این سند باید در صورتی صادر شود که کارمند (مهم نیست در چه سمتی در این شرکت اشغال می کند) لازم است موضوع مهمی را به اطلاع رئیس شرکت برساند و بفهمد که موضوع بدون دخالت شخصی او قابل حل نیست.
توجه!یک یادداشت اغلب با یک یادداشت اشتباه گرفته می شود.
این دو دسته از درخواست‌های کتبی در شرکت در مهمترین چیز واقعاً مشابه هستند - ماهیت آنها اطلاعاتی است و متضمن اقدامات خاصی از طرف شخصی است که مورد خطاب قرار می‌گیرد.
آنها به یک یا یک متخصص دیگر یا فعالیت های یک واحد خاص مربوط می شوند. با این حال، یادداشت به صورت سلسله مراتبی رنگی است: همیشه از پایین به بالا نوشته می شود، یعنی از یک متخصص سطح پایین به سمت بالاتر.
رسمی را می توان خطاب به نماینده ای هم رتبه با نویسنده و شخصی که در جایگاه پایین تری قرار دارد. علاوه بر این، به نمایندگان سازمان های شریک نیز خطاب می شود. در واقع یادداشت یک زیرگونه یادداشت خدماتی و همچنین یادداشت توضیحی است.
در مورد تفاوت یادداشت و تفاهم نامه به نظر متخصص مراجعه کنید.
او باید، اما در مواردی که می خواهد چیزی را به متخصص یا رئیس یک بخش برساند و منتظر اقدامات خاصی در پاسخ است.
همانطور که قبلا ذکر شد، نمونه خاصی برای چنین کاغذی وجود ندارد. با این حال، قوانینی برای نوشتن وجود دارد، طبق قوانین ارتباطات تجاریو همچنین مقررات داخلی یک شرکت خاص.
نمونه هایی از چنین یادداشت، به عنوان یک قاعده، در اسناد محلی شرکت - به صورت کاغذی یا ارائه شده به کارمند همراه با ایمیل شرکت داخلی است. در مورد دوم (اگر مرسوم است که شرکت شما به درخواست ها به صورت الکترونیکی رسیدگی کند)، باید از تابع رسید خواندن استفاده کنید.
بله مشابه سند همیشه حاوی:
نوشتن مختصر و دقیق الزامی است، به یاد داشته باشید که زمان کار برای هر کارمند محدود است و گران است.
مهم!اشتباه در زبان نوشتاری مجاز نیست. همچنین باید از عبارات ناشیانه و بیش از حد گیج کننده و دست و پا گیر که می توانند به صورت مبهم تعبیر شوند و معنای آنچه را که می خواهید منتقل کنید، مخدوش کنند، خودداری کنید.
اصل نوشتن همیشه یکسان است: چه اتفاقی افتاد - چه می‌خواهید - چرا فکر می‌کنید فردی که مورد خطاب شماست باید چنین کند. وزن اضافی با نوشتن یادداشت روی سربرگ با آرم شرکت داده می شود.
همچنین خوب است که عواقبی را که وضعیت فعلی برای تجارت به همراه دارد و اینکه چگونه مداخله مخاطب را اصلاح می کند، مشخص کنید. به عنوان مثال، شخصی روال داخلی را زیر پا می گذارد و اختلاف را به تیم وارد می کند، در نتیجه عدم اتحاد در بخش ایجاد می شود، روحیه تیمی لازم برای افزایش فروش نقض می شود.
بهتر است به یک سبک تجاری و خنثی پایبند باشید.هنگام درخواست بر این اساس، نباید از عبارات سخیف، عامیانه، نقدهای رنگی احساسی، به ویژه توهین آمیز، توهین آمیز یا غیراخلاقی استفاده کرد.
اگر از مخاطب نه یک، بلکه چندین عمل می خواهید، باید آنها را در یک لیست شماره گذاری شده، هر کدام در یک خط جدید، با یک نقطه ویرگول از هم جدا کنید.
چگونه با توجه به مدل به کارگردان یادداشت بنویسیم؟ در گوشه سمت راست بالا، یک "سرصفحه" از سند ترسیم شده است - کاغذ به چه کسی و به کدام واحد منتقل می شود، حتما موقعیت و اطلاعات گذرنامه را مشخص کنید. در زیر، در مرکز - یک یادداشت و هدف آن (به عنوان مثال، برای تعمیرات، یا برای حذف، برای افزایش یا پاداش به یک کارمند،)، همچنین یک شماره ثبت وجود دارد.
متن زیر نوشته شده است - اصل موضوع، ابتدا قسمت اطلاع رسانی است، سپس آنچه می خواهید (مثلاً از شما می خواهم در مورد فلان حادثه دستور بازرسی صادر کنید) یا از شما می خواهم تجهیزات زیر را جایگزین کنید. در فلان بخش (اول گفتن چرا این کار انجام شود و وضعیت تجهیزات موجود چگونه است).
در اینجا یک مورد خاص است نمونه ای از این که چنین کاغذی ممکن است به نظر برسد.
مدیر کل Lotos-V LLC
سرگئیف سرگئی سرگیویچ
از مدیر ارشد فروش Ivanova I.I.
یادداشت شماره 21
(برای تعمیر و تعویض تجهیزات)
توجه شما را جلب می کنم که در بخش فروش Lotos-M LLC تجهیزات کامپیوتری برای کارهای بعدی نامناسب بوده و نیاز به تعویض و تعمیر دارند. بنابراین در حال حاضر از 8 رایانه (بر اساس یک رایانه برای دو کارمند)، 5 رایانه کاملاً از کار افتاده و 2 رایانه دیگر توسط مدیر سیستم به عنوان مشمول تعمیر شناخته می شوند. با توجه به این حادثه، تعامل با مشتریان کند شده است. کارمندان مجبور به استفاده از لپ تاپ ها و تبلت های شخصی هستند که با خود آورده اند. چاپگر نیز به دلیل قدیمی بودن بسیار غیر قابل تعمیر اعلام شده است.
از شما می خواهم که:
خالصانه
مدیر ارشد فروش، ایوانووا ایرینا ایوانونا (امضا).
بنابراین، واضح است که اگر یک کارمند از کارمند دیگری چیزی بخواهد، خیلی کمتر از رئیس، این است باید به صورت مکتوب و مطابق با مدل ایجاد شده در یک شرکت خاص انجام شود، مطابق با اخلاق تجاری.
فقط این تضمین می کند که تجدید نظر شما نادیده گرفته نمی شود و پاسخی جامع به آن داده می شود و تنها در این صورت است که درخواست تجدید نظر شما منطقی تلقی می شود و نه به عنوان یک درخواست خصوصی که مدیریت (عالی یا عمومی) بتواند از آن چشم پوشی کند. .
تقریباً تمام کارهای مهم مردم از طریق مکاتبه انجام می شود.
بنابراین، توانایی صحبت کردن به تنهایی کافی نیست.
لوک دو وونارگس
بیایید در مورد یادداشت به عنوان ابزار اصلی ارتباطات داخلی صحبت کنیم، سندی که می تواند روابط داخلی را ساده کند، تبادل سریع اطلاعات را تضمین کند و یک وضعیت بحث برانگیز را حل کند.
