ویژگی های شماره گذاری و دوخت موارد در کارهای اداری.
کار اداری یک فرآیند پیچیده است که مستلزم توجه و پایبندی مداوم به موجود است اسناد هنجاری. بر این اساس، برای تحویل مدارک به بایگانی جهت نگهداری، باید با انجام موجودی، به درستی دوخته شوند.
صفحه جلد و صفحه عنوان باید بالای سند باشد. می توان آن را هم از مقوا و هم از کاغذ معمولی درست کرد. پوشش مقوایی فقط در صورت اجاره اسناد برای مدت بیش از 25 سال مورد نیاز است. در موارد دیگر یک ورق کافی است.
در مورد شماره گذاری، ویژگی هایی وجود دارد. اولاً نه از روی جلد، بلکه از همان ابتدای پرونده شماره گذاری شده است. در این مورد، شرح خود سند شماره گذاری نمی شود. همچنین در مورد اضافات، شماره گذاری حروف الفبا مجاز است. به عنوان مثال 5a. جالب ترین چیز این است که اعداد باید در گوشه سمت راست بالا قرار گیرند. شایان ذکر است که صفحات شماره گذاری نمی شوند، بلکه صفحات هستند.
قوانین زیادی برای منگنه کردن اسناد وجود دارد. بستن مدارک با منگنه مجاز نیست. از سوزن کولی و نخ های ضخیم استفاده می شود. می توانید از قبل با یک سوراخ سوراخ ایجاد کنید و سپس با نخ بدوزید. در همان زمان، نخ های ابتدا و انتهای آن به هم متصل می شوند و انتهای آن به اندازه کافی طولانی باقی می ماند. اغلب آنها یک تکه کاغذ می چسبانند که نام سازمان یا مهر آن روی آن حک شده است. تعداد برگه ها و تاریخ شماره گذاری نیز مشخص شده است.
برای این منظور از ریسمان نازک استفاده می شود. هیچ الزام خاصی برای کیفیت نخ وجود ندارد. اغلب از نخ های خشن یا نوار لاوسان استفاده می شود.
نحوه دوخت اسناد در گوشه، ویدیو را ببینید.
این یکی از بیشترین است گزینه های ساده. برای انجام این کار، باید سه سوراخ را ترسیم کنید. به طور متوسط فاصله بین سوراخ ها نباید بیشتر از 3 سانتی متر باشد صفحه را با خط کش علامت گذاری کنید.
دستورالعمل:
این گزینه در مواردی که تعداد ورق زیاد است استفاده می شود. لازم است سوراخ ها را با پانچ سوراخ کنید و به دوخت ادامه دهید.
دستورالعمل:
ویدیویی در این مورد تماشا کنید.
شما باید قوانین را دنبال کنید:
لازم است به GOST و قوانین خاصی پایبند باشید.
دستورالعمل:
اگر در ابتدا نیاز به بایگانی یک دفترچه یا مجله دارید، نمی توانید آن را همانطور که در بالا ذکر شده است بخیه بزنید. همه چیز خیلی راحت تر است.
دستورالعمل:
شما می توانید در مورد صحافی در ویدیو بیشتر بدانید.
فایل هایی که بایگانی نمی شوند در آرشیو پذیرفته نمی شوند. قبل از تحویل، آنها باید به درستی پردازش شوند.
دستورالعمل:
کار اداری یک کار پیچیده و دقیق است که به معنای اجرای صحیح اسناد است. تمام GOST ها و اسناد نظارتی را رعایت کنید.
هر بخش ساختاری شرکت، صرف نظر از اندازه آن، حداقل یک بار با نیاز به پرونده سازی اسناد روبرو شده است.
این امر هم برای بایگانی و هم برای برخی مراحل قانونی ضروری می شود. روش های مختلفی برای انجام دوخت وجود دارد. آنها در زیر مورد بحث قرار خواهند گرفت.
هر شرکتی در طول سال مقدار مشخصی اسناد تولید می کند که برخی از آنها پس از انقضای مدت ذخیره سازی باید به بایگانی بروند. این شامل اسنادی است که قبلاً اجرا شده اند و همچنین اسناد مربوط به پرسنل شرکت. طبق روال ثابت شده، پرونده ها یک سال پس از تکمیل در امور اداری به بایگانی منتقل می شوند.
تعهد انتقال اسناد به کارمندان سرویس مدیریت اسناد و یا به منشی، حسابدار و سایر مسئولین واگذار شده و به دستور مقتضی تعیین می شود.
علاوه بر این، منشی ها نیز در اینجا درگیر هستند. زیرمجموعه های جداگانه. طبیعتاً انتقال پرونده ها پس از ثبت نهایی آنها صورت می گیرد.
این روش شامل چندین مرحله است:
امکان ثبت جزئی مواردی که عمر مفید آنها بیش از 10 سال نیست را می دهد.
