان صادر شود.
مهر و مهر ساده (کمکی).توسط کارکنان سازمان مسئول استفاده و ایمنی آنها نگهداری می شود.
تمبرهای کمکی در جداول قفل شونده ذخیره می شوند. مهرهای اولیه و ساده (کمکی)، یک مهر گوشه (آدرس) در گاوصندوق های مهر و موم شده (کابینت های نسوز فلزی) نگهداری می شوند که دسترسی به آن برای کارمندی که مهر و مهر و مهر را دریافت کرده است و مسئولیت ایمنی آنها را بر عهده دارد.
برای ثبت مهرها و تمبرها، داشتن دفترچه ای ضروری است که توسط کارمند مسئول ایمنی مهرها و تمبرها نگهداری می شود. مجله باید طبق قوانین نگهداری اسناد گزارش دهی دقیق نگهداری شود. هر برگ از مجله شماره گذاری شده، مجله با توری، مهر و موم (مهر) و امضای رئیس سازمان می باشد. مجله در یک کابینت نسوز (گاوصندوق) نگهداری می شود.
مهرها و تمبرهای دریافتی باید فوراً ثبت شوند (نگاه کنید به).
برای انجام بازرسی از وضعیت حسابداری و نگهداری مهرها و تمبرها، ممکن است کمیسیون های ویژه در سازمان ایجاد شود. بر اساس نتایج بازرسی، گواهی (عمل) تنظیم و به مدیر ارائه می شود تا اقدامات لازم را برای اطمینان از شرایط حسابداری و نگهداری مناسب مهرها و تمبرها انجام دهد. هنگام انتقال یا اخراج یک کارمند مسئول ثبت و نگهداری مهرها و تمبرها، مدیر کمیسیونی را برای تأیید وجود واقعی مهرها و تمبرها تعیین می کند.
نتایج بازرسی در عمل پذیرش و انتقال مهر و مهر به کارمند دیگری که به دستور مدیر تعیین می شود تا مسئولیت حسابداری و نگهداری آنها را بر عهده بگیرد منعکس می شود. این قانون باید دارای یک ضمیمه با مهر و مهر باشد.
تعویض و اخذ مهرها (تمبرها) بر اساس دستور (دستورالعمل) مدیر به توصیه روسای بخش های ساختاری سازمان انجام می شود. برای تولید مهر و تمبر به سازمان (شرکت) تولید کننده مهر و تمبر سفارش داده می شود. مهرها و تمبرها تا زمان انتقال (تسلیم) یا تعویض (از بین رفتن) نزد شخص دریافت کننده ثبت می شود. مهرها (تمبرها) که باید تعویض شوند از بین می روند.
تخریب مهرها و تمبرهاتوسط کمیسیونی انجام می شود که به دستور رئیس سازمان ایجاد می شود.
روش تخریب توسط کمیسیون تعیین می شود. تخریب مهرها و تمبرها شامل از بین رفتن کامل سطح و فرم چاپ آنها می شود که امکان ترمیم و استفاده بیشتر را نمی دهد. محصولات ساخته شده از لاستیک، لاستیک و پلیمرها به قطعات کوچک بریده شده یا سوزانده می شوند و محصولات ساخته شده از فلز با دو خط متقاطع اره می شوند. قانون انهدام مهرها و مهرها تنظیم و به تصویب مدیر می رسد. یادداشتی در مورد تخریب مهرها (تمبرها) با ذکر شماره و تاریخ عمل در مجله درج شده است.
عمل باید نشان دهد:
اعمال همراه با مجله مهرها و تمبرها ذخیره می شود.
تولید، حسابداری، تعویض، نگهداری، انتقال و انهدام مهرها و تمبرها توسط شخصی که به دستور رئیس سازمان تعیین می شود تضمین می شود. در صورت عزل، حکم مجدد صادر و مسئول دیگری تعیین می شود.
مسئولیت استفاده و نگهداری مهرها و تمبرها پس از صدور به واحدهای سازه ای به دستور مدیر به کارکنانی که این گونه مهرها و تمبرها را دریافت کرده اند واگذار می شود. این سوال که چه کسی در سازمان ها باید مسئول حسابداری مهر و مهر باشد توسط هیچ قانون قانونی تنظیم نمی شود. در هر سازمانی این موضوع بسته به ویژگی ها و درک اهمیت این کار حل می شود.
مهر و تمبر در مقابل رسید در یک مجله برای کارکنانی که شخصاً مسئول استفاده از آنها هستند صادر می شود.
تلویزیون. وویتسخوویچ
مشاور در
دفتر کار
قانون یک قاعده کلی ندارد که بر اساس آن همه اسناد باید مهر و موم شوند. مهر به عنوان شرط لازم پرسنلسند فقط در موارد خاص، به عنوان مثال، در یک کتاب کار، به شدت ضروری است.
علاوه بر این، الزامات نظارتی مستقیم برای داشتن مهر در همه سازمان ها اعمال نمی شود. به عنوان مثال، مهر و موم در رابطه با شرکت های مسئولیت اضافی و مشارکت ذکر نشده است.