یادداشتدر مکاتبات تجاری سازمان های خصوصی به عنوان یک خارجی باقی می ماند. در سازمان های دولتی، برعکس، بیشتر اسناد داخلی یادداشت است.
اغلب در سازمان های تجاری، یادداشت به عنوان یک تشریفات بی معنی تلقی می شود، اما این عنصر مدیریت اسناد داخلی سازمانی، به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از فرهنگ سازمانی، پتانسیل ارزشمندی برای توسعه کسب و کار دارد.
مبنای نگرش شدید منفی تعدادی از مدیران سطح سازمان های تجاری به یکی از مهم ترین اسناد داخلی که مبنای تصمیم گیری های مدیریتی است چیست؟ دلایل ممکن:
سطح پایین فرهنگ ارتباطات تجاری، فقدان استانداردهای شرکتی، تصمیمات مدیریت با اراده قوی در زمینه مدیریت اسناد داخلی؛
عدم وضعیت رسمی، زیرا یادداشت در طبقه بندی اسناد مدیریت گنجانده نشده است.
در دسترس بودن وسایل ارتباطی الکترونیکی. مدیران نمی خواهند زمان خود را برای رسمی کردن فرآیندهای مدیریتی صرف کنند، ترجیح می دهند چند کلمه حضوری مبادله کنند، با تلفن همراه تماس بگیرند، ایمیل یا اسکایپ بنویسند و غیره.
اما دلیل دیگری هم وجود دارد: گاهی اوقات مدیران در رسمی سازی سیستم اسناد داخلی کارشکنی می کنند. رد اطلاعات مستند در مورد وضعیت امور در سازمان، دستورالعمل ها به یک مقام یا مثلاً دستورالعمل هایی در مورد روش انجام اقدامات در شرایط خاص دشوار است. کار در هرج و مرج دارای مزایای خاصی است: هیچ چیز ساده تر از رد واقعیت انتقال اطلاعات شفاهی و همچنین دستورالعمل های داده شده به صورت جداگانه نیست. همه با شرایطی آشنا هستند که یک کارمند به طور منظم دستورالعمل های منحصر به فرد متقابل را به صورت شفاهی دریافت می کند، عدم رعایت هر یک از آنها مستلزم مجازات های اداری است.
یادداشت یک نامه تجاری داخلی است که با آن می توانید به سرعت و کارآمد مسائل فعلی تولید را حل کنید.
هدف اصلی یک یادداشت، تبادل اطلاعات رسمی بین کارکنان همان سازمان است که از نظر وضعیت رسمی برابر هستند.
اهداف جمع آوری یادداشت ها می تواند متفاوت باشد:
ارتباطات افقی رؤسای واحدهای ساختاری/ مسئولین در حل مسائل و مشکلات کلی تولید.
ارتباط موثر:
تبادل اطلاعات عملیاتی بین زیرمجموعه‌ها و شعب ساختاری/مستقل؛
درخواست اطلاعات مرجع؛
برگزاری دوره آموزشی؛
همراه با پیام دیگر (یادداشت همراه)؛
حل مسائل جاری پشتیبانی اداری، اقتصادی، لجستیکی، اطلاعاتی و غیره.
حل و فصل شرایط اختلاف و تعارض.
توانایی تنظیم دقیق اسناد داخلی، از جمله یادداشت ها، در موقعیت های بسیار پیچیده و گیج کننده کمک می کند.
اول از همه، یک یادداشت دستیار اصلی کارمندان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (از این پس - DOW) در شرایط بحث برانگیز است.
متأسفانه رؤسای بخش های اصلی ساختاری هنگام کار با اسناد و مدارک بر روی کارکنان بخش های کمکی اغلب سعی می کنند کاستی های بخش را حذف کنند. به عنوان مثال، مدیریت یک واحد ساختاری دستور یک مدیر بالاتر را به موقع انجام نداده است، اما مسئولیت این امر به خدمت مؤسسه آموزشی پیش دبستانی می رسد که گویا ارسال نامه ارسالی را به تاخیر انداخته است.
یک یادداشت به رد اتهامات بی اساس کمک می کند. یادداشتی که حاوی حقایق، مهلت، نام کامل است. کارمندان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی که کار را با کیفیت و به موقع انجام دادند، با درخواست های تأیید (کپی کارت های ثبت نام، گزیده ای از سیاهه های ثبت نام و غیره)، اغلب به حفظ عینیت، تشخیص ادعا به عنوان بی اساس، بازیابی کمک می کند. شهرت تجارییک کارمند خاص و خدمات پیش دبستانی به عنوان یک کل (مثال 1).
متن یادداشت باید به وضوح هدف پیام را به صورت قابل دسترس و مختصر بیان کند. اطلاعات ناقص یا اضافی درک اصل مسئله را برای مخاطب دشوار می کند و ممکن است منجر به تفسیر مبهم و در نتیجه عدم دستیابی به نتیجه مطلوب شود. اثربخشی یک یادداشت به این بستگی دارد که ساختار سند چقدر خوب ساخته شده است و آیا استدلال ها منطقی هستند یا خیر.
یادداشت های خدمات معمولا تخته سنگ تمیزکاغذ سایز A4 با این حال، سازمان های تجاری اغلب از سربرگ برای این منظور استفاده می کنند، که طبق بند 4.7 GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه". سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات مربوط به کاغذبازی" شامل:
نشان سازمان یا علامت تجاری (علامت خدمات)؛
نام شرکت؛
کد سازمانی؛
شماره ثبت ایالت اصلی (OGRN) یک شخص حقوقی؛
شماره شناسایی مالیات دهندگان / کد دلیل ثبت نام (TIN/KPP)؛
داده های مرجع در مورد سازمان؛
محل تدوین یا انتشار سند.
علاوه بر این، برخی از کارشناسان در صفحات مجلات و اینترنت به عنوان نمونه نمونه هایی از یادداشت هایی را که روی سربرگ ها تنظیم شده است ذکر می کنند.
بدون شک تنظیم همه اسناد به صورت بی رویه در یک فرم آسان تر است. اما نوشتن یادداشت به رئیس اداره همسایه در فرمی که حاوی داده های مرجع، TIN، PSRN و غیره باشد، منطقی نیست. به علاوه سربرگ سازمان حداقل 20 درصد از حجم کل صفحه اول را به خود اختصاص می دهد و اغلب اطلاعات لازم در یک برگه نمی گنجد. به نظر یک چیز کوچک است، اما در یک سازمان بزرگ، چنین چیزهای کوچک منجر به هدر رفتن هزینه ها می شود، نه صرفه جویی در هزینه.
پیدا کنید که در چه فرمی می توانید یادداشت تهیه کنید (در صورت تمایل).
انواع فرم های اسناد در بند 4.6 GOST R 6.30-2003 تعیین شده است.
در همین حال، GOST R 7.0.97-2016 «سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات. اسناد سازمانی و اداری. الزامات اسناد»، که از 1 ژوئیه 2018 لازم الاجرا می شود، قبلاً حاوی توضیحاتی در مورد فرم های سازمان است (بندهای 5.8 و 6.6).