علاوه بر این، مجاز است:
مدارک و جریان اسناد فرآیندهای کاملاً پیچیده ای هستند. غیر معمول نیست که اسنادی که تهیه و به بایگانی منتقل شده اند به دلیل اجرای نادرست بازگردانده شوند. بنابراین، یک سوال کاملاً منطقی مطرح می شود که چگونه می توان اسناد را به درستی دوخت؟ می توانید پاسخ را در توصیه های روش شناختی برای کارهای اداری بیابید، که در دستور آرشیو فدرال در 23 دسامبر 2009 آمده است.
>قانون روند تشکیل پرونده را تنظیم می کند.در این زمینه توصیه هایی ارائه می شود که باید رعایت شود. اسناد صحافی نادرست ممکن است برای ذخیره در بایگانی پذیرفته نشوند.
بایگانی هر شرکتی به شما امکان می دهد اسناد را برای یک دوره زمانی خاص ذخیره کنید. سپس اسناد مشخص شده بدون نقص به بایگانی تحویل داده می شود.
قانون مهلت های بسیار خاصی را پیش بینی می کند که به شما امکان می دهد اسناد زیر را ذخیره کنید:
هنگامی که یک شرکت منحل می شود، اسناد با دوره ذخیره سازی نامحدود به بایگانی دولتی منتقل می شود. علاوه بر این، اسناد مربوط به پرسنل سازمان نیز قابل انتقال است.
در مورد سازمان های مردم نهاد نیز باید توجه داشت که رژیم مناسبات ویژه ای برای آنها در نظر گرفته شده است. به ویژه، قانون آنها را موظف می کند که با خدمات بایگانی فدرال قرارداد جداگانه ای منعقد کنند. اگر قرارداد دیر منعقد شود ، بایگانی موظف است فقط اسنادی را بپذیرد که مربوط به پرسنل شرکت باشد. سرنوشت بقیه مدارک یعنی محل نگهداری آن را رئیس کمیسیون تصفیه تعیین می کند.
طبق نامه قانون فلش زدن تمامی مدارک متشکل از بیش از دو برگ الزامی است. این امر در مورد کپی اسناد قانونی نیز صدق می کند. با این حال، اسنادی که در معرض انتقال بعدی به بایگانی نیستند، ممکن است فلش نشوند.
عامل اصلی توضیح دهنده نیاز، حفاظت احتمالی اسناد، به عنوان مثال، در برابر حذف یا جایگزینی برگه ها است. در این راستا، آنها را با نخ دوخته شده، شماره گذاری و مهر و موم می کنند.
نیاز مشابهی در رابطه با حسابداری، اسناد پرسنلی و همچنین دفاتر سود و به ویژه قراردادهای مهم ایجاد می شود.
علاوه بر این، این فهرست ممکن است شامل نسخه های محضری و ترجمه باشد.علاوه بر این، اسناد صحافی شده راحت تر ذخیره می شوند. کیس هایی که به این ترتیب چیده شده اند فضای کمتری را اشغال می کنند. در حالی که اتصال و آب بندی نخ به شما امکان می دهد صحت اسناد را تأیید کنید. سایر روش های رسمی هنوز اختراع نشده اند.
پس از تکمیل پرونده، آخرین مرحله تشکیل پرونده است. این شامل برداشتن تمام اشیاء فلزی (گیره کاغذ، پین) است. سپس اسناد باید از صحافی آزاد شوند.
اگر مدارک تکمیل شد، باید اضافه کنید ورق خالیبرای توضیح همراهعلاوه بر این، در ابتدای کیس، می توانید برگه هایی را برای موجودی داخلی اضافه کنید. اما، اگر قبلاً فرم‌های چاپی وجود دارد، می‌توانید آنها را اضافه کنید.
مقررات محدودیت هایی را برای تعداد صفحات در هر مورد تعیین می کند.لذا تکمیل پرونده ها مجاز است تا 250 برگ. در صورتی که مدارک بیشتری در طول سال جمع آوری شده باشد باید به مجلدهای جداگانه تقسیم شود. طبق روال استاندارد، اسناد با جلد گالینگور بایگانی می شوند.
اگر مواد پرونده حاوی اسناد با فرمت های مختلف باشد، باید برای 4 سوراخ تشکیل پرونده داد. این کار به منظور چسباندن ایمن اسناد انجام می شود.
در مورد مواردی که ماندگاری طولانی دارند، در این حالت می توان آنها را به همراه روکش دوخت. در حالی که رویه عمومی پذیرفته شده برای منگنه کردن اسناد با شرایط ثابت پس انداز، شروع بایگانی را از برگه ای که پس از صحافی انجام می شود، فراهم می کند. سپس، در ورق اول باید یک واشر مقوایی قرار دهید و مورد را فلش کنید. این برای محافظت از نخ ها از سایش زودرس ضروری است.
در اینجا نباید فراموش کنیم که کیس در واقع برای همیشه ذخیره می شود.نکته اصلی در هنگام تشکیل پرونده، کنترل مرز است، بنابراین شما همچنین باید مطمئن شوید که موضوعات فراتر از متن نمی روند. حتی زمانی که دوخته شده باشد باید به راحتی خوانده شود.