اجازه دهید توجه داشته باشیم که قانون فدرال 8 اوت 2001 شماره 129-FZ "در مورد ثبت دولتی اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی" نیز سازمان ها یا کارآفرینان فردی را ملزم به داشتن مهر نمی کند. در هنگام ثبت اشخاص حقوقی، طبق قانون مذکور، تسلیم کروکی مهر سازمان یا سایر اطلاعات مربوط به آن به مراجع ثبت الزامی نیست.
در عین حال، قوانین فدرال در مورد سایر اشکال اشخاص حقوقی نیاز به مهر و موم دارند. این نیاز در موارد زیر تعریف شده است:
بند 5 ماده 2 قانون فدرال 8 فوریه 1998 شماره 14-FZ "در مورد شرکت های با مسئولیت محدود"؛
بند 7 ماده 2 قانون فدرال 26 دسامبر 1995 شماره 208-FZ "در مورد شرکت های سهامی"؛
بند 3 از ماده 2 قانون فدرال 14 نوامبر 2002 شماره 161-FZ "در مورد شرکت های واحد دولتی و شهرداری"؛
این قوانین مقرر می‌دارند که مهر یک شخص حقوقی باید گرد، حاوی نام کامل شرکت و نشانی از محل شرکت باشد.
بنابراین نیاز به مهر مستقیماً فقط برای برخی از اشکال سازمانی و حقوقی اشخاص حقوقی احراز می شود. با این حال، الزام به مهر و موم را می توان نه تنها با اشاره مستقیم به قانون مربوط، بلکه به طور غیرمستقیم از معنای قانون توجیه کرد. این دقیقاً تفسیری است که توسط دادگاه عالی فدراسیون روسیه ارائه می شود و یک مورد خاص را حل می کند: "... در عمل تجاری، وجود مهر برای هر شخص حقوقی و کارآفرین خصوصی به عنوان اجباری و بدیهی شناخته می شود. بدون چنین مهری نمی توان حساب جاری در بانک یا مؤسسه اعتباری دیگر افتتاح کرد، معاملات و سایر اسناد را نمی توان به درستی تأیید کرد. در چنین شرایطی، مطابق با ماده 6 قانون مدنی فدراسیون روسیه، اعمال قانون مدنی با قیاس مجاز است.
بنابراین، اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی ملزم به مهر و موم هستند، در غیر این صورت نمی توانند برخی از اسناد اجباری از جمله اسناد پرسنلی را به درستی تنظیم کنند.
همانطور که قبلا ذکر شد، قوانین خاصی جزئیات زیر را به عنوان اجباری تعیین می کنند: تمبر گرد : نام کامل شرکت و مکان. مهر همچنین ممکن است حاوی نام شرکت به هر زبان مردمان فدراسیون روسیه و (یا) یک زبان خارجی باشد. گاهی اوقات یک علامت تجاری یا سایر وسایل شخصی سازی روی مهر (معمولاً در مرکز) قرار می گیرد. در صورت عدم حضور، نام اختصاری شخص حقوقی در مرکز قرار می گیرد.
پیش از این، تولید مهر و موم توسط سازمان های دولتی به شدت کنترل می شد. این در دستور قبلی لازم الاجرا وزارت امور داخلی اتحاد جماهیر شوروی مورخ 13 فوریه 1978 شماره 34 "در مورد تصویب دستورالعمل در مورد روند افتتاح شرکت های حکاکی تمبر (کارگاه ها)، ساخت مهر و موم و قالب ها ایجاد شد. به این ترتیب، سفارش مهر سازمانی از کارگاه مهر زنی و حکاکی تنها با مجوز خاص از دستگاه های داخلی امکان پذیر بود. برای اخذ چنین مجوزی لازم بود درخواستی همراه با عصاره ای از منشور و طرحی از خود مهر ارائه شود. دستورالعمل تصریح کرد که مهر باید حاوی نام سازمان باشد (مخفف نیست). الزامات جداگانه ای برای مهر و موم شعب اعمال شد. و حتی تولید به اصطلاح مهرهای "ساده". (مهرهای اداره کل یا اداره پرسنل، مهرهای مثلثی، مهر گوشه ای، مهر گواهینامه ها) بدون مجوز ارگان های امور داخلی غیر ممکن بود.
این دستورالعمل در قلمرو فدراسیون روسیه به دلیل انتشار دستور شماره 48 وزارت امور داخلی فدراسیون روسیه در 14 فوریه 1994 قدرت خود را از دست داد. با این حال، قوانین منطقه ای برای مدت طولانی پس از آن مجوز را حفظ کرد. روش تولید مهر و موم به عنوان مثال، در مسکو، برای دریافت مجوز برای ساخت مهر و موم، آنها به اداره امور داخلی منطقه یا شهر مراجعه کردند (بند 4.14 آیین نامه نحوه ثبت شرکت ها در مسکو، مصوب 17 سپتامبر دولت مسکو. ، 1991 شماره 97). این سفارش تا سال 1997 در مسکو وجود داشت.