از این نتیجه می شود که استانداردها صدور یادداشت روی سربرگ را توصیه نمی کنند. اما اگر تمایل به انجام مکاتبات داخلی بدون شکست در فرم زیاد باشد، می توان فرمی را برای نوع خاصی از سند - یک یادداشت - در LNA ایجاد و تعمیر کرد.
مطابق با GOST R 6.30-2003، جزئیات زیر باید در قالب یک نوع سند خاص (در مورد ما، یک یادداشت) گنجانده شود (مثال 2):
03 - "نماد یا علامت تجاری (علامت خدمات) سازمان"؛
08 - "نام سازمان"؛
10 - « نام نوع سند » ;
11 - "تاریخ سند"؛
12 - «شماره ثبت سند»؛
14 - «محل تنظیم یا انتشار سند».
15 - "آدرس" (نام واحد ساختاری و سمت کارمندی که یادداشت برای او ارسال می شود).
18 - « سر به متن » ;
20 - "متن سند"؛
21 - "علامت حضور برنامه"؛
22 - «امضا»؛
27 - «یادداشت در مورد مجری».
اگر تعداد کل گیرندگان بیش از چهار باشد، باید یک لیست پستی ایجاد شود.
متن، که به پاراگراف های منطقی کامل تقسیم شده است، خواندن و درک را تسهیل می کند، به هر فکر یک کاملیت منطقی می بخشد و به مخاطب اجازه می دهد تا متن سند را بهتر مرور کند.
متن یادداشت معمولاً شامل موارد زیر است:
از مقدمه (بخش مقدماتی)؛
بخش اصلی؛
بخش پایانی (نتیجه گیری، پیشنهادات، درخواست ها و ...).
مقدمه هدف از نگارش یادداشت را آشکار می کند، حاوی ارجاعاتی به تاریخ ها، اسناد و حقایقی است که منجر به تدوین آن شده است. اطلاعات مندرج در مقدمه ممکن است مختصر یا مبسوط باشد. مقدمه به آرامی به قسمت اصلی منتهی می شود.
اندازه بدنه بسته به هدف یادداشت متفاوت است و می تواند چند خط یا چند صفحه متن چاپ شده باشد.
هدف اصلی بخش اصلی توضیح، متقاعد کردن، القای عمل است، یعنی رسیدن به نتیجه. این قسمت از متن است که محتوای یادداشت را به طور کامل آشکار می کند. قسمت اصلی شامل بزرگترین عددمطالب واقعی، که نه تنها باید اطلاع رسانی کند، بلکه متقاعد کند. در صورت وجود، برنامه ها نیز باید در آنجا ذکر شوند.
بخش پایانی یا خلاصه‌کننده یادداشت نوعی خلاصه است که موارد فوق را تأیید می‌کند، حاوی نتیجه‌گیری، درخواست، پیشنهادات خاص برای حل مسئله است. هر چه عبارت خلاصه واضح تر و واضح تر باشد، احتمال تصمیم گیری در مورد مسائل به موقع بیشتر است.
مسائل مربوط به ثبت و پس از آن انتقال به مخاطب یادداشت ها اغلب باعث اختلاف نظر می شود. چه کسی باید یادداشت ها را ثبت کند؟ سرویس DOW؟ واحدهای ساختاری؟ منشی ها؟ آیا آنها حتی نیاز به ثبت نام دارند؟ چه کسی و چگونه باید یادداشت ها را منتقل کند تا به موقع به دست مسئولان ذینفع برسد؟
بدون شک حل این مسائل در اختیار خود سازمان است که در دستورالعمل کارهای اداری آن باید بخشی به کار با اسناد داخلی اختصاص داده شود. قوانین تعیین شده در LNA و روش اقدامات آنها به جلوگیری از اختلاف نظر کمک می کند.
اگر چنین سندی وجود نداشته باشد چه؟ البته برای ایجاد آن از طریق رسمی کردن مراحل تدوین، پردازش و انتقال اسناد رسمی داخلی. رسمی‌سازی به ساده‌سازی بسیاری از فرآیندهای تجاری کمک می‌کند، که تأثیر بسیار مثبتی بر نظم کلی در سازمان دارد.
لازم است کار را با تجزیه و تحلیل جریان یادداشت ها شروع کنید: حجم و مسیرهای آن را تعیین کنید، بخش های آشکارا غیر ضروری را در مسیر سند حذف کنید. برای تعیین کارآمدترین مسیر سند، از شکستن ساختارهای قدیمی و نامناسب، تصحیح و تصحیح اشتباهات در تدارکات نترسید.
چندین گزینه برای مسیریابی یادداشت ها وجود دارد - با مشارکت سرویس DOW (طرح 1) و بدون آن (طرح 2). بیایید دریابیم که کدام یک از این طرح ها مؤثرتر است.
برای ارائه اطلاعات به مدیریت در مکاتبات تجاری، از گزارش ها، یادداشت های تحلیلی و توضیحی استفاده می شود. در نتیجه، منشی در زنجیره پذیرش و ارسال یادداشت‌ها بین مقامات هم‌طراز حلقه‌ای اضافی است.
اگر سازمان هنوز روشی برای انتقال یادداشت ها با دریافت نشان پذیرش داشته باشد، گیرنده برای دریافت امضا می کند، موقعیت، تاریخ و زمان دریافت سند را (در صورت لزوم) نشان می دهد. علامت رسید روی یک کپی از برگه خدمات ثابت می شود که به واحد آدرس دهی بازگردانده می شود.
علامت رسید را می توان با مهر "دریافت" جایگزین کرد که حاوی فیلدهایی برای نشان دادن تاریخ دریافت، نام کامل است. و امضای مقام رسمی (شکل).
برنج. علامت رسید را می توان با مهر "دریافت" جایگزین کرد
در صورتی که واحد سازه دارای سمت منشی (منشی واحد/بخش/بخش) نباشد، برای ثبت اسناد از جمله داخلی، تعیین مسئول امور اداری الزامی است. مسئولیت کارهای اداری توسط رؤسای بخش های ساختاری تعیین می شود. به عنوان یک قاعده، آنها کارمندی را منصوب می کنند که بار سنگینی ندارد وظایف رسمی. دراز کشیدن ویژگی های اضافیبه سفارش یا سفارش تایید شده و در شرح وظایف ثبت می شود.
یادداشت های خروجی در مجله مکاتبات داخلی (خروجی) واحد ثبت می شود (مثال 3). هنگام ثبت یادداشت های خروجی، موارد زیر نشان داده شده است:
شماره ثبت سند؛
مخاطب (بخشی که یادداشت خدمات به آن ارسال می شود)؛
تعدادی از صفحات؛
در دسترس بودن برنامه های کاربردی؛
تاریخ اجرا؛
نام و نام خانوادگی. کارمندی که یادداشت را تهیه کرد.
یادداشت را می توان اسکن کرد و از طریق ایمیل ارسال کرد.
در صورت نیاز به انتقال اصل، مسئول امور اداری در واحد ساختاری می تواند برنامه ای برای انتقال یادداشت ها به مخاطبان - یک بار در روز، 2 بار در روز و غیره - تنظیم کند.