اسناد با ماندگاری بیش از 10 سال را می توان بدون سیستم عامل در یک کلاسور ذخیره کرد.
در برخی موسسات برای راحتی کار از دستگاه های مخصوص دفترچه استفاده می شود. اما این روش برای بایگانی قابل قبول نیست.
مرحله بعدی در امور ذخیره سازی نامحدود شماره گذاری است.معمولاً برای راحتی کار با اسناد انجام می شود. برای شماره گذاری از مداد مشکی یا دستگاه شماره گذاری مخصوص استفاده کنید. یک مکان جداگانه برای قرار دادن اعداد در نظر گرفته شده است، این گوشه سمت راست بالای سند است.
لازم به ذکر است که شماره گذاری منحصراً در قسمت جلویی انجام می شود.اعداد نباید با متن اصلی تداخل داشته باشند. استفاده از مداد رنگی ممنوع است. استفاده از جوهر نیز مجاز نمی باشد.
هنگامی که یک برگه با فرمت بزرگتر از A4 در جعبه قرار می گیرد، می توان آن را در یک لبه سجاف کرد و تا کرد و پس از آن باید به عنوان 1 صفحه شماره گذاری شود. در صورتی که ورق تا شده و سپس از وسط سجاف شده باشد، باید 2 ورق شماره گذاری شود. مواد مصور باید در سمت عقب شماره گذاری شوند.
یک مکان جداگانه برای قرار دادن اعداد در نظر گرفته شده است - این گوشه سمت چپ بالای سند است.در مورد دوخت پاکت هایی که همراه با ضمیمه می باشد، این گونه مدارک مشمول شماره گذاری می باشند. ضمیمه ها با شماره ای که بعد از شماره روی پاکت قرار دارد شماره گذاری می شوند. اگر لازم است پرونده را به جلدهای جداگانه تقسیم کنید، هر یک از آنها به طور جداگانه شماره گذاری می شود.
طراحی جلد در مرحله استقرار کیس صورت می گیرد. در اینجا باید با توصیه های GOST 17914-72 هدایت شوید. کاور کیس نگهداری طولانی مدت ....
بنابراین، در مرحله باز کردن پرونده جداگانه، اطلاعات خاصی برای الزام آور ارائه می شود، به ویژه:
مواردی که باید به ذخیره سازی نامحدود منتقل شوند، اجباری در یک پوشش مقوایی محکم دوخته می شوند که ستون فقرات روی آن وصل می شود. پوشه به دست آمده نمی تواند ضخیم تر از 4 سانتی متر باشد.
یک کتاب آرشیوی استاندارد خاص خود را دارد که نمی تواند از 320 در 230 میلی متر تجاوز کند.
برای ساده کردن فرآیند سیستم عامل، می توانید از پوشه های آرشیو استفاده کنید.یک گزینه جداگانه برای حل این مشکل دستگاه های صحافی هستند. به عنوان یکی دیگر از گزینه ها، می توانید روش ثبت اسناد نقدی بانکی را بیاورید. ضخامت پوشه این دسته از اسناد می تواند برسد تا 10 سانتی متر
بنابراین، با تجزیه و تحلیل پردازش آرشیوی اسناد، می‌توان به این نتیجه رسید که دشوارترین کار، روش حفاری بلوک‌های کاغذی است. با این حال، ماشین های حفاری کاغذ با کارایی بالا می توانند در اینجا به کمک بیایند.
برای منگنه کردن اسناد، ابتدا باید پشته کاغذ را صاف کنید.اما اگر بسته حاوی تعداد زیادی ازاسناد، متشکل از ورق های کوچک، پس باید پشته را طوری قرار دهید که بتوان آن را به طور مساوی با یک گیره بست. برای تراز کردن اسناد بیش از حد، مانند حداکثر 1000 برگ، عاقلانه است که از فشاردهنده کاغذ برقی استفاده کنید.
پس از گذاشتن اسناد، باید آنها را به خوبی در گیره ثابت کنید، پس از آن می توانید کل بلوک را حفاری کنید. در این مورد، تعداد سوراخ ها می تواند 2-5 عدد باشد. حفاری با استفاده از یک مته الکتریکی معمولی یا تجهیزات سوراخ کننده تخصصی انجام می شود. مدل‌های دوخت مجزا مجهز به مکانیزمی هستند که به‌طور خودکار نخ را از سوراخ‌های ایجاد شده عبور می‌دهد. در صورتی که سوراخ کاری با مته انجام می شود، برای خارج کردن اسناد از گیره عجله نکنید تا سوراخ ها حرکت نکنند.
عکس: نحوه صحیح دوخت اسناد با نخ
هنگامی که از شما پرسیده شد که چگونه اسناد را با نخ به درستی بخیه کنید، باید گفت که برای این کار باید یک سوزن، نخ و ورق های بخیه معمولی بگیرید که فقط 2 سوراخ دارند.
پس از دوخت سند، باید انتهای نخ را در پشت سند ببندید و یک تکه کاغذ کوچک را روی گره حاصل بچسبانید.