در یک زمان، قانون مسکو الزامات اضافی را برای جزئیات مهر و موم اجباری تعیین کرد. این الزامات در قوانین موقت برای تولید و مبنای تخریب مهرها و تمبرها در قلمرو مسکو (مصوب با دستور شهردار شماره 843-RM مورخ 25 اوت 1998) ایجاد شد که در 8 فوریه باطل شد. 2005.
به ویژه، نشان اجباری جزئیات زیر ارائه شد:
نام کامل سازمان به زبان روسی که شکل سازمانی و قانونی را نشان می دهد.
محل؛
شماره ثبت ایالت اصلی؛
شماره ثبت شهرستان از مهر و موم.
برای مهرهای "ساده"، علاوه بر جزئیات ذکر شده، یک کتیبه اضافی ارائه شده است، به عنوان مثال، "دبیرخانه"، "دفتر"، "اداره امور"، "بخش پرسنل"، "برای حساب ها"، "برای گواهینامه ها" ، "برای گواهی"، و غیره. .d.
بنا به صلاحدید سازمان، می توان شماره شناسایی مالیاتی (TIN) و کد را مطابق طبقه بندی کننده همه روسی شرکت ها و سازمان ها (OKPO) نشان داد.
برای دریافت مجوز ساخت مهر یا تمبر، لازم بود از اتاق ثبت مسکو اجازه بگیرید. برای این کار سازمان باید کروکی از مهر (مهر) و سایر مدارک لازم را ارائه می کرد.
در حال حاضر، ثبت نام اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی بر عهده دولت فدرال است، که هیچ الزام اضافی برای جزئیات مهر و موم و تولید آنها ایجاد نمی کند، به جز ذکر نام کامل و مکان. با این حال، اشخاص حقوقی از آداب و رسوم تجاری پیروی می کنند که در عمل ایجاد شده است و مهرهای خود را فقط به جزئیات اجباری محدود نمی کنند. برعکس، مرسوم است که تا آنجا که ممکن است جزئیات را ذکر کنید.
اگر یک سازمان تصمیم به ایجاد یک مهر "ساده"، به عنوان مثال، برای بخش پرسنل داشته باشد، این مهر باید حاوی تمام جزئیاتی باشد که روی مهر "اصلی" سازمان است. با این حال، در مرکز، به جای آرم، کتیبه "FOR THE HR DEPARTMENT" قرار داده شده است. اگر سازمان دارای بخش پرسنل نباشد (مثلاً فقط یک بازرس پرسنل یا یک مدیر پرسنل وجود دارد)، سفارش مهر و موم برای بخش پرسنل کاملاً غیر عملی است. سپس جزئیات اضافی در مرکز چاپ به این صورت است: "برای اسناد منابع انسانی". با این حال ، قوانین و دستورالعمل ها به طور خاص مهر بخش منابع انسانی (یعنی مهر واحد ساختاری مربوطه) را نشان می دهد و نه مهر "ساده" دیگری (با این حال ، بازرسان به ندرت به این توجه می کنند).
اگر در یک سازمان، بخش منابع انسانی "دپارتمان منابع انسانی" نامیده می شود و وظایف آن شامل کار با کتاب های کاری است، توصیه می شود دقیقاً این جزئیات اضافی را در مرکز مهر قرار دهید: "بخش منابع انسانی". روش استفاده از این مهر و موم باید در مقررات مربوط به این واحد ساختاری یا سایر قوانین نظارتی محلی سازمان تعیین شود.
قانون کار فدراسیون روسیه (ماده 67) اجباری به وجود قرارداد کار به صورت کتبی در دو نسخه (یکی برای کارمند و دیگری برای کارفرما) نیاز دارد. الزامات محتوای قرارداد کار در ماده 57 قانون کار فدراسیون روسیه (از این پس قانون کار فدراسیون روسیه نامیده می شود) تعیین شده است، اما قانونگذار وجود اجباری مهر و موم را پیش بینی نکرده است. یک شخص حقوقی یا کارآفرین فردی روی آن. در عین حال، امضای بدون مهر نماینده کارفرما ممکن است سؤالاتی را در مورد قانونی بودن آن ایجاد کند، به خصوص اگر نماینده کارفرما که قرارداد کار را امضا می کند، رئیس شخص حقوقی (مدیر، مدیر کل، رئیس جمهور) نباشد، بلکه شخص مجاز دیگری باشد. به عنوان مثال، معاون، مدیر ستاد و غیره). کاملاً ممکن است که در طول "جنگ های شرکتی" مدیری که توسط بنیانگذاران از اختیارات خود محروم شده است از ترک پست خود امتناع کند و به "مدیریت" سازمان از جمله استخدام کارمندان و امضای قراردادهای کاری با آنها ادامه دهد. چنین "رهبری" دیگر به مهرهای سازمان دسترسی ندارد، بنابراین امضای او تایید نشده باقی می ماند. این بدان معنی است که عدم وجود مهر یک شخص حقوقی (کارآفرین فردی) در قرارداد کار باید به کارمند هشدار دهد. به طور معمول، حسابرسان در صورتی که قرارداد کار توسط کارفرما مهر و موم نشده باشد، تذکر می دهند. در واقع صحبت از یک عرف حقوقی است که در حوزه قانون کار شکل گرفته و قراردادهای مهر (کار، مسئولیت مالی کامل) و قراردادهای اضافی (ضمائم) را به آنها تجویز می کند.