یادداشت های فوری (با مهلت مشخص شده) باید فورا ارسال شود. می‌توانید یادداشت‌ها را مستقیماً یا از طریق سلول‌هایی که در سرویس DOW مجهز شده‌اند با شماره و/یا نام واحدهای ساختاری به واحد مخاطب منتقل کنید. در عین حال، سرویس DOW در فرآیند انتقال اسناد شرکت نمی کند.
ثبت یادداشت های دریافتی. پس از دریافت یادداشت در واحد گیرنده، مقام مسئول امور اداری در واحد گیرنده آن را به عنوان سند ورودی داخلی در ثبت مکاتبات داخلی (ورودی) واحد (مثال 4) با مشخصات زیر ثبت می کند:
شماره ثبت ورودی؛
تاریخ دریافت (ثبت نام)؛
تعدادی از صفحات؛
برنامه های کاربردی؛
تاریخ اجرا؛
پیمانکار (مقام رسمی که یادداشت برای او ارسال می شود).
مسئولیت رعایت مهلت های مشخص شده در یادداشت بر عهده مقامی است که آن را خطاب قرار داده است. آغازگر یادداشت و / یا یک مقام بالاتر می تواند مهلت های اجرای سند را تغییر دهد.
با این حال، متخصصان بخش های تخصصی ساختاری اغلب چنین پیشنهاداتی را خراب می کنند. تلاش برای سپردن عملیات اداری حتی جزئی به آنها با واکنش فعال مواجه می شود. تا حدودی حق با کارشناسان است. به یاد داشته باشید، I.A. کریلوا: "مشکل این است که اگر کفاش پای ها را شروع کند، و پایمان چکمه ها را بسازد، و همه چیز راحت پیش نمی رود"؟
در صورت صدور دستور یا دستورالعمل مناسب با امضای رئیس سازمان می توان از درگیری آشکار با متخصصان بخش های تخصصی جلوگیری کرد. در این مورد، آغازگر باید رئیس مؤسسه آموزشی پیش دبستانی یا شخص دیگری مسئول کار اداری باشد. به نفع اوست که برخی از کارکردهای قدیمی را از خود حذف کند، کار را با جریان اسناد ساده کند، مسیرهای مؤثری برای حرکت آنها ایجاد کند و از بین رفتن اسناد داخلی را حذف کند.
به محض اجرای چنین طرحی، نارضایتی کارمندان کاهش می یابد، زیرا زمان ثبت نام به میزان قابل توجهی کاهش می یابد و خود ثبت نام شفاف می شود.
شرایط نگهداری یادداشت ها در فهرست اسناد بایگانی معمولی مدیریتی که در جریان فعالیت ها تولید می شوند موجود است. سازمان های دولتی، دولت ها و سازمان های محلی، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی (مصوب به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558، اصلاح شده در 16 فوریه 2016، از این پس به عنوان فهرست 2010 نامیده می شود) (جدول) .
هر سازمانی که با موفقیت کار می کند یک ارگانیسم زنده و دائماً در حال تغییر است و کار اداری انعکاسی از سیستم مدیریت این ارگانیسم است. آیا دوست دارید همگام با زمان باشید، در خط مقدم باشید؟ سعی کنید با یادداشت ها شروع کنید - این اولین گام به سمت یک گردش کار منظم خواهد بود و تدارکات تأیید شده مسیرهای اسناد داخلی اولین گام در مبارزه با هرج و مرج مدیریتی خواهد بود. نمونه هایی از یادداشت ها در زیر آورده شده است (مثال 5-10).
نمونه هایی از خاطرات
بسیاری از کارمندان فقط با شنیده ها از اسناد داخلی سازمان اطلاع دارند - یادداشت ها با موارد رسمی اشتباه گرفته می شوند و به اشتباه جمع آوری می شوند. این کار عملکرد اصلی چنین اسنادی - ارتباطات رسمی در تیم را نقض می کند که منجر به عدم امکان کار هماهنگ می شود. به همین دلیل است که موضوع تنظیم یادداشت، تفاوت ها و شباهت های آن با سایر مقالات، مشخصات نگارش مطرح می شود.
وسیله ارتباطی بین مقامات، تقسیمات ساختاری. گاهی اوقات به عنوان سندی در مورد تکمیل یک کار / کار تعریف می شود، اگرچه ممکن است شخصیت متفاوتی داشته باشد. نمونه هایی که در این مقاله مورد بحث قرار خواهند گرفت فقط محتوای احتمالی یک یادداشت را منعکس می کنند.
به طور رسمی، طبقه بندی اسناد مدیریتی حاوی اطلاعاتی در مورد چنین کاغذی به عنوان یادداشت نیست. نمونه ای از نحوه نوشتن آن ارائه نشده است، اما این واقعیت را نفی نمی کند که چنین سندی به دلایلی به طور گسترده در حوزه کار توزیع شده است.
یادداشت به عنوان یک سند پشتیبانی که اغلب استفاده می شود شناخته می شود. مسئولیت اطمینان از ارتباط بین عناصر سیستم کار، یعنی کارکنان را بر عهده دارد. چرا این سند اینقدر محبوب است؟ بسیاری از لحظات کاری را می توان و باید بدون دخالت پست های ارشد حل کرد - این استقلال و کارایی بخش ها را به طور مستقل و به عنوان یک سیستم به عنوان یک کل ثابت می کند.
تفاوت یادداشت فوق در این است که دومی متضمن توسل به درجات بالاتر است و یادداشتی که در ادامه به نمونه ای از آن پرداخته خواهد شد، ارتباطی را در سطح افقی ایجاد می کند. این ممکن است درخواست تجدید نظر برای مدیر بخش دیگری یا رئیس بخش دیگری باشد. در هر یک از موارد، تا زمانی که افراد ذکر شده دارای سمت های معادل باشند، می توان از یک یادداشت صحبت کرد. هنگامی که نابرابری به وجود می آید، باید آن را ترسیم کرد، برخی از مثال های ارائه شده در اینجا می توانند در تعریف مبهم باشند، دلایل آن بعداً مورد بحث قرار خواهد گرفت.
معمولاً یادداشت ها در مورد مسائل پشتیبانی نوشته می شوند: اطلاعاتی، اقتصادی، لجستیکی یا سازمانی. اغلب، یک یادداشت ممکن است حاوی نوعی درخواست یا پیشنهاد باشد. برای هر یک از عناصر ساختاری، معمولاً برخی از موضوعات در اولویت هستند و با حوزه ای که خود عنصر در آن عمل می کند، همبستگی دارد.
اجرای یادداشت نیز مانند تنظیم تفاهم نامه انجام می شود. بنابراین فقط محتوا تغییر می کند. ثبت یادداشت ها توسط GOST تنظیم می شود. این به شما امکان می دهد تا یکنواختی طراحی تمام اسناد مدیریتی را حفظ کنید.
نمونه ای از نحوه نوشتن یادداشت:
بخش فناوری اطلاعات ( بالای صفحه، سمت چپ)
رئیس سرویس امنیتی بالا، با سمت راست ) لیوبچنکو آر. ال.