پس از آن، یک کتیبه تأییدیه در مورد اینکه سند حاوی چند برگ است، توسط چه کسی تأیید شده است، ساخته می شود.این روش به گونه ای انجام می شود که کتیبه (چاپ) از مرزهای استیکر بیرون بزند. لازم به یادآوری است که صفحات مشمول شماره گذاری اجباری هستند. همانطور که تمرین نشان می دهد، دوخت صحیح اسناد با نخ ساده است، اما، متأسفانه، این روش محدودیت هایی دارد. بیش از 5 ورق برای سوراخ کردن با سوزن به اندازه کافی سخت است. بنابراین بهتر است در چنین مواردی از سوراخ پانچ استفاده کنید.
همانطور که در بالا ذکر شد، در صورت وجود بیش از 5 برگ اسناد، بهتر است از دوخت های دستی استفاده کنید. بیشتر بهترین راه حلمی توانید دستگاه هایی با درایو الکتریکی (پانچ های الکتریکی). برای انجام این کار، 4 سوراخ به طور مساوی در حاشیه سند توزیع شده است، اما به گونه ای که متن قابل خواندن باشد.
در مرحله بعد از بندکشی اسناد استفاده می شود که به کمک آن اسناد سفارش داده می شود و کنترل ایمنی آنها نیز تضمین می شود. این قوانین توسط مقررات مختلفی تنظیم می شوند. قراردادها، اسناد محضری، دفاتر نقدی، اسناد بانکی. این لیست همچنین شامل پرونده های شخصی، مجلات ثبت نام و همچنین فرم های گزارش دقیق است.
پس از دوخت و شماره گذاری کیس، باید یک کتیبه گواهینامه تهیه کنید. در عمل، این کار بر روی یک تکه کاغذ جداگانه انجام می شود که سپس در پشت کیس ثابت می شود. الزامی است که در کتیبه گواهی تعداد برگه های شماره گذاری شده ذکر شود.
این اطلاعات هم به صورت اعداد و هم به صورت کلمات نشان داده می شود.
لازم به ذکر است که سمت مسئول و رمزگشایی امضا بر روی کتیبه همراه درج شود. کتیبه آماده شده با چسب مرغوب چسبانده شده است. در عین حال، عملکرد آن نیز رفع گره است. به گونه ای که انتهای نخ آزاد باشد. همه اینها در انتها با یک مهر مهر و موم شده است که نقش آن باید روی برچسب و برگه باشد.
قلمرو ثبت یک نهاد تجاری در کد آماری منعکس شده است. آنچه هست را بخوانید
حق بیمه IP باید به موقع پرداخت شود. اطلاعات بیشتر
هر سازمانی آرشیو داخلی خود را دارد که سیستم سازی اسناد مختلف را ارائه می دهد. این شامل ثبت‌های حسابداری، سفارشات پرسنل و غیره می‌شود. اسنادی که برای انتقال بعدی به ذخیره‌سازی در آرشیو دولتی در نظر گرفته شده است لزوماً باید مطابق با GOST موجود از طریق یک روش آماده‌سازی طی شود.
و در سال 2019، هیچ کس این روش اجباری را لغو نکرد. بنابراین، سیستم عامل اسناد ارتباط خود را از دست نداده است.
وضعیتی که کارآفرینان با نیاز به فلش کردن اسناد مواجه می شوند غیر معمول نیست. ممکن است برای اداره مالیات، صندوق بازنشستگی یا برای بایگانی به اوراق نیاز باشد.
چسباندن اسناد یا چسباندن آنها با استپلر اکیدا ممنوع است. برای جلوگیری از مشکلات و عدم کسب شهرت به عنوان یک فرد بی سواد، باید بدانید که چگونه اسناد را مطابق با تمام الزامات فلش کنید.
در نگاه اول، ممکن است به نظر برسد که در منگنه کردن اسناد نباید هیچ مشکلی وجود داشته باشد، اما این کاملاً درست نیست. فرآیند باید با مسئولیت پذیری انجام شود تا اسناد در فرم مناسب باشند. بسیاری از چاپخانه ها می توانند این کار را با هزینه ای ثابت و در مدت زمان کوتاهی انجام دهند، اما هر کارآفرینی ریسک سپردن اوراق مهم به افراد غریبه را ندارد. برای اینکه هر بار از خدمات حرفه ای ها استفاده نکنید، ارزش این را دارد که نحوه فلش کردن صحیح اسناد را بیابید.
ساختارهای نظارتی راهنمایی خاصی در مورد این موضوع به کارآفرینان ارائه نمی دهند، بنابراین شما باید خودتان آن را کشف کنید. اطلاعات را می توان از توصیه های روش شناختیدر زمینه کسب و کار.
چگونه اسناد را به این روش فلش کنیم؟ برای این کار باید لوازم جانبی را تهیه کنید. شما باید نخ، سوزن و چسب داشته باشید. این فرآیند شامل سه مرحله است:
هر کارآفرینی ملزم به ارائه گزارش های مختلف از فعالیت های خود است، بنابراین آگاهی از نحوه فلش مدارک برای خدمات مالیاتی ضروری است. برای جلوگیری از ناهماهنگی، توصیه می شود با شخص مسئول در مورد قوانین چسباندن اسناد مشورت کنید.