همچنین تأیید امضای کارفرما (نماینده او) نه با مهر سازمان، بلکه با هر مهر به اصطلاح "ساده" (مثلاً مهر "برای بخش پرسنل") اشتباه است.
سفارش ها مهر نمی شوند. این به دلیل این واقعیت است که دستور یک سند اداری داخلی است که شامل کارمند تازه استخدام شده در روابط سازمانی شرکت می شود. بنابراین، کارکنان پرسنل شروع به نگه داشتن برگه زمانی برای این کارمند می کنند، در مورد قرار ملاقات در دفتر کار و غیره ثبت می کنند. بر اساس دستور پذیرش فرم یکپارچه دستور استخدام کارمند این جزئیات را ارائه نمی دهد (مخفف "M.P" وجود ندارد). اصولاً حفظ اوامر پرسنل به هر شکلی جایز است ولی در این صورت هم نیازی به مهر نیست.
با این حال، نباید فراموش کنیم که کارمند حق دارد یک کپی از حکم کار را مطالبه کند (بخش 2 ماده 68 قانون کار فدراسیون روسیه). کپی احکام استخدامی و همچنین سایر کپی مدارک پرسنلی که از سازمان می آید نیاز به تاییدیه مناسب دارد که بدون مهر و موم غیر ممکن است.
نحوه تایید کپی مدارک پرسنلی
ماده 62 قانون کار فدراسیون روسیه کارفرما را موظف می کند که کپی اسناد مربوط به کار را به کارمند ارائه دهد و این نسخه ها باید "به درستی" تأیید شده باشند. بیایید نگاه کنیم دقیقاً چگونه نسخه ها باید تأیید شوند و چه مقرراتی باید رعایت شوند.
طبق فرمان هیئت رئیسه نیروهای مسلح اتحاد جماهیر شوروی در تاریخ 4 اوت 1983 به شماره 9779-X، که هنوز هم در حال اجرا است، «در مورد نحوه صدور و تأیید توسط شرکت ها، مؤسسات و سازمان ها رونوشت اسناد مربوط به حقوق شهروندی» (از این پس به عنوان مصوبه نامیده می شود)، صحت رونوشت سند باید با امضای رئیس یا مقام مجاز و مهر تأیید شود (به استثنای مواردی که سند خاصی مستلزم تأیید محضری باشد).
GOST R 6.30-2003 دقیقاً تعریف می کند که کتیبه گواهینامه باید چگونه باشد (به مثال 1 مراجعه کنید):
در زیر ویژگی "امضا" کتیبه "True" قرار داده شده است.
امضای شخصی وی الصاق شده است.
امضا رمزگشایی می شود (حرف اول، نام خانوادگی)؛
تاریخ صدور گواهینامه مشخص شده است؛
تمبر چسبانده شده است.
همچنین در عمل می توانید گواهینامه زیر را بیابید (به مثال 2 مراجعه کنید). این روش تضمینی کاملا قابل قبول است.
اغلب، کارمندان برای یک کپی از دفترچه سوابق کاری خود (مثلاً برای دریافت پاسپورت خارجی و غیره) درخواست می کنند. گاهی اوقات آنها درخواست یک کپی از دستور کار پاره وقت می کنند تا کارفرمای "اصلی" بتواند در دفترچه کار آنها یک ثبت مربوطه ایجاد کند.
از آنجایی که ما در مورد اسناد پرسنلی صحبت می کنیم که در بخش پرسنل ذخیره می شوند، کپی های آنها توسط بازرس بخش پرسنل تأیید می شود. مطلوب است که قانون محلی سازمان (به عنوان مثال، در مقررات مربوط به خدمات پرسنلی یک شرکت یا در دستورالعمل های مدیریت سوابق پرسنل) روش چنین صدور گواهینامه را تعیین کند، و همچنین تعیین کند که کدام نسخه مجاز است. دارای مهر اداره پرسنل این کاملاً با توصیه های GOST R 6.30-2003 مطابقت دارد که اجازه می دهد کپی ها با مهر و موم تعیین شده به صلاحدید سازمان تأیید شوند (بند 3.26).
البته، GOST R 6.30-2003 به طور کلی الزام آور نیست؛ در واقع، حاوی توصیه هایی است. با این حال، این فرمان بر نوع مهر تأکید نمی کند و فقط این را تعریف می کند که "صحت یک کپی سند با ... مهر اثبات می شود" (بدون ذکر "مهر سازمان"). به عبارت دیگر، قانون نظارتی نسبت به نوع مهر الصاق شده در هنگام صدور گواهینامه بی تفاوت است. بنابراین، توصیه های استاندارد دولتی فدراسیون روسیه با قوانین قانون در این بخش مغایرت ندارد.