یادداشت
14.09.2015 № 11
در روز جمعه 1394/09/17 پایه مادی و فنی تعویض خواهد شد. در همین راستا خواهشمند است جهت انجام این کارها امکان دسترسی کارکنان سازمان انضباط عمومی «امیر» به شرح زیر را فراهم نمایید:
رئیس بخش ( از سمت چپ) _painting_ Antipov R. D. ( در سمت راست)
طراحی یک یادداشت فرمت برگه معمولی را در نظر می گیرد - A4.
اساساً، آنالوگ یک پیام صوتی، یک یادداشت دارای تعدادی مزیت نسبت به ارتباطات کاری معمول است:
پیامدهای منطقی این امر عبارتند از:
نوشتن یادداشت ممکن است دارای ویژگی های زیر باشد:
یادداشت، که نمونه ای از آن در بالا ارائه شد، ماهیت اطلاعاتی دارد، زیرا رئیس یک بخش به دیگری در مورد کار آینده اطلاع می دهد، علاوه بر این، دستورالعمل ساده ای در مورد آنچه که باید انجام دهد ارائه می دهد.
دو نکته آخر اغلب با هم وجود دارند: گزارش پاسخی به ابتکار (درخواست) است.
نحوه صحیح نوشتن یادداشت را بر اساس مثال ارائه شده در نظر بگیرید. بنابراین، این سند باید شامل موارد زیر باشد:
متن نیز به نوبه خود می تواند بر اساس ساختار توزیع شود. درست است، بسیار مشروط تر:
یک یادداشت خدماتی، که نمونه ای از آن به ما در درک قوانین طراحی کمک می کند، قسمت دوم و سوم را در یک قسمت ترکیب می کند. این جدایی در یادداشت های پیچیده بیشتر به چشم می آید. قسمت سوم الزاماً در اسناد پاسخ ظاهر می شود.
اگرچه یک قالب رایگان برای این مقاله و همچنین برای سایر مقالات مدیریتی مجاز است، اما برای اینکه بدانید چگونه یادداشت بنویسید، باید آزادانه افکار خود را به سبک تجاری بیان کنید، زیرا این شخص است که مورد استفاده قرار می گیرد. هنگام جمع آوری هر نوع سند.
یادداشت ها طبقه بندی واضحی ندارند، اما در عین حال می توان آنها را به صورت مشروط به انواع تقسیم کرد.
به عنوان مثال، یک یادداشت وجود دارد:
هر نوع دارای مشخصات املای خاص خود است. برای درک بهتر نحوه نوشتن یادداشت، مثال هایی نیز آورده خواهد شد.
یادداشتی برای افزایش دستمزد ممکن است برای کارمندانی که معتقدند پاداش پولی کافی برای کار خود دریافت نمی‌کنند مورد نیاز باشد. منطقی است که اول از همه به رئیس خود مراجعه کنند - آنها یک یادداشت بنویسند.
یادداشتی از این نوع توسط رئیس اداره کارمند خطاب به رئیس اداره نوشته می شود. گاهی اوقات بخش منابع انسانی این کار را نیز انجام می دهد. سپس در ابتدا ما در مورد ارتباط بین بخش کارمندی صحبت می کنیم که می خواهد حقوق بیشتری دریافت کند و بخش پرسنل. دلایل افزایش دستمزد (تغییر در حجم نیروی کار، صلاحیت کارمندان و غیره) باید در یک یادداشت ذکر شود.
نمونه ای در زیر نشان داده شده است.
بخش حسابداری
به مدیر کل PE "Agro Darina" Aninnikov G.L.
یادداشت
09.04.2013 № 45
سنت پترزبورگ
در مورد افزایش دستمزد Furmanets G.V.
Furmanets Galina Viktorovna از 4 مارس 2011 در وضعیت اضطراری "Agro Darina" به عنوان متخصص برجسته در بخش حسابداری موجودی کار می کند. او استاد واجد شرایطی در کار خود است که عملکرد بالایی از خود نشان می دهد، وقت شناس، واجب و کوشا است. در طول کارم چیزی دریافت نکردم اقدام انضباطی. در رابطه با موارد فوق، از شما می خواهم حقوق گالینا ویکتورونا فورمانتس را از 23000 روبل به 25000 روبل افزایش دهید.
رئیس دپارتمان حسابداری مواد_Signature_Galkin S.A.
افزایش تنها به معنای افزایش دستمزد نیست، بلکه می تواند به معنای حرکت به سمت بالاتر نیز باشد. یادداشتی در مورد ارتقاء نیز توسط رئیس اداره نوشته شده است.
این یک نکته مهم است: همان یادداشت به کارگردان، یعنی یادداشتی از زیرمجموعه به رئیس، یادداشت محسوب می شود.
دلایل باید مستقیماً در یادداشت ذکر شود. به عنوان مثال، بعدی.
اداره لجستیک
S. Yu. Lyashenko، مدیر کل Netflix PP
یادداشت
19.02.2001 № 15
در مورد ارتقاء Yu. O. Belousova
Belousova Yulia Olegovna از 7 ژانویه 1999 به عنوان مدیر بخش تدارکات در نرم افزار Netflix کار می کند. او یک حرفه ای ماهر در رشته خود است. کارمند کوشا و مسئولیت پذیر است و با کارایی و استقامت بالا متمایز می شود موقعیت های استرس زا. او در 15 فوریه 2001 مدرک کارشناسی ارشد خود را در رشته حسابداری و حسابرسی دریافت کرد. در رابطه با موارد فوق، یولیا اولگونا بلوسووا را برای ارتقاء به سمت مدیر ارشد توصیه می کنم.
رئیس دپارتمان تدارکات_امضاء_الچانینوف پی.ال.
اکتساب به تعمیر یا تعویض هر گونه تجهیزات اشاره دارد. یادداشتی برای کسب توسط بخشی نوشته شده است که نیاز به به روز رسانی پایه مواد و فنی دارد.
این یادداشت که نمونه ای از آن در زیر ارائه می شود برای خرید کامپیوتر گردآوری شده است.
اداره منابع انسانی
به رئیس بخش فناوری اطلاعات شرکت Epam LLC Penkov D.M.
یادداشت
12.11.2009 № 4
درباره تعمیر کامپیوتر (تعویض)
من می خواهم به شما اطلاع دهم که از 6 نوامبر 2009، تاتیانا اوگنیونا ماشکینا، مدیر ارشد، کارمند بخش منابع انسانی، به طور منظم در رایانه شخصی خود دچار مشکل شده است.
در رابطه با دلیل فوق لطفاً هر چه سریعتر این کامپیوتر را تعمیر یا تعویض نمایید.
رئیس بخش پرسنل _signature_ Chistenko V.T.
تعطیلات یادداشت در اینجا به معنای رفتن به یک استراحت شایسته نیست، بلکه به معنای فراخوانی یک کارمند از تعطیلات است که توسط رئیس بخشی که کارمند مربوطه در آن فهرست شده است، نوشته شده است. دلیل ابطال را بیان می کند. سند به رئیس شرکت / سازمان ارائه می شود ، او نیز به نوبه خود باید یک پاسخ - رضایت یا امتناع بنویسد.
در زیر نمونه ای از چنین یادداشتی همراه با پاسخ آورده شده است.