فهرستی از تمام مقالات پیوست باید همراه با سند تمام شده گردآوری شود. موجودی باید در همان ابتدای پرونده ضمیمه شده و جداگانه شماره گذاری شود. همچنین ذکر تاریخ مدارک و تعداد برگه ها ضروری است. باید به خاطر داشت که شماره در برگه ها قرار می گیرد و نه در صفحات. اگر سند چند جلدی باشد، صفحات هر جلد جداگانه شماره گذاری می شود.
برای مقامات مالیاتی، باید اسناد را در 3 سوراخ فلش کنید، نه بیشتر و نه کمتر. فاصله بین سوراخ ها باید بیش از سه سانتی متر باشد. شما باید آنها را در قسمت های سمت چپ قرار دهید. سوراخ ها با یک بال یا یک سوزن ضخیم ایجاد می شود. سوراخ ها باید در وسط میدان باشد تا متن به وضوح قابل مشاهده باشد. همه سوراخ ها باید به گونه ای ساخته شوند که کاملاً زیر یکدیگر قرار گیرند.
اسناد مالیاتی باید فقط با سوزن سوراخ دار و با نخ یا نخ LSh-210 دوخته شوند. در موارد شدید، چشمک زدن با نخ نایلونی چند بار تا شده مجاز است.
نخ در پشت آخرین ورق خروجی است. انتهای آن که طول آن نمی تواند بیش از 6 سانتی متر باشد، باید بسته شود. برچسب طبق قوانین پذیرفته شده ساخته شده است و با امضا و مهر تأیید شده است. انتهای نخ باید آزاد باشد.
اگر سند برای بیش از ده سال ذخیره شود، باید پنج سوراخ انجام شود. در این مورد، برچسب باید از دستمال کاغذی ساخته شود.
شما باید نه تنها نحوه فلش کردن اسناد، بلکه نحوه انتخاب پوشش برای آنها را نیز بدانید. آنها می توانند سه نوع باشند: استاندارد، غیر استاندارد و آنهایی که برای آنها استفاده می شود ذخیره سازی طولانی مدتاوراق. به عنوان یک قاعده، اغلب ابعاد پوشش 229 در 324 میلی متر است، آنها برای ورق های A4 استفاده می شوند.
اگر سند بزرگتر است، باید یک جلد سفارشی ایجاد کنید. برای این کار می توانید با چاپخانه تماس بگیرید یا خودتان این کار را انجام دهید. آن دسته از کاغذهایی که نیاز به نگهداری بیش از 25 سال دارند باید در یک جلد محکم ساخته شده از مقوای ضخیم قاب شوند. اگر منظور از انتقال سند به بایگانی دولتی است، مواد جلد باید بدون اسید باشد.
بسته به شرایط نگهداری اسناد، ثبت نام می تواند دو نوع باشد:
روکش باید سخت باشد، از مقوای ضخیم ساخته شده باشد که ضخامت آن 0.35-1.5 میلی متر است. عناصر توضیحات باید مطابق با GOST 17914-72 مرتب شوند. هنگام تشکیل پرونده، باید به خاطر داشته باشید که متن باید به خوبی خوانده شود. تمام اقلام فلزی مانند گیره ها و منگنه ها باید برداشته شوند.
برای چشمک زدن در 4 سوراخ، باید یک جفت، یک دستگاه گیره، سوزن های بزرگ و نخ ها را تهیه کنید. اگر ورق های زیادی وجود دارد، بهتر است مته بگیرید.
قبل از فلش کردن مدارک، باید تمام اوراق را بررسی کنید و آنها را به ترتیب صحیح مرتب کنید. برگه های موجودی باید جداگانه شماره گذاری شود. در پایان یک شاهد لازم است.
اگر مورد به طور جزئی طراحی شده باشد، مقوا باید در بالا و پایین اعمال شود. در صورت طرح کامل، دوخت و صحافی با استفاده از چسب PVA ضروری است.
برای بستن پک باید از ظلم یا وسیله مخصوص استفاده کرد. سوراخ پایین و بالایی باید در فاصله 30 میلی متری از مرزهای مزرعه قرار گیرد. دو سوراخ باقیمانده در فاصله حدود 80 میلی متری از سوراخ های شدید قرار دارند.
انتهای نخ باید از طریق سوزن های مختلف رد شود و در سوراخ های میانی در سمت جلو نگه داشته شود. نخ از پشت از طریق سوراخ های شدید به سمت جلو بیرون آورده می شود. سپس به سوراخ های مجاور رزوه می شود. انتهای آن باید از پشت بسته شود.
گزارش‌دهی و مدیریت صحیح اسناد یکی از جنبه‌های ضروری فعالیت موفق است. بنابراین مدیران باید با مسئولیت تمام به این موضوع برخورد کنند و نحوه فلش صحیح اسناد را بدانند.