این مصوبه همچنین ایجاب می کند که تاریخ صدور آن در نسخه قید شود و توجه داشته باشید که اصل سند در بنگاه، مؤسسه یا سازمان مورد نظر است. در عمل، این الزام به سختی رعایت می شود، که توضیحات زیادی برای آن وجود دارد. به عنوان مثال، بخش منابع انسانی یک نسخه از کتاب کار را صادر می کند. بدیهی است که اصل آن با رعایت کامل قوانین نگهداری و نگهداری دفترچه کار مصوب 225 مصوبه دولت در گاوصندوق اداره پرسنل نگهداری می شود. با این حال، این اصل برای همیشه در آنجا ذخیره نمی شود؛ دیر یا زود دفترچه کار پس از اخراج به کارمند تحویل داده می شود (برخلاف، به عنوان مثال، حکم استخدام، که حداقل 75 سال ذخیره می شود). اشاره به تاریخ صدور نیز برای تأیید صحت یک نسخه از یک سند اهمیت قانونی ندارد. بلکه مربوط به روابط داخلی کارمند و کارفرما است، زیرا کارفرما موظف است حداکثر تا سه روز کاری از تاریخ تسلیم درخواست کارمند، رونوشتی از مدارک مربوط به کار را به وی بدهد (ماده 62). قانون کار فدراسیون روسیه). علاوه بر این، در صورتی که شرکت گزارشی از صدور گواهینامه ها و کپی اسناد را نگه می دارد، مطلقاً لازم نیست چنین علامتی روی خود سند ایجاد شود.
با توجه به دفترچه های کار، این الزام در قوانین نگهداری و ذخیره کتاب های کار، تولید فرم های دفتر کار و ارائه آنها به کارفرمایان، مصوب 16 آوریل 2003 شماره 225 دولت فدراسیون روسیه (از این پس). به عنوان قوانین) و دستورالعمل های پر کردن کتاب های کار، تصویب شده توسط قطعنامه وزارت کار فدراسیون روسیه مورخ 10 اکتبر 2003 شماره 69 (از این پس دستورالعمل ها نامیده می شود).
بنابراین، یک مهر در صفحه عنوان مورد نیاز است و هنگام ثبت کتاب کار الصاق می شود (بند 2.2 دستورالعمل). برای انجام این کار، یک فیلد مربوطه در گوشه سمت راست پایین وجود دارد که با علامت اختصاری "MP" مشخص شده است. در این صورت می‌توانید هم از مهر سازمان و هم از مهر بخش منابع انسانی استفاده کنید.
هنگامی که تغییراتی در اطلاعات موجود در صفحه عنوان (بند 2.3 دستورالعمل) ایجاد می شود، مهر و موم نیز روی جلد داخلی چسبانده می شود.
به عنوان مثال، رایج ترین مورد این است که یک کارمند ازدواج کرده و نام خانوادگی خود را به نام خانوادگی شوهرش تغییر داده است. افسر پرسنل وظیفه دارد این تغییرات را در دفترچه کار کارمند منعکس کند. برای این کار نام خانوادگی قبلی را با یک خط نازک خط می کشد و اجازه می دهد آنچه خط زده شده خوانده شود و نام خانوادگی جدید را با دقت بالای آن وارد می کند. دستورالعمل ها مستلزم ایجاد چنین تغییراتی فقط بر اساس اسناد مربوطه (در این مورد، گواهی ازدواج) و ارجاع به آنها در جلد داخلی دفترچه کار است. چنین مرجعی باید با امضای کارفرما یا شخصی که مخصوصاً توسط او مجاز است و مهر سازمان (یا مهر خدمات پرسنلی) تأیید شود.
هنگام اخراج یک کارمند باید به تأیید سوابق توجه ویژه ای شود (بند 35 قوانین). بنابراین، پس از اخراج یک کارمند، کلیه مواردی که در دفتر کار وی در حین کار در این سازمان انجام می شود با امضای کارفرما یا مسئول حفظ دفترچه کار، مهر سازمان (خدمات پرسنلی) و امضا تأیید می شود. از خود کارمند
توجه داشته باشید که الزامات مشابهی در دستورالعمل نحوه نگهداری دفاتر کار در شرکت ها، موسسات و سازمان ها (مصوب با قطعنامه کمیته دولتی کار اتحاد جماهیر شوروی در 20 ژوئن 1974 شماره 162) آمده است.
هنگام تأیید سوابق پس از اخراج، رایج ترین اشتباهی که رخ می دهد این است که افسر پرسنل به اشتباه مهر سازمان دیگری را الصاق می کند. این معمولا در سازه های هلدینگ رخ می دهد. سپس وضعیتی ایجاد می شود که گواهینامه توسط سازمانی انجام شده است که به سازمانی که این بلوک را با نام خود (کامل و مخفف) باز کرده است، مرتبط نیست.
چگونه این خطا را رفع کنیم؟ متأسفانه، نه قوانین و نه دستورالعمل ها هیچ پاسخی به این موضوع نمی دهند. بسیاری از کارشناسان پیشنهاد می کنند که پس از بسته شدن نادرست سوابق، بلوک جدیدی از همان سازمان را به صورت نام کامل و مختصر باز کنید، یک ورودی اصلاحی مبنی بر نامعتبر بودن سوابق اخراج ایجاد کنید، آن را با امضا تأیید کنید و مهر صحیح را الصاق کنید. چنین تصمیمی بی عیب نیست، زیرا هیچ دلیلی برای شناسایی سابقه اخراج به عنوان نامعتبر وجود ندارد. تمام جزئیات در این ورودی (شماره ترتیب ورودی، تاریخ، عبارت، جزئیات سفارش) با واقعیت مطابقت دارد. علاوه بر این، سوابق صدور گواهینامه ماهیت کاملاً مستقلی دارد و نه تنها در مورد سابقه اخراج، بلکه در مورد کل سوابق اعمال می شود (به بند 35 قوانین مراجعه کنید: "در صورت اخراج یک کارمند ... تمام ورودی ها ... گواهی دارند..."). به نظر می رسد کاملاً بی معنی است که همه سوابق با یک کارفرمای معین را نامعتبر بدانیم.
سابقه گواهینامه در این مورد به دلیل جزئیات نادرست "مهر" اشتباه است. بنابراین، این است که باید اصلاح شود. بسیاری از افراد با چسباندن مهر و موم صحیح در کنار آن از پس آن بر می آیند. اما وجود دو مهر به عنوان جزئیات در سند نادرست به نظر می رسد. قرارداد کاری را تصور کنید که توسط کارفرما با دو مهر مهر و موم شده است که یکی از آنها به شخص حقوقی که به عنوان کارفرما عمل می کند مربوط نمی شود. البته این غیر قابل قبول است.
برخی از افسران پرسنل پیشنهاد می کنند که یک ورودی اصلاحی با محتوای زیر با شماره سریال زیر ایجاد کنید:
آنها پیشنهاد می کنند که مهر صحیح را در کنار این ورودی بگذارند. با این حال، بلوک سوابق قبلاً با سابقه اخراج بسته شده و تأیید شده است (حتی اگر به طور کامل تأیید نشده باشد). بنابراین، کارفرمای سابق هیچ دلیلی برای ثبت نام پس از آن ندارد. و باز کردن یک بلوک از سوابق برای ایجاد تنها یک گواهینامه بی معنی است، زیرا چنین رکوردی نمی تواند جدا از آن سوابقی که در حال تأیید هستند وجود داشته باشد.
بنابراین، هیچ راه ایده آلی برای خروج از این وضعیت وجود ندارد؛ هر گونه تصحیح مهر و موم که به اشتباه چسبانده شده است، به هر طریقی با دستورالعمل ها و قوانین مغایرت دارد. به نظر می‌رسد هر یک از این روش‌ها را می‌توان انتخاب کرد، اما باید به کارمند گواهی تأیید دوره کار با این کارفرما داده شود و توصیه شود که این گواهی را برای ارائه به سایر کارفرمایان و مراجع بازنشستگی (در صورت لزوم) نگه دارد.
به همین ترتیب، در صورت چسباندن اشتباه مهر روی جلد داخل دفترچه («مهر فلان سازمان نادرست است») توضیح داده شود. به عنوان مثال، هنگام ثبت نام در مورد تغییر نام خانوادگی، افسر پرسنل در هنگام صدور گواهینامه از مهر اشتباه استفاده کرد. فقط به جای گواهی پشتیبان در این مورد، مناسب است یک کپی تایید شده از دستور صادر شود که بر اساس آن نام خانوادگی کارمند در اسناد سازمان تغییر یافته است.
اگر مهر اشتباهی در مورد اضافه کردن اطلاعات مربوط به تحصیلات و / یا حرفه در زیر ورودی الصاق شده باشد، در این صورت می توانید گواهینامه ای را صادر کنید که به هر شکلی تنظیم شده باشد که گواهی می دهد که ورودی مربوطه روی جلد توسط این نوشته شده است. کارفرمای خاص
گاهی اوقات اتفاق می افتد که مهر چسبانده شده تا حدی با نام سازمان در عنوان مطابقت ندارد. ممکن است این اشتباه توسط افسر پرسنلی باشد که با بی دقتی بلوک سوابق را باز کرده است. تصحیح نام سازمان نادرست نیز تقریباً غیرممکن است زیرا شماره گذاری نشده است. در این مورد، راه حل نیز صدور گواهی تایید دوره مربوطه سابقه کار خواهد بود.
اگر رکورد تغییر نام سازمان از قلم افتاده باشد، خطای مشابهی نیز رخ می دهد. برای مثال شرکت رومشکی به شرکت حسابرسی Romashka تغییر نام داد و این موضوع در اسناد تشکیل دهنده آن منعکس شده است. بر این اساس، کارفرما هنگام اخراج یک کارمند، مهر متعلق به شرکت حسابرسی Romashka LLC را الصاق می کند. اما از آنجایی که آنها به سادگی فراموش کردند که یک رکورد از تغییر نام ایجاد کنند، نام بلوک رکوردها با جزئیات چاپ مطابقت ندارد. یعنی به طور رسمی در نظر گرفته می شود که این ورودی ها توسط دو سازمان مختلف انجام شده است.
تا زمانی که بلوک ورودی ها بسته نشود، ایجاد یک ورودی گم شده بسیار آسان است (بند 3.2 دستورالعمل). اما اگر ورودی‌ها قبلاً بسته شده‌اند، دیگر دلیلی برای ورود گمشده وجود ندارد. البته، شما می توانید یک بلوک جدید از رکوردها را باز کنید و ورودی گم شده را وارد کنید، اما تا زمانی که چنین خطایی کشف شود، ممکن است کارمند در حال حاضر در مکانی جدید مشغول به کار باشد. در این حالت ، مجدداً گواهی صادر می شود که نشان دهنده اطلاعات مربوط به مدت خدمت کارمند و تغییر نام سازمانی است که در طول دوره کار وی رخ داده است. کارمند حق ارائه چنین گواهی را در محل کار جدید دارد و کارفرما موظف است بر اساس این گواهی (بند 27 قوانین) ورود مناسب را انجام دهد. کارمند باید چنین گواهی را به عنوان یک سند پشتیبانی نگه دارد.
اغلب دفترچه های کاری وجود دارد که در آنها یک بلوک از سوابق یک سازمان با اخطار اخراج، امضای افسر پرسنل و امضای کارمند بسته می شود، اما مهر سازمان (مهر بخش پرسنل) گم شده است. این نقص را می توان به سادگی از بین برد - کارمند فقط باید به محل کار قبلی خود بیاید و درخواست تمبر کند. نکته اصلی این است که این کار را به تأخیر نیندازید، زیرا سازمان می تواند نام خود را تغییر دهد، مهرهای جدید سفارش دهد و مهرهای قدیمی را از بین ببرد. سپس صدور گواهینامه با مهر ممکن است مشکلاتی ایجاد کند. اما حتی در این مورد نیز صدور گواهی تایید کمک خواهد کرد.
در صورتی که سازمان قبلی قبلاً منحل شده یا سازماندهی مجدد شده باشد، ممکن است مشکلاتی ایجاد شود. در این موارد برای تایید گواهینامه ها باید با جانشینان قانونی سازمان یا بایگانی که مدارک پرسنلی در آن ارسال شده است تماس بگیرید. با این حال، ایمنی اسناد روی پرسنل همیشه به درستی تضمین نمی شود، بنابراین احتمال دارد که گواهی بایگانی دریافت نکنید. و سپس بلوک سوابق مربوطه برای همیشه بدون مهر باقی می ماند و به طور نامناسب تأیید شده در نظر گرفته می شود. در اصل، کارفرمای بعدی می تواند بلوک خود را پس از چنین بلوکی از سوابق باز کند. با این حال، ثبت ارشدیت بر اساس سوابق قبلی که به درستی تایید نشده است، مشکل ساز خواهد بود.
وضعیت پیچیده‌تر زمانی پیش می‌آید که دفترچه کار نه تنها فاقد مهر گواهی، بلکه حتی سابقه اخراج باشد. در این صورت کارفرمایی که کارمند را استخدام می کند نمی تواند چنین کتابی را حفظ کند ، زیرا به طور رسمی کارمند در سازمان دیگری مشغول به کار در نظر گرفته می شود ، اگرچه در واقعیت ممکن است این سازمان قبلاً منحل شده باشد. اما اگر کارمند گواهی بایگانی ارائه دهد که از آن مشخص می شود اخراج انجام شده است، کارفرمای "جدید" حق دارد بلوک سوابق خود را شروع کند و در ترکیب آن اطلاعاتی در مورد اخراج کارفرما منعکس کند. کارمند از محل کار قبلی
قرار دادن مهر بر روی سند پرسنلی نیز اهمیت کمی ندارد. رایج ترین اشتباه: مهر امضای شخصی مقام رسمی را کاملاً می پوشاند و در نتیجه مقایسه آن با امضاهای روی سایر اسناد یا نمونه های امضا (یعنی شناسایی آن به عنوان واقعی) غیرممکن می شود. گاهی اوقات چنین مهر زنی عمدی است، زیرا شخص غیرمجاز برای مقام رسمی امضا کرده است. چنین سندی تمام نشانه های سند جعلی را دارد و نشان دهنده عدم صداقت چنین سازمانی است.
عموماً پذیرفته شده است که مهر بخشی از عنوان سمت را پوشش می دهد و امضای شخصی مقام رسمی و رمزگشایی آن را برای خواندن باز می گذارد. قوانین مشابهی همیشه در اتحاد جماهیر شوروی وجود داشته است و در حال حاضر چنین الزاماتی در قوانین دپارتمان آمده است که رویه خاصی را برای کار اداری به ارگان های دولتی مربوطه تجویز می کند.
نقص دیگری که اغلب بر روی اسناد مشاهده می شود، نقش مهر و موم روی سندی است که بیش از حد ضخیم یا رنگ پریده است، و همچنین چاپی با تصویری که تا حدی گم شده است (معمولاً زمانی که فشار کم است). توصیه می کنیم که چاپ واضح و خوانا باشد.
بنابراین، مهر سازمان بر روی اسناد پرسنلی در مواردی ضروری است که سند هر گونه حقوق و تعهدات متقابل کارفرما و کارمند را رسمیت دهد و همچنین در مواردی که سند یا رونوشت آن حقایق یا حقوق کارمند را تأیید می کند (از جمله یک کارمند سابق). مدارک داخلی کارفرما مشمول پلمپ نمی باشد. و از آنجایی که مهر نشان دهنده اهمیت سند است، نباید در الصاق آن اشتباه کرد. در غیر این صورت، شرایط منفی ممکن است هم برای کارمندی که از فرصت اثبات حقوق خود با ارائه سند محروم است و هم برای کارفرما که به دلیل نقض رویه انجام سوابق پرسنل در معرض مسئولیت اداری قرار می گیرد، ایجاد شود.\
2 در برخی موارد، قانون اشاره ای به مکان به عنوان جزئیات مهر اجباری ندارد (بند 4، ماده 3 قانون فدرال 12 ژانویه 1996 شماره 7-FZ "در مورد سازمان های غیر انتفاعی").
3 دستور اتاق ثبت مسکو در 20 ژانویه 1999 شماره 17 "در مورد روش تایید طرح های مهر و موم و تمبر" (در واقع، سند قدرت خود را از دست داده است). همچنین به قانون مسکو شماره 44 مورخ 30 ژوئن 2004 "در مورد حسابداری مهر و موم" (به دلیل تصویب قانون شماره 28 مسکو در 22 ژوئن 2005 از بین رفت) مراجعه کنید.
4 توجه داشته باشید که در کتاب کار نمونه 1974، سه ستون برای چنین تغییراتی در قسمت "نام خانوادگی" ارائه شده است. بنابراین، در این گونه کتاب ها، نام خانوادگی جدید نه در بالا، بلکه در پایین، در یک ستون آزاد وارد می شود.
5 اگر کارمند هنگام تنظیم دفترچه کار در روز اخراج (مثلاً به دلیل بیماری و غیره) از کار غایب باشد یا اگر خودش از امضای خود امتناع کند (معمولاً در موارد "تعارض") ممکن است امضای کارمند وجود نداشته باشد. اخراج، "طبق ماده").
6 رجوع کنید به: «سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک" (مصوب با تصمیم هیئت مدیره بایگانی اصلی اتحاد جماهیر شوروی در 27 آوریل 1988، دستور آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در تاریخ 23 مه 1988 شماره 33).
7 رجوع کنید به: دستورالعمل استاندارد برای کارهای اداری و کار بایگانی در مقامات گمرکی (اداره گمرکات منطقه ای، گمرکات، پست های گمرکی)، تایید شده است. به دستور سرویس گمرک فدرال روسیه در تاریخ 18 اکتبر 2004 شماره 160؛ دستورالعمل کار اداری در ارگان ها و موسسات دادستانی فدراسیون روسیه تصویب شده است. به دستور دادستان کل فدراسیون روسیه در 28 دسامبر 1998 شماره 93.
علاوه بر قوانین مربوط به شرکت های LLC و JSC، تغییراتی نیز در تعدادی از مقررات ایجاد شد که قبلاً برای تأیید اجباری اسناد با مهر سازمان پیش بینی شده بود. اکنون مهر فقط در صورت موجود بودن (یعنی در صورت وجود مهر در اساسنامه سازمان) در اسناد زیر الصاق می شود:
اگر سازمانی تصمیم گرفت از استفاده از مهر و موم امتناع کند، توصیه می شود اطلاعات مربوط به آن را از منشور حذف کند، اگرچه قانون چنین تعهدی را پیش بینی نکرده است. به نظر می رسد اگر در اساسنامه سازمان به مهر اشاره شده باشد، اما نقش آن در اسناد ذکر شده وجود نداشته باشد، ممکن است موضوع اختلافات و ادعاهای مراجع مختلف نظارتی شود.
یادآوری می کنیم: مانند قبل، در فرم های اسناد حسابداری اولیه تهیه شده توسط یک سازمان که حاوی علامت "M.P." نیستند، نیازی به الصاق مهر نیست (مهر مهر شرط اجباری سند حسابداری اولیه نیست ( ماده 9 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402- قانون فدرال "در مورد حسابداری"؛ بند 13 آیین نامه حسابداری، مصوب 29 ژوئیه 1998 شماره 34 وزارت دارایی فدراسیون روسیه. -ن) همین امر در مورد قراردادهای منعقد شده نیز صدق می کند. چسباندن آنها به مهر ممنوع نیست، اما ضروری نیست (به قطعنامه FAS منطقه مسکو مورخ 22 مارس 2012 شماره A40-62363/11-71-291 مراجعه کنید. ، قطعنامه منطقه FAS مسکو مورخ 23 دسامبر 2010 شماره KG-A40/13774-10، قطعنامه FAS منطقه ولگا-ویاتکا مورخ 21 ژانویه 2013 شماره A28-3218/2012).