برام مهم نیست
بخش منابع انسانی برای تهیه مدارک لازم__Sergeev 03/21/2014
به مدیر کل PE "Aukro" Sergeev V.P.
یادداشت
21.03.2014 № 1
با در نظر گرفتن بیماری حسابدار ارشد بخش حسابداری و حسابرسی تاتیانا ویکتورونا موروزوا، پیشنهاد می کنم از 2014/03/22 با حسابدار پاول سرگیونا ماتویچوک از تعطیلات تماس بگیرم.
رئیس دپارتمان حسابداری و حسابرسی _signature_ Marinina R.A.
لازم به ذکر است که علاوه بر نوشتن و دریافت مصوبه در یادداشت، رضایت خود کارمند برای فراخوان از مرخصی نیز ضروری است. این نیز باید به طور رسمی مستند شود. بنابراین، یادداشت تنها مرحله اول این فرآیند است.
یادداشت پاداش زمانی نوشته می شود که رئیس بخواهد به کارمندی برای کار سازنده پاداش دهد. از دیدگاه کارمند، فرآیند پاداش ساده است، اما برای رئیس، به خصوص اگر سازمان مقررات پاداش نداشته باشد و ترجیح دهد بدون آن کار کند، بسیار پرزحمت تر می شود. اما یکی از مراحل این فرآیند در هر صورت نوشتن یادداشت خواهد بود.
اول از همه، شما باید مشخصات شرکت را در این زمینه مطالعه کنید - هر یک از شرکت ها شرایط پاداش خاص خود را دارند. اینها ممکن است مواردی باشد که نمی توان به کارمند پاداش داد (اقدامات انضباطی، تخلفات اداری و غیره)، منابع پاداش و مواردی از این قبیل. پس از مطالعه دقیق، می توانید مستقیماً به نوشتن ادامه دهید.
یادداشت پاداش ها لزوماً باید حاوی دلایلی باشد که رئیس بخش معتقد است کارمند باید تشویق شود. اگر بند پاداش دارای بندهای واضحی باشد که نشان می‌دهد چه نوع پاداشی برای چه چیزی تعلق می‌گیرد، فرآیند بسیار ساده‌تر است. رئیس فقط می تواند اجرای فلان نکات را به مدیر اطلاع دهد. سپس آن یک اطلاعیه است. در مورد دیگر، رئیس بخش فقط پیشنهاد تشویق کارمند را می دهد و میزان پاداش را خودش تعیین می کند - دوباره با در نظر گرفتن سیستم تشویقی مادی سازمان.
جالب است که یادداشت های خدماتی در مورد پاداش ها اغلب به عنوان یادداشت نامیده می شوند - زیرا آنها به نام رتبه بالاتر نوشته می شوند. معضل مشابهی با یادداشت های یادآوری تعطیلات، یادداشت های تبلیغاتی و غیره ایجاد می شود.
هنگامی که دارایی آسیب دیده است یا پایگاه لجستیک قدیمی است، یادداشت لازم نیست. این نوع سند ارتباط نزدیکی با یادداشت های خرید دارد و از نظر مشخصات مشابه است: به عنوان مثال، رئیس بخش با مشکل فوق یادداشت مشابهی را برای بخشی که با اموال آسیب دیده کار می کند می نویسد (مانند مثال رایانه: درخواست تجدید نظر رفت. به بخش اطلاعات).
در زیر نمونه ای از چنین یادداشتی را مشاهده می کنید.
بخش اطلاعات و فنی
به رئیس بخش کنترل و بازنگری Troyanda LLC Sukhorukov D. D.
یادداشت
22.01.2006 № 42
در مورد از کار انداختن کامپیوترها
به اطلاع شما می رساند که در حال حاضر رایانه الکترونیکی متعلق به بخش اطلاعات و فنی منسوخ شده و قادر به محاسبه توان کافی برای عملکرد کامل این بخش نیست.
در رابطه با دلیل فوق از جنابعالی خواهشمندم اموال فوق را منسوخ نموده و نیاز به تکمیل پایه مادی و فنی را به بنده اعلام نمایید.
رئیس بخش اطلاعات و فنی _signature_ Chastchenko V.T.
تمام مثال های فوق را می توان به دو نوع تقسیم کرد:
در مورد معضلی که نکته اول ایجاد می کند قبلاً در این مقاله به آن اشاره شده است. علیرغم اینکه اطلاعات زیادی در مورد نحوه نوشتن یادداشت برای کارگردان و همچنین نمونه ها و نمونه های نوشته وجود دارد، در اصل، این کاملاً درست نیست. این اصل فقط در سازمان‌های شرکتی کار می‌کند، جایی که همه بخش‌ها برابر هستند، اما مدیر اجرایی وجود ندارد. سپس نوشتن یادداشت بین بخش ها به طور خودکار به یک سرویس تبدیل می شود نه گزارش. در سایر موارد، اکیداً توصیه می شود که هنگام نوشتن یادداشت هایی در مورد فراخوان یک کارمند از تعطیلات، در مورد پاداش، اخراج، ارتقاء، از نام سند "یادداشت" استفاده کنید. سایر الزامات نوشتن یکسان است.
همه نمونه های دیگر به عنوان یادداشت برای بخش ها طبقه بندی می شوند - در مورد حذف، در مورد به دست آوردن و غیره. آنها ایده درست تری از ماهیت یادداشت ها ارائه می دهند: ارتباط بین بخش های معادل که نیازی به مداخله مدیریت ندارد.
یادداشت هایی که مستقیماً به تک تک کارکنان مربوط می شود در پرونده های شخصی آنها ذخیره می شود. بقیه به بایگانی شرکت ارسال می شود.
یادداشت های اصلی ممکن است هنگام بررسی سازمان توسط مقامات بالاتر مورد نیاز باشد: آنها اطلاعات دقیقی در مورد فعالیت های داخلی شرکت، تعامل عناصر ساختاری ارائه می دهند.
همچنین یادداشت ها به عنوان اسناد رسمی در رسیدگی به هر پرونده ای می توانند دلیل یا ابطال باشند.
مانند سایر اسناد پشتیبان، یادداشت ها را می توان پیوستی برای اسناد خارجی شرکت در نظر گرفت.
استفاده مکرر از یادداشت ها به عنوان معیاری برای ارزیابی روحیه عمومی شرکت و کارکنان آن برای جامعه شناسان، بازاریابان و روانشناسان سازمان کاری پرسنل است.
نوشتن یادداشت نیمه تجاری، نیمه آزاد به وضوح روابط موقعیتی درون تیم کاری را منعکس می کند. به خصوص جالب است که مستندات نه بین بخش ها، بلکه بین کارمندان خاص بخش ها وجود دارد - کمتر رایج است و بنابراین بصری تر است.
به عنوان بخشی از کارم باید روزانه مدارک مختلفی را تهیه کنم. مهم است که آزادانه انواع فرم های سخت و دلخواه موجود را پیمایش کنید، و همچنین ایده ای در مورد نحوه نوشتن یک سند خاص، چه داده هایی را نشان دهید و چه اطلاعاتی را در آن ارائه کنید.
نمونه یادداشت را می توان به راحتی در اینترنت پیدا کرد و از این مثال در هنگام کامپایل استفاده کرد.
از آنجایی که می تواند دلایل زیادی برای نوشتن یک سند داشته باشد، نوشتن صحیح سند و بیان اصل موضوع به صورت ساده، مختصر و قابل فهم بسیار مهم است.
برخی از ویژگی های تدوین فرم یادداشت "توجه شما را جلب می کنم ..." امروز در یادداشت من مورد بحث قرار خواهد گرفت.
نمونه ای از نوشتن هر سند امروزی را می توان در وب یافت، هنگام تنظیم یک درخواست رسمی، لازم است بر اساس قوانین و توصیه های اصلی برای تدوین مکاتبات تجاری باشد.
شرط اصلی این است که سند نباید حاوی نظر شخصی یک شهروند و همچنین تزئینات مختلف، متن با رنگ آمیزی احساسی، تهدید باشد.
سواد توسل بسیار مهم است، استفاده از عبارات عامیانه و محاوره ای مجاز نیست. گزارش ها و یادداشت ها بر اساس الگوهای خاص گردآوری می شوند و معمولاً ساختار زیر را دارند:
با در نظر گرفتن شرایطی که سند ارائه خواهد شد، برخی عناصر اضافی. نحوه نگارش یادداشت بعداً با جزئیات بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت.
این سند خطاب به رئیس شرکت یا یک بخش خاص است. معمولاً از سند برای بهبود روند تولید یا در صورت لزوم حل یک وضعیت دشوار در تیم استفاده می شود.
به عبارت دیگر، هنگام مراجعه به یادداشت، کارمند از روش ارتباط عمودی خود استفاده می کند، زمانی که اطلاعات لازم از کارمند مستقیماً برای مدیر ارسال می شود.
هدف اصلی از نگارش چنین سندی جلب توجه مسئولان به مشکل و ترغیب آنها به انجام اقدامات لازم برای رفع آن است. تحت شرایط خاص، یادداشتی تنظیم و به مرجع ارائه می شود، فقط برای مقاصد اطلاعاتی.
این سند کاملاً داخلی است و فراتر از شرکت نمی رود. در مورد هدف از نگارش سند باید چند کلمه گفت. در واقع، زمینه های تدوین یک "سرویس" ممکن است متفاوت باشد:
با در نظر گرفتن زمینه ها و اهداف تدوین چنین اسنادی، انواع یادداشت ها نیز متفاوت است.
علیرغم این واقعیت که طبقه بندی چنین فرم هایی بسیار ساده است، گاهی اوقات سوء تفاهم وجود دارد که از کدام نوع سند برای یک موقعیت خاص استفاده شود. به طور خاص، ما معروف ترین انواع یادداشت ها را برجسته می کنیم:
طبقه بندی فوق در نظر گرفته شده است، ارزش دارد که قالب سند مناسب را انتخاب کرده و با توجه به مثال موجود یادداشت تهیه کنید.
به طور رسمی، هر کارمندی می تواند چنین سندی را تنظیم کند، اما در اینجا لازم است که به شدت تابعیت را رعایت کنید. به عبارت دیگر، ارزش این را ندارد که از بالای سر سرپرست فوری خود عبور کنید، اما باید یادداشتی را برای او ارسال کنید.
پس از ارائه درخواست تجدید نظر، یک شهروند نباید منتظر پاسخ کتبی باشد، زیرا واکنش اصلی سندی که دریافت نشده است، تحمیل قطعنامه از طرف رئیس است.
نوشتن یادداشت در شرکت های بزرگ که افراد زیادی در آن کار می کنند رایج است و پیگیری وضعیت در محل کار دشواری است. این رویکرد به مدیریت شرکت اجازه می دهد تا در جریان رویدادها قرار گیرد و اقدامات لازم را به موقع برای حل و فصل شرایط پیچیده و گاهاً درگیر انجام دهد.
هنگام تنظیم درخواست تجدید نظر، مهم است که تفاوت های ظریف و الزامات مختلفی را که استانداردهای فعلی تحمیل می کنند در نظر بگیرید. فقط در این مورد سند اهمیت خواهد داشت.
در نگاه اول تفاوت خاصی بین یادداشت، خدمات و تبصره های توضیحی وجود ندارد. در واقع، این مقالات از نظر هدف نزدیک هستند - همه آنها اطلاعاتی هستند. با این حال، ما با آن سروکار داریم مدل های متفاوت، انواع مختلف، انواع متفاوت، مدل های مختلفاسنادی که هم از نظر محتوا و هم از نظر مخاطب متفاوت هستند. بیایید ببینیم که چگونه هر یک از آنها را به درستی ترتیب دهیم.
ابتدا یادآوری می کنیم که هنگام تهیه هرگونه اطلاعات و مستندات مرجع ، خواه یادداشت ، پروتکل ، عمل یا گواهی باشد ، باید با الزامات هدایت شود.
GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات کاغذبازی" *.
برای تهیه گزارش، خدمات و یادداشت توضیحی قوانین کلی وجود دارد. هر یک از این مدارک باید دارای:
- نشانی از نویسنده (سازمان، واحد ساختاری یا مقامی که یادداشت از آن آمده است)؛
- نام مخاطب (که سند برای او ارسال شده است)؛
- نام نوع سند (به عنوان مثال، یادداشت، یادداشت)
- تاریخ تدوین؛
- شماره ثبت؛
- عنوان متن (به عنوان مثال، در مورد "نقض انضباط کار"، "در مورد کسب کتاب کار")؛
- متن؛
- امضای کامپایلر (نشان دهنده موقعیت).
به یاد داشته باشید که نشان دادن صحیح جزئیات در اسناد به طور مستقیم بر نیروی قانونی آنها تأثیر می گذارد، غیر قابل انکار و رسمی بودن آنها را تضمین می کند.
گزارش وضعیت
تفاهم نامه- این سند خطاب به رئیس سازمان (داده شده یا بالاتر) یا رئیس واحد ساختاری است. این یادداشت هر موضوعی را با نتیجه گیری و پیشنهادات گردآورنده به تفصیل بیان می کند و هدف آن تشویق مدیریت به تصمیم گیری معین است. اگر یادداشت ها به مخاطب از پیشرفت اطلاع می دهند اجرای کار، سپس می توان آنها را به طور منظم جمع آوری کرد.
تفاهم نامه های خطاب به رئیس سازمان اسناد داخلی است و قابل تنظیم در یک برگه ساده A4 می باشد. اوراقی که به مراجع بالاتر ارسال می شود اسناد خارجی هستند، باید روی سربرگ سازمان تنظیم شوند.
متن یادداشت از دو یا سه بخش معنایی تشکیل شده است. بخش اول - تعیین کننده - دلایل، حقایق و وقایعی را که باعث نگارش آن شده است، بیان می کند. بخش دوم - تجزیه و تحلیل - شامل تحلیلی از وضعیت فعلی است. گزینه های ممکنتصمیمات او بخش سوم - جمع بندی - شامل نتیجه گیری و پیشنهاداتی برای اقدامات خاصی است که به نظر تدوین کننده باید انجام شود. قسمت دوم یادداشت ممکن است نباشد، سپس سند فقط از شرح وضعیت، نتیجه گیری و پیشنهادات نویسنده یادداشت تشکیل شده است.