علیرغم معرفی گسترده فناوری های جدید و انتقال بخشی از کارهای اداری به شکل الکترونیکی، کاغذ حامل اصلی در اکثر شرکت های دولتی است. به خصوص کاغذ در دستگاه های نظارتی و اجرایی مختلف مانند مالیات، صندوق بازنشستگی، سازمان آتش نشانی، دادگاه ها، مؤسسات مالی و غیره مورد علاقه است. به همین دلیل است که هر کارآفرینی باید بتوانداسناد را به درستی صحافی کنید شماره و آنها را ثبت کنید. سفت‌افزار معمولاً با استفاده از نخ با سوزن، استپلر یا ماشین‌های مخصوص انجام می‌شود. در مورد نحوه صحیح دوخت اسناد و موارد بیشتر به شما خواهیم گفت.
در واقع هیچ کدام قوانین سختگیرانهو هیچ الزامی برای اسناد الزام آور وجود ندارد. با این وجود، GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی" و یک دستور از آرشیو فدرال 23 دسامبر 2009 شماره 76 وجود دارد که توصیه هایی در مورد سیستم عامل اسناد چند صفحه ای ارائه می دهد.
اسناد سفت‌افزار مناسب آنها را از جایگزینی محافظت می‌کند
چگونه همه چیز را درست انجام دهیم؟ شما به یک بال، یک سوزن کولی، یک نخ سیاه قوی، یک تکه کاغذ و چسب نیاز دارید. معمولاً کاغذها از طریق سه سوراخ دوخته می شوند - یکی در مرکز ورق حدود 1.5-2 سانتی متر از لبه ایجاد می شود ، دوم و سوم - در دو طرف سوراخ موجود به فاصله 3-5 سانتی متر. سوراخ ها عبارتند از ساخته شده با یک جفت - اگر قدرت کافی برای سوراخ کردن کل بسته را ندارید، می توانید آن را به چند قسمت تقسیم کنید. در زیر یک مثال می زنیم،نحوه فلش صحیح اسناد با موضوعات و عکس فرآیند.
توجه داشته باشید:اگر مته یا پیچ گوشتی و مته دارید، می توانید به سادگی یک بسته کاغذ را سوراخ کنید. قطر مته باید حدود 6-8 میلی متر باشد.
سیستم عامل بسته از پشت شروع می شود. نخ را از طریق سوزن رد کنید و آن را از سوراخ مرکزی بکشید و یک "دم" 7-10 میلی متری باقی بگذارید. سپس سوزن را از سمت جلو وارد سوراخ بالایی کرده و نخ را به پشت بکشید.
از سوراخ مرکزی شروع می کنیم، از بالا کشیده می شویم و به پایین می رویم
در مرحله بعد، باید سوزن را از سوراخ پایین بکشید، آن را به سمت جلو بیاورید و سپس آن را به سمت مرکزی به سمت "دم" موجود بکشید. اکنون می توانید نخ را برش دهید و حداقل 7 سانتی متر باقی بمانید (اگر نیاز به چاپ قاب دارید، 15 سانتی متر حاشیه بگذارید). ابتدا و انتهای نخ ها را گره بزنید و یک تکه کاغذ تمیز کوچک روی گره بچسبانید. اگر اینها کاغذهای مسئولیت پذیری دقیق هستند، "دم ها" با یک مربع کاغذ به آخرین ورق چسبانده می شوند و مهر و موم روی آن قرار می گیرد.
گره بعد از فلش مدارک با یک مربع کاغذ مهر و موم می شود
دوخت اسناد با نخ مجاز استو دو سوراخمعمولا این روش در حضور سوراخ پانچ انجام می شود. طرح کمی تغییر می کند - سوزن از پشت به سوراخ پایینی وارد می شود، یک "دم" حداقل 7 سانتی متر طول دارد. سپس سوزن و نخ از سوراخ بالایی باز می گردند. در مرحله بعد نخ را ببرید تا دم دوم به طول 7-10 سانتی متر به دست آید و آن را با دم اول گره بزنید. انتهای نخ پایین می رود و یک کاغذ مستطیلی به ابعاد 2 در 7-8 سانتی متر روی گره چسبانده می شود.
برای ثابت نگه داشتن بسته، می توانید آن را از طریق 4 سوراخ نیز بدوزید. در این حالت، سوزن از سوراخ دوم رزوه می شود، به سوراخ بالایی وارد می شود، دوباره از سوراخ دوم کشیده می شود و به سوراخ سوم و چهارم وارد می شود. دوخت روی سوراخ سوم انجام می شود و کل نوار نخ با کاغذ مهر و موم می شود.
توجه داشته باشید:استفاده از نخ معمولی برای منگنه کردن اسناد توصیه نمی شود، زیرا نسبتا شکننده است. باید آن را چندین بار تا کنید یا از ریسمان نایلونی مخصوص استفاده کنید.
گاهی اسناد را با نخ ماهیگیری شفاف به هم می دوزند اما با توجه به خصوصیات آن از نخ بدتر است. نکته اصلی این است که هر سه (چهار) سوراخ به صورت عمودی در یک خط ساخته می شوند. معمولاً 1.5 سانتی متر از لبه پهن ورق عقب می نشیند، فریمور همیشه از پشت شروع می شود تا گره ها در پشت باشند و ظاهر را خراب نکنند.
حتما تعداد صفحات را مشخص کنید و امضا کنید
بعد از اینکه یاد گرفتیماسناد را به درستی بدوزید بیایید نحوه تکمیل آنها را بیاموزیم. برای این، برگه ها شماره گذاری می شوند. دم ها با یک مستطیل کاغذی کوچک مهر و موم شده اند که روی آن با خودکار می نویسند: "دوخته شده، شماره گذاری شده، مهر و موم شده و امضا شده". در مرحله بعد، تعداد برگه ها به صورت دیجیتال و حروف الفبا مشخص می شود، مهر، نقاشی و حروف اول وارد می شود. لازم است این کار به گونه ای باشد که قسمتی از امضا و مهر هم روی مستطیل چسبانده شده باشد و هم روی آخرین برگه. این کار به این صورت انجام می شود که اگر فردی نخ را قطع کند، بلافاصله قابل مشاهده باشد. همچنین، تاریخ سیستم عامل و صدور گواهینامه به صورت دیجیتال معمولاً نشان داده می شود.
اسناد برای اطمینان از یکپارچگی آنها منگنه می شوند. شماره گذاری متوالی و همچنین بستن ورق ها با بند ناف یا نخ این مشکل را کاملا حل می کند.
گاهی اوقات توری طبق قوانین تعیین شده توسط سازمان ضروری است، گاهی اوقات - طبق قانون. در این مقاله به نحوه صحیح فلش کردن اسناد در کارهای اداری می پردازیم.
در کارهای اداری، اسناد اغلب به منظور انتقال آن به بایگانی یا هنگام ارائه آن به بانک و سایر موسسات مالی به هم متصل می شوند. همچنین، هنگام ارسال گزارش به صندوق های خارج از بودجه و خدمات مالیاتی فدرال، اسناد سیستم عامل مورد نیاز است. سند نه تنها باید دوخته شود، بلکه باید شماره گذاری شود. کاغذها را یا با نخ یا نوار و یا با کمک دستگاه های مخصوص به هم می دوزند.
منوط به سیستم عامل انواع زیرمستندات:
همچنین در هنگام درخواست شرکت در مناقصه و سایر موارد، دوخت برگه های اسناد ضروری است.
ویدئو - نحوه دوخت فایل ها قبل از بایگانی:
چارچوب نظارتی که امروزه رویه اسناد چشمک زن را تنظیم می کند بسیار گسترده است، با این حال، بسیاری از مقررات برای مدت طولانی به روز نشده اند.
بنابراین، قانون اصلی که روند اسناد چشمک زن را تنظیم می کند، دستور وزارت فدراسیون روسیه در مورد مالیات ها و عوارض مورخ 18 آوریل 2003 است که حاوی دستورالعمل های کلی برای پر کردن انواع خاصی از اوراق، از جمله چشمک زدن آنها است.
علاوه بر این سند، مقررات زیر قابل تشخیص است:
ویدئو - نحوه درست فایل کردن موارد:
سیستم عامل اسناد در برخی از زمینه های فعالیت با قطعنامه های جداگانه سازمان های مسئول در این زمینه تنظیم می شود. بنابراین، سیستم عامل در بخش بانکی توسط دستورالعمل بانک مرکزی فدراسیون روسیه "در مورد کار اداری در بانک مرکزی فدراسیون روسیه" تنظیم می شود.
الزامات ارسال اسناد به سازمان های دولتی با الزامات مربوط به اوراق هنگام تحویل، به عنوان مثال، در بایگانی متفاوت است. بنابراین، برای تشکیل پرونده به دادگاه یا اداره مالیات، باید قوانین زیر را رعایت کنید:
الزامات ویژه ای برای گزارش های حسابداری اعمال می شود، در حالی که گره در صفحه آخر باید با دستمال کاغذی مهر و موم شود.
اسناد را می توان با نخ و توری یا روبان دوخت. این فرآیند باید با مسئولیت پذیری انجام شود، زیرا اگر فریمور بی کیفیت و ضعیف باشد، می توان کاغذها را به راحتی از هم جدا کرد، که نباید اجازه داد، زیرا آنها را به هم چسبانده اند تا سند دیگری به آنها یا بخشی از آن متصل نشود. می تواند گم شود.
علاوه بر این، اگر در حال دوخت کاغذ برای ارسال هستید ارگان های دولتی، سپس یک سیستم عامل نادرست اجرا شده ممکن است منجر به این واقعیت شود که خدمات مالیاتی فدرال، وجوه خارج از بودجه یا دادگاه به سادگی از پذیرش آنها امتناع می ورزد.