به صورت افقی اطلاع رسانی می کنیم
یادداشتتوسط یک کارمند یا رئیس یک بخش به نام رئیس یا متخصص یک بخش دیگر ساخته می شود. بنابراین، اتصال اشیاء کنترلی را به صورت افقی فراهم می کند. این یادداشت ها اغلب منعکس کننده مسائل مادی و فنی، اقتصادی، پشتیبانی اطلاعات و غیره است. به عنوان مثال، یک چاپگر در بخش حسابداری خراب شده است. حسابدار ارشد می تواند طی یادداشتی این موضوع را به رئیس واحد پشتیبانی سامانه اطلاع دهد و درخواست تعمیر دستگاه را بنماید. یادداشت نیز مانند یادداشت تنظیم می شود.
دلایل را توضیح می دهیم
یادداشت توضیحی- سندی که دلایل هر عمل، واقعیت، حادثه را توضیح دهد. این می تواند توسط هر کارمند سازمان خطاب به یک مقام بالاتر انجام شود. اساساً یادداشت های توضیحی هنگام ارتکاب یک تخلف انضباطی نوشته می شود و وجود چنین یادداشتی شرط ضروری برای اعمال مجازات انضباطی بر کارمند است (ماده 193 قانون کار فدراسیون روسیه). کارمند اغلب یک یادداشت توضیحی را با دست و به صورت آزاد می نویسد، اما اغلب از فرم های خاص در سازمان ها نیز استفاده می شود.
ما توصیه می کنیم که افسر پرسنل همیشه چندین نمونه از یادداشت های مختلف را در دست داشته باشد یا برای آنها فرم های یکپارچه ایجاد کند. از این گذشته ، تبادل اطلاعات در سازمان به طور مداوم انجام می شود و کارمندان اغلب برای کمک در تهیه یک سند خاص به بخش پرسنل مراجعه می کنند. در دستورالعمل مدیریت سوابق پرسنل سازمان، می توانید الزامات یادداشت ها را تعیین کنید، جزئیات لازم را شرح دهید و نمونه هایی را ارائه دهید.
در عمل اغلب این سوال مطرح می شود که آیا ثبت دفتر، یادداشت و یادداشت های توضیحی در داخل سازمان ضروری است؟ به نظر ما، اگر موضوع مندرج در تبصره مستلزم تصمیم کتبی در قالب مصوبه رئیس باشد، این اسناد باید ثبت شوند، زیرا نیاز به اجرا و استفاده برای اهداف مرجع دارند. در صورتی که موضوع به صورت شفاهی قابل حل باشد، ثبت چنین تبصره ای الزامی نیست.
ابزار فروشی
مدیر کل JSC Spectr
A.A. گوشچین
یادداشت
15 نوامبر 2009 N 13/3
در مورد عملکرد نامناسب
وظایف کاری Nekhaev N.A.
طبق دستور 29 اکتبر 2009 N 12k، Nekhaev N.A. استخدام در ابزارفروشی به عنوان تراشکار دسته چهارم با مهلت سه ماهه تست اولیه.
نخایف N.A. وظایف خود را نادرست انجام می دهد. بنابراین ، در 1 نوامبر 2009 ، اجرای کار در زمینه ساخت قطعات N k5 / 3222 به او سپرده شد. هنگام انجام کار، Nekhaev N.A. اجازه ازدواج 15 محصول را داد. تصحیح ازدواج به تراشگر Grishin E.L سپرده شد.
من فکر می کنم که ترنر Nekhaev N.A. لازم است مطابق مواد 192-193 قانون کار فدراسیون روسیه توبیخ اعلام شود. پیش نویس دستور اعمال مجازات انضباطی (توبیخ) را به این تفاهم نامه پیوست می کنم. علاوه بر این، من معتقدم که از حقوق نخایف N.A. هزینه محصولاتی را که معیوب هستند کم کنید.
سرکارگر امضا G.I. مالاخوف
بخش آرایشی و بهداشتی
مدیر کل OAO "سیگما"
P.Yu. کولتسف
یادداشت
12 نوامبر 2009 شماره 123
با اعزام کارمند بخش به مسکو
کارخانه آرایشی و بهداشتی "آزادی"
در رابطه با گسترش دامنه کالاهای فروخته شده توسط شرکت ما و تشکیل یک طرح کمپین تبلیغاتی برای سال 2005، از شما می خواهم که یک کارشناس ارشد بخش محصولات آرایشی و بهداشتی، Mikhailova E.Yu را بفرستید. به کارخانه لوازم آرایشی مسکو "Svoboda" برای آشنایی با پیشرفت های جدید در محصولات آرایشی و بهداشتی و همچنین توافق بر سر توسعه روابط قراردادی با این سازمان.
رئیس بخش امضا K.O. سیمونوف
اداره منابع انسانی
معاون ACH
E.O. فدین
یادداشت
19 نوامبر 2009 شماره 21
در مورد برگزاری تعمیر کاردر بخش پرسنل
در رابطه با عزیمت به مرخصی دیگر و تعمیراتی که شروع شده است، از شما تقاضا دارم در زمان غیبت بنده، تعمیرات زیر را در قسمت پرسنل انجام دهید:
1. قاب پنجره و طاقچه را رنگ کنید.
2. سقف را رنگ کنید.
3. کاغذ دیواری بچسبانید.
رئیس منابع انسانی امضا A.I. میخیف
بخش فروش
مدیر کل CJSC "Alt"
M.Yu. میرووتورتسف
یادداشت توضیحی
25 نوامبر 2009 N 2/12
در مورد غیبت از کار
در تاریخ 21 آبان 1388 به دلیل نیاز به ملاقات همسرم در بیمارستان از ساعت 14 الی 16 در محل کار غیبت داشتم.
از آنجایی که رئیس بخش فروش Svetikov N.N. در ساعت 14:00 آنجا نبودم، نتوانستم دلیل غیبت خود را به او اطلاع دهم و از منشی Marishina A.O در این مورد پرسیدم. من معتقدم مقررات داخلی کار را زیر پا نگذاشتم، زیرا به دلیل موجه و برای مدت کوتاهی از کار غیبت کردم.
فورواردر امضا I.I. السیف
اداره اوراق بهادار
معاون اول کل
مدیر بانک "رئال" E.G. کروپنوف
یادداشت توضیحی
8 نوامبر 2009 شماره 54
در مورد تأخیر ارسال گزارش خلاصه
در خصوص عدم ارسال به موقع گزارش تلفیقی اداره کل اوراق بهادار برای مهر ماه 1388، موارد زیر را توضیح می دهم. من قرار بود این گزارش را در 29 اکتبر 2009 ارائه کنم، اما در واقع در 3 نوامبر 2009 به دلیل آسیب و تعمیرات آن را ارائه کردم. خط تلفن، جایی که دستگاه فکس - مودم در آن قرار دارد و عدم دریافت اطلاعات از شعبه Oktyabrsky بانک.
رئیس اداره اوراق بهادار امضا K.O. چرنیشف
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* تصویب شده توسط فرمان استاندارد دولتی روسیه در 3 مارس 2003 N 65-st.