سیستم عامل در 2 سوراخ خود ساده است. سوراخ ها را می توان با سوزن یا با سوراخ سوراخ کرد. البته عبور نخ، روبان یا بند ناف از سوراخ های ایجاد شده توسط سوراخ پانچ راحت تر است.
سوراخ ها باید از لبه سمت چپ ورق (مانند یک کتاب معمولی) حدود 1-2 سانتی متر از آن باشد. بعد از اینکه کاغذ را سوراخ کردید باید نخ را چندین بار از سوراخ رد کنید و انتهای نخ را با گره در صفحه آخر ببندید.
ویدئویی که نحوه دوختن اسناد را با نخ ها از طریق 2 سوراخ نشان می دهد:
در گوشه سمت راست بالای هر برگه، باید شماره صفحه را قرار دهید.
پس از آن باید مدارک دوخته شده را با چسباندن کاغذ 3×5 سانتی متری روی انتهای نخ محکم کنید تا انتهای آن از زیر آن بیرون بیاید. کتیبه "دوخته شده و شماره گذاری شده" روی کاغذ قرار می گیرد و تعداد صفحات نیز مشخص شده است. پس از آن، بسته به محل ارائه اوراق، مشخصاتی مانند امضای رسمی، مهر، تاریخ روی کاغذ درج می شود.
وضعیت با سیستم عامل سه سوراخ تا حدودی پیچیده تر است، به خصوص اگر بلافاصله ورق ها را با نخ و سوزن سوراخ کنید و از سوراخ سوراخ استفاده نکنید. برای دوخت کاغذ به سه سوراخ، مراحل زیر را دنبال کنید. دستورالعمل های گام به گامبا طرحواره:
این ویدئو به وضوح نحوه دوختن اسناد را به 3 سوراخ توضیح می دهد:
این نوع فریمور فقط برای اسنادی انجام می شود که دارای اهمیت خاصی هستند.
برای دوخت اسناد به 4 سوراخ، نمودار زیر و دستورالعمل های گام به گام را دنبال کنید:
اگر سندی که قرار است منگنه شود حاوی ورق های زیادی باشد، می توان چهار سوراخ را با استفاده از سوراخ کن، مته یا دستگاه مخصوص آماده کرد.
در صورت دوخت صحیح مدارک، شماره گذاری ورق ها و چسباندن کاغذ در بالای بسته با نوشته "دوخته شده، شماره گذاری شده و مهر و موم شده با مهر ورق ______ (______) باقی مانده است و مشخصات لازم گواهی نامه را درج کنید. سمت، امضا و نام کامل).
ویدئو - نحوه دوختن کیس به 4 سوراخ:
برخی از کاغذها ممکن است در گوشه، یعنی در گوشه سمت چپ بالا منگنه شده باشند. برای این کار باید یک یا دو سوراخ در گوشه ایجاد کنید و نخ را چندین بار از آنها رد کنید.
ویدئو - نمونه ای از دوخت اسناد از طریق گوشه:
یک ورق کاغذ، مانند موارد دیگر، به یک گره نخ چسبانده می شود و جزئیات لازم برای صدور گواهینامه روی آن قرار می گیرد.
در بیشتر موارد، شماره گذاری ورق ها در طول سیستم عامل مشکلی ایجاد نمی کند، با این حال، لازم است برخی از تفاوت های ظریف را در نظر گرفت:
پس از فلش و شماره گذاری برگه ها، بسته مستندات باید گواهی شود. برای محکم کردن آن، کاغذ به گره نخ در پشت چسبانده می شود تا انتهای نخ آزاد بماند.
روی کاغذ، باید تعداد برگه ها را (هم به صورت اعداد و هم به صورت کلمات) مشخص کنید. در صورت وجود صفحات پاره یا آسیب دیده در سند صحافی شده، می توان آن را در برگه گواهی نیز نشان داد.
علاوه بر این، نام کامل، موقعیت و امضای شخصی که ورق ها را دوخته یا آنها را تأیید می کند (مثلاً سر) را نشان می دهد. یک مهر و موم در بالای کاغذ به گونه ای قرار می گیرد که نقش آن هم روی کاغذ گواهی و هم بر روی آخرین برگه باشد.
هنگام فلش زدن، یک کارمند ممکن است یکسری اشتباهات را مرتکب شود که خوشبختانه می توان آنها را اصلاح کرد. رایج ترین آنها را در نظر بگیرید:
اسناد سفت‌افزاری مورد نیاز است تا امکان جایگزینی یا درج ورق‌ها در آن حذف شود. بسته به اهمیت سند، می توان آن را به 2، 3 یا حتی 4 سوراخ دوخت. بعد از سفت‌افزار، برگه‌ها شماره‌گذاری می‌شوند و یک کاغذ گواهی به گره متصل می‌شود که تعداد برگه‌ها و نام شاهد را نشان می‌دهد. یک تمبر، تاریخ و سایر جزئیات ضروری در بالای کاغذ قرار می گیرد.
ویدئو - چشمک زدن اسناد برای آرشیو و ساخت جلد گالینگور:
