یادداشت یک اطلاعات و سند مرجع، ابزاری برای مکاتبات تجاری در یک سازمان است.
یادداشتی به منظور برجسته کردن هرگونه موضوع تجاری مربوط به کار یک بخش یا یک کارمند خاص تنظیم می شود که حل آن به واحد ساختاری دیگری از سازمان یا کارمند بستگی دارد.
نگارش یادداشت ها بر خلاف یادداشت ها بین واحدهای ساختاری یا کارکنانی با وضعیت رسمی معادل که مستقیماً تابع نیستند انجام می شود.
یادداشت پاداش مبنای صدور دستور تشویق کارمند است که توسط رئیس اداره به نام مدیریت بالاتر تنظیم می شود و دلایل و زمینه های پاداش، داده های کارمند و کامپایلر برای توجه به آن، ثبت یادداشت ضروری است. پس از تصمیم گیری در مورد پاداش، دستور صادر می شود.
LLC "شرکت"
دستور شماره 25\10982 مورخ 25 نوامبر 2010
در مورد افزایش حقوق ایوانف V.A.
با توجه به عملکرد فروش خوب مدیر Ivanov V.A. بر اساس نتایج سه ماهه اول و سوم سال 2010
من سفارش میدم:
1. تعیین حقوق رسمی به مبلغ 25000 (بیست و پنج هزار) روبل از 01 دسامبر 2010 به مدیر بخش فروش، ایوانوف ویکتور الکساندرویچ.
2. حسابدار ارشد Vasilyeva A.V. حصول اطمینان از پرداخت به موقع حقوق مندرج در بند 1 این دستور و سایر مبالغ محاسبه شده بر اساس آن.
3. به رئیس بخش پرسنل Fedorov G.I.:
3.1. با تعیین دستمزد برای پست مدیر فروش 25000 (بیست و پنج هزار) روبل، تغییراتی در جدول کارکنان ایجاد کنید.
3.2. با ایوانف V.A. توافق اضافی به قرارداد کار مورخ [تاریخ قرارداد کار] [شماره قرارداد کار] در مورد تعیین حقوق به مبلغ 25000 (بیست و پنج هزار) روبل از 01 دسامبر 2010.
2.4. برای آشنایی با این دستور ایوانف V.A. زیر نقاشی
مدیر کل LLC "شرکت"
ژدانوف V.V.
من با سفارش ______________________ Vasilyeva A.V. آشنا هستم.
آشنا با دستور ____________________ Fedorov G.I.
من با سفارش آشنا شدم ____________________ Ivanov V.A.
مبنای افزایش حقوق نیز می تواند به شرح زیر باشد:
- یادداشتی از رئیس بخشی که کارمند به آن تعلق دارد
- افزایش قیمت ها در کشور و در نتیجه لزوم شاخص سازی مجدد حقوق برای شرکت - افزایش حقوق کارکنان.
- واگذاری مسئولیت های شغلی جدید به کارمند.
یادداشت
04.10.2013 № 6در مورد عدم انجام وظایف
توجه شما را جلب می کنم که راننده حمل و نقل سوکولوف ایوان ایگورویچ خودروی را که به او اختصاص داده شده (شماره ایالتی C 042 MK 83) را برای معاینه فنی برنامه ریزی شده ارائه نکرده است و در نتیجه مقررات را نقض کرده است. شرح شغلاز 06.10.2010
در رابطه با تخلف انجام شده، پیشنهاد می کنم سوکولوف I.I. را توبیخ اعلام کنم.
یادداشتی در مورد عدم انجام وظایف رسمی بر روی یک ورق کاغذ A4 تنظیم شده است.
مدیر کل دپارتمان اطلاعات
TECHNOLOGY Beseda LLC
یادداشت
09.12.2014 № 10-23/158
در مورد نقض انضباط کار
به اطلاع میرسانم دیروز مورخ 1393/08/12 ظرف مدت 2 ساعت از ساعت 16 تا پایان روز کاری کارشناس بخش فناوری اطلاعاتفرگاتوف رومن ویکتورویچ در محل کار غایب بود.
اسناد پشتیبان، گواهی بر اعتبار دلایل غیبت، Fregatov R.The. ارائه نشده است.
در رابطه با نقض، با توجه به ماهیت مکرر آن، من به Fregatov R.V. توبیخ صادر کند
رئیس اداره E.S. لیوبیمچیکوف
بر اساس نمونه هایی از یادداشت های ارائه شده، اکنون به راحتی می توان نمونه های خود را ایجاد کرد.
اوگنیا استریپ
یادداشت "برای خرید لوازم التحریر" واقعیت های نیاز تولید برای خرید را بیان می کند یک مقدار مشخصلوازم التحریر، لیستی از لوازم التحریر (نام، مقدار) پیوست شده است.
کارمند _________________________/_____________/
موافقت کرد
رئیس بخش __________________________/_____________/
توجه
مسئوليت حسابداري و ذخيره ادبيات خريداري شده به طور خاص براي بخشها بر عهده رؤساي اين بخشهاست.
تصمیم برای تخصیص بودجه برای خرید ادبیات:
سرپرست
دانشگاه شرکتی _________________________/____________ /
مقدار در اندازه
روبل ______________ / _____________ / "__" _______ 200_
اینجانب متعهد می شوم فیش های فروش و نقدی و همچنین وجوه مصرف نشده را تا سقف 25 "____________" 200_ ارائه دهم. ____________________________/
دریافتی های کالایی و نقدی و همچنین وجوه مصرف نشده به مبلغ
روبل _______________ / _____________ / "__" _______ 200_
در مطالب در مورد نحوه نوشتن یادداشت صحبت خواهیم کرد. به طور فزاینده ای، در لیست الزامات یک نامزد برای یک موقعیت، می توان پایان نامه اجتماعی بودن یک متخصص را پیدا کرد. این بدان معنا نیست که از کارمند انتظار می رود که داستان های طولانی و هیجان انگیز تعطیلات را ارائه دهد یا در مورد همسایه ها شایعات کند. در درک کارفرما، توانایی برقراری ارتباط و تدوین واضح وظایف توسط کارمند برای همکاری موفق با تیم مورد نیاز است. یکی از اشکال چنین تعاملی می تواند یادداشت باشد.
در یک شرکت با پرسنل کوچک، کارمندان اغلب از وجود یادداشت ها فقط با شنیده ها می دانند. اگر کل تیم حتی دوجین نفر را تشکیل ندهد، اطلاعات مربوط به همه رویدادهای مهم، چه آنهایی که اتفاق افتاده و چه آنهایی که تازه در حال ظهور هستند، در دهانی. اگرچه تعداد کم به هیچ وجه به این معنا نیست که استفاده از مکانیسم ارتباط نوشتاری موثر نیست.
یادداشت به خودی خود یک سند داخلی است، نوعی اطلاع رسانی به اعضای تیم علاقه مند در مورد حقایق مهم یا حاوی اطلاعاتی است که بر کار بیشتر واحد دیگری تأثیر می گذارد. و اگرچه در قانون کار هیچ اشاره ای به این نوع سند و حتی بیشتر از آن نمونه استاندارد یادداشت نشده است ، گاهی اوقات ضرورت آن توسط هنجارهای قانون کار فدراسیون روسیه دیکته می شود.
در صورتی که لازم است به صورت کتبی به همکار خود اطلاع دهید، تهیه چنین مقاله ای توصیه می شود:
برای اینکه یادداشت به عنوان سندی قابل توجه تلقی شود، فقط نوشتن چند عبارت روی یک تکه کاغذ کافی نیست. حتی اگر فرم توسط مقررات تایید نشده باشد، همیشه باید از استاندارد 6.30-2003 "USD" استفاده کنید. دلار آمریکا. ملزومات مستندسازی. این امر در هنگام توسعه فرم های داخلی و تثبیت آنها در سیستم مدیریت اسناد شرکت نیز صادق است.
این قانون شامل مفهوم یادداشت نیست، اما فرم استاندارد آن را می توان به طور مستقل توسعه داد و با یک دستور جداگانه، بر اساس GOST 6.30-2003 اجرا کرد.
از آنجایی که رویه صدور یادداشت بر همه شرکت ها تأثیر نمی گذارد، همه متخصصان تفاوت قابل توجهی بین یادداشت و یادداشت نمی بینند. اما با این وجود ملموس است و نشانه های بسیار خاصی دارد:
| نوع سند | مقصد | محتوا |
| یادداشت | عضوی از تیم که هیچ گونه تعاملی با او در قالب "فرد-رئیس" وجود ندارد. همتا در داخل یا خارج از واحد | اغلب ماهیت آن اطلاعاتی یا هشداردهنده است. این به منظور آشنایی تضمینی با داده ها و تأیید بیشتر موقعیت خود در برابر مدیریت جمع آوری شده است. |
| گزارش داخلی | خطاب به ناظر فوری نویسنده سند یا به مقامات بالاتر | ممکن است ماهیت اطلاع رسانی باشد تا در مورد شروع عواقب منفی یا جبران ناپذیری که در کار اختلال ایجاد می کند یا برای سلامتی مضر است هشدار دهد. می توان آن را برای مطابقت با نیازهای شرکت تهیه کرد یا اقداماتی را برای سازماندهی مجدد فرآیندها پیشنهاد کرد. |
| گزارش خارجی | به یک سازمان یا ساختار مجاور که کار مشترکی با آن در حال انجام است یا یک پروژه فوری در حال اجراست | معمولاً به منظور اطلاع مدیریت سازمان همکار در مورد تخلفات، عدم انجام وظایف توسط کارکنان یا مقامات آن تنظیم می شود. کمتر با پیشنهادهایی برای تشویق یا یادداشت کسی. |
در میان تعداد زیادی از کارمندان این عقیده وجود دارد که این فرآیند مبادله "کاغذها" اتلاف وقت و تلاش برای جمع آوری آنها است، زیرا تماس و ترسیم سریع تصویر بسیار سریعتر و آسانتر است. مسیر افکار آنها پس از اولین تماس با موقعیت های تولید، زمانی که لازم است واقعیت ارسال اطلاعات مربوطه به همه طرف های ذینفع اثبات شود، به شدت تغییر جهت می دهد. گاهی اوقات نه تنها سرنوشت به آن بستگی دارد اقدام انضباطی(شاید بسیار شدید، تا اخراج)، اما همچنین کار موفق بیشتر کل شرکت.
به دلیل شکل نسبتاً رایگان ارائه، یادداشت در طیف گسترده ای از مسائل و موقعیت ها استفاده می شود. موارد زیر رایج ترین موقعیت ها را فهرست می کنند، اما این بدان معنا نیست این لیستمنحصر به فرد است و نمی توان آن را با موارد دیگر تکمیل کرد.
حتی اگر دو کارمند فقط با یک راهرو بین میزها از یکدیگر جدا شوند، این نمی تواند مانع از برقراری ارتباط کتبی آنها شود. و در نظر گرفتن این به عنوان یک درگیری کاری اساساً اشتباه است. تعامل از طریق تبادل "حروف" کمک می کند:
محتوای این اوراق می تواند بسیار متفاوت باشد و هم شامل درخواست ها و هم خواسته ها باشد. به عنوان مثال، اگر کارمندی ببیند که یکی از اعضای تیم از وظایف رسمی غفلت می کند، حتی قبل از تماس با مدیر، می توانید یادداشتی در مورد عدم انجام وظایف رسمی برای یک همکار که بدون فکر با کار مرتبط است ارسال کنید. این درست تر خواهد بود و به ما این امکان را می دهد که در آینده ثابت کنیم که خلاءهای کار نتیجه "مسئولیت متقابل" و سکوت مشکل نبوده است.
یادداشت ابزاری برای تعامل بین متخصصان از همان سطح ساختاری است، استفاده از یادداشت برای تماس با رئیس صحیح تر است.
به ندرت با چه کاری مرتبط نیست ارزش های مادییا مواد مصرفی مورد استفاده برای کار موفق. این مستلزم آسیب یا از دست دادن ویژگی های کیفیت آنها است و سپس باید با خدمات تامین تماس بگیرید تا مواد قدیمی را حذف کرده و موارد جدید را صادر کنید.
اگر فرسودگی یا شکست اشیاء کار نتیجه فرآیندهای طبیعی مرتبط با افزایش سن یا توسعه یک منبع باشد، می توانید این موضوع را به یک فرد مسئول مالی گزارش دهید. فرم اطلاع رسانی می تواند یک یادداشت حذفی با لیستی از مواردی باشد که کاربرد خود را از دست داده اند و دلیل امتناع از استفاده از آنها.
اگر خرابی سیستم آنها با اتفاقات غیراستاندارد یا عدم دقت کارمندان مسئول همراه بود، موضوع دیگری است که بدون اطلاع و تصمیم مسئولان نمی توان این کار را انجام داد. در این صورت بهتر است که نه یادداشت، بلکه یادداشت بنویسیم.
ارتباطات نوشتاری بیشتر با رویدادهای ناخوشایند یا تبادل داده همراه است. کمتر اوقات، دلایل دلپذیرتری برای جمع آوری یک یادداشت وجود دارد - یک پیام جایزه.
از آنجایی که مشخصه یک یادداشت، قاعده ارسال آن به یک کارمند با رتبه مساوی است، ارسال یک پیشنهاد جایزه، که به این ترتیب تنظیم شده است، به عنوان مثال، به بخش پرسنل صحیح تر است. از طرف دیگر، می توانید سند را به کارمند مسئول تهیه پیش نویس سفارش پاداش یا ارائه لیستی از نامزدها برای مشوق های نقدی بدهید.
شما می توانید با این ایده مستقیماً به رئیس شرکت مراجعه کنید، اما پس از آن صحیح تر است که استدلال خود را در قالب یک یادداشت بیان کنید. وارسی .
پس از لغو در سال 2014 نیاز به گواهی سفر اجباری برای هر سفر کاری، این سوال مطرح شد که چگونه می توان برخی از تفاوت های ظریف را به درستی ثبت کرد و نتایج آن را گزارش کرد. خروج یادداشتی برای یک سفر کاری بود. در این فرم است که می توانید نحوه و زمان انجام وظیفه شرکت را به مدیر اطلاع دهید و همچنین نتیجه سفر را در یادداشتی بیان کنید.
این سند معمولا استفاده می شود:
این یادداشت تا حدودی جایگزین تکالیف سفرهای کاری اجباری قبلی و گزارش های مربوط به اجرای آنها شد. وارسی .
از آنجایی که رئیس، اغلب، بالاترین انحصار بدنه مدیریت شرکت است، تصور موقعیتی که در آن ارسال یادداشت به مدیر صحیح باشد، بسیار دشوار است. با رعایت اصول سلسله مراتب خدمات بهتر است گزارشات به نام ایشان ارائه شود.
عدم تمایل به عنوان سند ارائه شده برای بررسی توسط مقامات به این طریق، بلکه ناشی از دلایل ذهنی و احساسات است. با این حال، باید درک کرد که یادداشت در مورد نقض شرح شغل غیر منطقی به نظر می رسد.
امکان استفاده صحیح از فرم یادداشت خطاب به مدیر در شرکت ها یا هلدینگ ها امکان پذیر است. فقط در ساختار آنها می توان چندین مدیر در یک زمان وجود داشته باشد که از نظر موقعیت در سازمان برابر باشند و تابع یکدیگر نباشند. در داخل شرکت هایی با سیستم مدیریت مستقیم و یک رهبر، استفاده از گزارش هایی در مورد تمام مسائل تولید که نیاز به توجه و تایید مدیر دارد، مناسب تر است.
یادداشت مانند هر مکاتبه دیگری مشمول ثبت در مجلات خاص حسابداری می باشد. بهتر است آن را زیر امضای نسخه دوم یا در ستون مجله تحویل دهید.
برای اینکه شخصی در مورد نحوه صحیح نوشتن یادداشت شک نداشته باشد، می توانید از یک دستورالعمل ساده استفاده کنید:
برای آن دسته از شرکت هایی که می خواهند فرم یادداشت را یکسان کنند و روش کلی نحوه نگارش یادداشت را اصلاح کنند، لازم است دستور جداگانه ای برای شرکت صادر شود. سپس نمونه تایید شده نوشته برای استفاده کلیه کارکنان سازمان اجباری می شود.
برخلاف تعصب عمومی نسبت به استفاده از یادداشت ها در ارتباط با همکاران، این سند تنها می تواند تأثیر مثبتی بر روند کار داشته باشد و تعامل داخلی را بهبود بخشد. به همین دلیل است که هر کارمندی باید تردیدها و احساسات را کنار بگذارد و این را مسلم بداند که برخی از مسائل تنها از طریق تهیه اسناد مکتوب قابل حل است.
وکیل هیئت حفاظت حقوقی. متخصص در رسیدگی به پرونده های مربوط به اختلافات کارگری. دفاع در دادگاه، تنظیم دعاوی و غیره اسناد هنجاریبه مقامات نظارتی
تقریباً تمام کارهای مهم مردم از طریق مکاتبه انجام می شود.
بنابراین، توانایی صحبت کردن به تنهایی کافی نیست.
لوک دو وونارگس
بیایید در مورد یادداشت به عنوان ابزار اصلی ارتباطات داخلی صحبت کنیم، سندی که می تواند روابط داخلی را ساده کند، تبادل سریع اطلاعات را تضمین کند و یک وضعیت بحث برانگیز را حل کند.
این یادداشت در مکاتبات تجاری سازمان‌های خصوصی یک بیگانه باقی می‌ماند. AT سازمان های دولتیبرعکس اکثریت اسناد داخلیاینها یادداشت هستند.
اغلب در سازمان‌های تجاری، یادداشت به‌عنوان رسمی بی‌معنی تلقی می‌شود، اما این عنصر مدیریت اسناد داخلی سازمانی، به‌عنوان بخشی جدایی‌ناپذیر از فرهنگ سازمانی، پتانسیل ارزشمندی برای توسعه کسب‌وکار دارد.
مبنای نگرش شدید منفی تعدادی از مدیران سطح سازمان های تجاری به یکی از مهم ترین اسناد داخلی که مبنای تصمیم گیری های مدیریتی است چیست؟ دلایل ممکن:
فرهنگ پایین ارتباطات تجاریفقدان استانداردهای شرکتی، تصمیمات مدیریت با اراده قوی در زمینه مدیریت اسناد داخلی؛
عدم وضعیت رسمی، زیرا یادداشت در طبقه بندی اسناد مدیریت گنجانده نشده است.
در دسترس بودن وسایل ارتباطی الکترونیکی. مدیران نمی خواهند زمان خود را برای رسمی کردن فرآیندهای مدیریتی صرف کنند، ترجیح می دهند چند کلمه حضوری مبادله کنند، با تلفن همراه تماس بگیرند، ایمیل یا اسکایپ بنویسند و غیره.
اما دلیل دیگری هم وجود دارد: گاهی اوقات مدیران در رسمی سازی سیستم اسناد داخلی کارشکنی می کنند. رد اطلاعات مستند در مورد وضعیت امور در سازمان، دستورالعمل ها به یک مقام یا مثلاً دستورالعمل هایی در مورد روش انجام اقدامات در شرایط خاص دشوار است. کار در هرج و مرج دارای مزایای خاصی است: هیچ چیز ساده تر از رد واقعیت انتقال اطلاعات شفاهی و همچنین دستورالعمل های داده شده به صورت جداگانه نیست. همه با شرایطی آشنا هستند که یک کارمند به طور منظم دستورالعمل های منحصر به فرد متقابل را به صورت شفاهی دریافت می کند، عدم رعایت هر یک از آنها مستلزم مجازات های اداری است.
یادداشت یک نامه تجاری داخلی است که با آن می توانید به سرعت و کارآمد مسائل فعلی تولید را حل کنید.
هدف اصلی یک یادداشت، تبادل اطلاعات رسمی بین کارکنان همان سازمان است که از نظر وضعیت رسمی برابر هستند.
اهداف جمع آوری یادداشت ها می تواند متفاوت باشد:
ارتباطات افقی رؤسای واحدهای ساختاری/ مسئولین در حل مسائل و مشکلات کلی تولید.
ارتباط موثر:
تبادل اطلاعات عملیاتی بین زیرمجموعه‌ها و شعب ساختاری/مستقل؛
درخواست اطلاعات مرجع؛
برگزاری دوره آموزشی؛
همراه با پیام دیگر (یادداشت همراه)؛
حل مسائل جاری پشتیبانی اداری، اقتصادی، لجستیکی، اطلاعاتی و غیره.
حل و فصل شرایط اختلاف و تعارض.
توانایی تنظیم دقیق اسناد داخلی، از جمله یادداشت ها، در موقعیت های بسیار پیچیده و گیج کننده کمک می کند.
اول از همه، یک یادداشت دستیار اصلی کارمندان خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (از این پس - DOW) در شرایط بحث برانگیز است.
متأسفانه، روسای بخش های اصلی ساختاری اغلب هنگام کار با اسناد و مدارک بر روی کارکنان بخش های کمکی سعی می کنند کاستی های بخش را حذف کنند. به عنوان مثال، مدیریت یک واحد ساختاری دستور یک مدیر بالاتر را به موقع انجام نداده است، اما مسئولیت این امر به خدمت مؤسسه آموزشی پیش دبستانی می رسد که گویا ارسال نامه ارسالی را به تاخیر انداخته است.
یک یادداشت به رد اتهامات بی اساس کمک می کند. یادداشتی که حاوی حقایق، مهلت، نام کامل است. کارمندان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی که کار را با کیفیت و به موقع انجام دادند، با درخواست های تأیید (کپی کارت های ثبت نام، گزیده ای از سیاهه های ثبت نام و غیره)، اغلب به حفظ عینیت، تشخیص ادعا به عنوان بی اساس، بازیابی کمک می کند. شهرت تجارییک کارمند خاص و خدمات پیش دبستانی به عنوان یک کل (مثال 1).
متن یادداشت باید به وضوح هدف پیام را به صورت قابل دسترس و مختصر بیان کند. اطلاعات ناقص یا اضافی، درک اصل مسئله را برای مخاطب دشوار می کند و ممکن است به تفسیر مبهم و در نتیجه عدم دستیابی به نتیجه مطلوب منجر شود. اثربخشی یک یادداشت به این بستگی دارد که ساختار سند چقدر خوب ساخته شده است و آیا استدلال ها منطقی هستند یا خیر.
یادداشت های خدمات معمولا تخته سنگ تمیزکاغذ سایز A4 با این حال، سازمان های تجاری اغلب از سربرگ برای این منظور استفاده می کنند، که طبق بند 4.7 GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه". سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات مربوط به کاغذبازی" شامل:
نشان سازمان یا علامت تجاری (علامت خدمات)؛
نام شرکت؛
کد سازمانی؛
شماره ثبت ایالت اصلی (OGRN) یک شخص حقوقی؛
شماره شناسایی مالیات دهندگان / کد دلیل ثبت نام (TIN/KPP)؛
داده های مرجع در مورد سازمان؛
محل تدوین یا انتشار سند.
علاوه بر این، برخی از کارشناسان در صفحات مجلات و اینترنت به عنوان نمونه نمونه هایی از یادداشت هایی را که روی سربرگ ها تنظیم شده است ذکر می کنند.
بدون شک تنظیم همه اسناد به صورت بی رویه در یک فرم آسان تر است. اما نوشتن یادداشت به رئیس اداره همسایه در فرمی که حاوی داده های مرجع، TIN، PSRN و غیره باشد، منطقی نیست. به علاوه سربرگ سازمان حداقل 20 درصد از حجم کل صفحه اول را به خود اختصاص می دهد و اغلب اطلاعات لازم در یک برگه نمی گنجد. به نظر یک چیز کوچک است، اما در یک سازمان بزرگ، چنین چیزهای کوچک منجر به هدر رفتن هزینه ها می شود، نه صرفه جویی در هزینه.
پیدا کنید که در چه فرمی می توانید یادداشت تهیه کنید (در صورت تمایل).
انواع فرم های اسناد در بند 4.6 GOST R 6.30-2003 تعیین شده است.
در همین حال، GOST R 7.0.97-2016 «سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات. اسناد سازمانی و اداری. الزامات اسناد»، که از 1 ژوئیه 2018 لازم الاجرا می شود، قبلاً حاوی توضیحاتی در مورد فرم های سازمان است (بندهای 5.8 و 6.6).
از این نتیجه می شود که استانداردها صدور یادداشت روی سربرگ را توصیه نمی کنند. اما اگر تمایل به انجام مکاتبات داخلی بدون شکست در فرم زیاد باشد، می توان فرمی را برای نوع خاصی از سند - یک یادداشت - در LNA ایجاد و تعمیر کرد.
مطابق با GOST R 6.30-2003، جزئیات زیر باید در قالب یک نوع سند خاص (در مورد ما، یک یادداشت) گنجانده شود (مثال 2):
03 - "نماد یا علامت تجاری (علامت خدمات) سازمان"؛
08 - "نام سازمان"؛
10 - « نام نوع سند » ;
11 - "تاریخ سند"؛
12 - «شماره ثبت سند»؛
14 - «محل تنظیم یا انتشار سند».
15 - "آدرس" (نام واحد ساختاری و سمت کارمندی که یادداشت برای او ارسال می شود).
18 - « سر به متن » ;
20 - "متن سند"؛
21 - "علامت حضور برنامه"؛
22 - «امضا»؛
27 - «یادداشت در مورد مجری».
اگر تعداد کل گیرندگان بیش از چهار باشد، باید یک لیست پستی ایجاد شود.
متن، که به پاراگراف های منطقی کامل تقسیم شده است، خواندن و درک را تسهیل می کند، به هر فکر یک کاملیت منطقی می بخشد و به مخاطب اجازه می دهد تا متن سند را بهتر مرور کند.
متن یادداشت معمولاً شامل موارد زیر است:
از مقدمه (بخش مقدماتی)؛
بخش اصلی؛
بخش پایانی (نتیجه گیری، پیشنهادات، درخواست ها و ...).
مقدمه هدف از نگارش یادداشت را آشکار می کند، حاوی ارجاعاتی به تاریخ ها، اسناد و حقایقی است که منجر به تدوین آن شده است. اطلاعات مندرج در مقدمه ممکن است مختصر یا مبسوط باشد. مقدمه به آرامی به قسمت اصلی منتهی می شود.
اندازه بدنه بسته به هدف یادداشت متفاوت است و می تواند چند خط یا چند صفحه متن چاپ شده باشد.
هدف اصلی بخش اصلی توضیح، متقاعد کردن، القای عمل است، یعنی رسیدن به نتیجه. این قسمت از متن است که محتوای یادداشت را به طور کامل آشکار می کند. بخش اصلی شامل بزرگترین عددمطالب واقعی، که نه تنها باید اطلاع رسانی کند، بلکه متقاعد کند. در صورت وجود، برنامه ها نیز باید در آنجا ذکر شوند.
بخش پایانی یا خلاصه‌کننده یادداشت نوعی خلاصه است که موارد فوق را تأیید می‌کند، حاوی نتیجه‌گیری، درخواست، پیشنهادات خاص برای حل مسئله است. هر چه عبارت خلاصه واضح تر و واضح تر باشد، احتمال تصمیم گیری در مورد مسائل به موقع بیشتر است.
مسائل مربوط به ثبت و پس از آن انتقال به مخاطب یادداشت ها اغلب باعث اختلاف نظر می شود. چه کسی باید یادداشت ها را ثبت کند؟ سرویس DOW؟ واحدهای ساختاری؟ منشی ها؟ آیا آنها حتی نیاز به ثبت نام دارند؟ چه کسی و چگونه باید یادداشت ها را منتقل کند تا به موقع به دست مسئولان ذینفع برسد؟
بدون شک حل این مسائل در اختیار خود سازمان است که در دستورالعمل کارهای اداری آن باید بخشی به کار با اسناد داخلی اختصاص داده شود. قوانین تعیین شده در LNA و روش اقدامات آنها به جلوگیری از اختلاف نظر کمک می کند.
اگر چنین سندی وجود نداشته باشد چه؟ البته برای ایجاد آن از طریق رسمی کردن مراحل تدوین، پردازش و انتقال اسناد رسمی داخلی. رسمی‌سازی به ساده‌سازی بسیاری از فرآیندهای تجاری کمک می‌کند، که تأثیر بسیار مثبتی بر نظم کلی در سازمان دارد.
لازم است کار را با تجزیه و تحلیل جریان یادداشت ها شروع کنید: حجم و مسیرهای آن را تعیین کنید، بخش های آشکارا غیر ضروری را در مسیر سند حذف کنید. برای تعیین کارآمدترین مسیر سند، از شکستن ساختارهای قدیمی و نامناسب، تصحیح و تصحیح اشتباهات در تدارکات نترسید.
چندین گزینه برای مسیریابی یادداشت ها وجود دارد - با مشارکت سرویس DOW (طرح 1) و بدون آن (طرح 2). بیایید دریابیم که کدام یک از این طرح ها مؤثرتر است.
برای ارائه اطلاعات به مدیریت در مکاتبات تجاری، از گزارش ها، یادداشت های تحلیلی و توضیحی استفاده می شود. در نتیجه، منشی در زنجیره پذیرش و ارسال یادداشت‌ها بین مقامات هم‌طراز حلقه‌ای اضافی است.
اگر سازمان هنوز روشی برای انتقال یادداشت ها با دریافت نشان پذیرش داشته باشد، گیرنده برای دریافت امضا می کند، موقعیت، تاریخ و زمان دریافت سند را (در صورت لزوم) نشان می دهد. علامت رسید روی یک کپی از برگه خدمات ثابت می شود که به واحد آدرس دهی بازگردانده می شود.
علامت رسید را می توان با مهر "دریافت" جایگزین کرد که حاوی فیلدهایی برای نشان دادن تاریخ دریافت، نام کامل است. و امضای مقام رسمی (شکل).
برنج. علامت رسید را می توان با مهر "دریافت" جایگزین کرد
در صورتی که واحد سازه دارای سمت منشی (منشی واحد/بخش/بخش) نباشد، برای ثبت اسناد از جمله داخلی، تعیین مسئول امور اداری الزامی است. مسئولیت کارهای اداری توسط رؤسای بخش های ساختاری تعیین می شود. به عنوان یک قاعده، آنها کارمندی را منصوب می کنند که بار وظایف رسمی ندارد. دراز کشیدن ویژگی های اضافیبه سفارش یا سفارش تایید شده و در شرح وظایف ثبت می شود.
یادداشت های خروجی در مجله مکاتبات داخلی (خروجی) واحد ثبت می شود (مثال 3). هنگام ثبت یادداشت های خروجی، موارد زیر نشان داده شده است:
شماره ثبت سند؛
مخاطب (بخشی که یادداشت خدمات به آن ارسال می شود)؛
تعدادی از صفحات؛
در دسترس بودن برنامه های کاربردی؛
تاریخ اجرا؛
نام و نام خانوادگی. کارمندی که یادداشت را تهیه کرد.
یادداشت را می توان اسکن کرد و از طریق ایمیل ارسال کرد.
در صورت نیاز به انتقال اصل، مسئول امور اداری در واحد ساختاری می تواند برنامه ای برای انتقال یادداشت ها به مخاطبان - یک بار در روز، 2 بار در روز و غیره - تنظیم کند.
یادداشت های فوری (با مهلت مشخص شده) باید فورا ارسال شود. می‌توانید یادداشت‌ها را مستقیماً یا از طریق سلول‌هایی که در سرویس DOW مجهز شده‌اند با شماره و/یا نام واحدهای ساختاری به واحد مخاطب منتقل کنید. در عین حال، سرویس DOW در فرآیند انتقال اسناد شرکت نمی کند.
ثبت یادداشت های دریافتی. پس از دریافت یادداشت در واحد گیرنده، مقام مسئول امور اداری در واحد گیرنده آن را به عنوان سند ورودی داخلی در ثبت مکاتبات داخلی (ورودی) واحد (مثال 4) با مشخصات زیر ثبت می کند:
شماره ثبت ورودی؛
تاریخ دریافت (ثبت نام)؛
تعدادی از صفحات؛
برنامه های کاربردی؛
تاریخ اجرا؛
پیمانکار (مقام رسمی که یادداشت برای او ارسال می شود).
مسئولیت رعایت مهلت های مشخص شده در یادداشت بر عهده مقامی است که آن را خطاب قرار داده است. آغازگر یادداشت و / یا یک مقام بالاتر می تواند مهلت های اجرای سند را تغییر دهد.
با این حال، متخصصان بخش های تخصصی ساختاری اغلب چنین پیشنهاداتی را خراب می کنند. تلاش برای سپردن عملیات اداری حتی جزئی به آنها با واکنش فعال مواجه می شود. تا حدودی حق با کارشناسان است. به یاد داشته باشید، I.A. کریلوا: "مشکل این است که اگر کفاش پای ها را شروع کند، و پایمان چکمه ها را بسازد، و همه چیز راحت پیش نمی رود"؟
در صورت صدور دستور یا دستورالعمل مناسب با امضای رئیس سازمان می توان از درگیری آشکار با متخصصان بخش های تخصصی جلوگیری کرد. در این مورد، آغازگر باید رئیس مؤسسه آموزشی پیش دبستانی یا شخص دیگری مسئول کار اداری باشد. به نفع اوست که برخی از کارکردهای قدیمی را از خود حذف کند، کار را با جریان اسناد ساده کند، مسیرهای مؤثری برای حرکت آنها ایجاد کند و از بین رفتن اسناد داخلی را حذف کند.
به محض اجرای چنین طرحی، نارضایتی کارمندان کاهش می یابد، زیرا زمان ثبت نام به میزان قابل توجهی کاهش می یابد و خود ثبت نام شفاف می شود.
دوره های ذخیره سازی یادداشت ها در فهرست اسناد بایگانی معمولی مدیریتی که در جریان فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها تولید می شود، وجود دارد و دوره های ذخیره سازی را نشان می دهد (مصوب به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت، 2010 شماره 558، اصلاح شده در 25 بهمن 1394، از این پس - فهرست 2010) (جدول).
هر سازمانی که با موفقیت کار می کند یک ارگانیسم زنده و دائماً در حال تغییر است و کار اداری انعکاسی از سیستم مدیریت این ارگانیسم است. آیا دوست دارید همگام با زمان باشید، در خط مقدم باشید؟ سعی کنید با یادداشت ها شروع کنید - این اولین گام به سمت یک گردش کار منظم خواهد بود و تدارکات تأیید شده مسیرهای اسناد داخلی اولین گام در مبارزه با هرج و مرج مدیریتی خواهد بود. نمونه هایی از یادداشت ها در زیر آورده شده است (مثال 5-10).
نمونه هایی از خاطرات
یادداشت به عنوان یکی از اشکال اصلی ارتباط و ارتباط رسمی، نقش مهمی در کار هر سازمان ایفا می کند. لازم است با جزئیات بیشتری سؤالات مربوط به این سند را درک کنید ، یک یادداشت نمونه چگونه باید باشد ، چگونه آن را به درستی بنویسید (با استفاده از یک مثال خاص).
یادداشت نوعی یادداشت است. این یک سند اطلاعاتی و مرجع است که برای تبادل اطلاعات و تعامل درون سازمانی بین بخشها، بخش‌های ساختاری هم سطح مدیریت (در سطح افقی) ضروری است. یعنی اگر به رئیس یا متخصص اداره دیگری مراجعه کنید، یادداشتی تنظیم می شود و اگر تجدیدنظرخواهی برای رئیس سطح بالاتر صورت گرفت، از تفاهم نامه استفاده می شود. تنها تفاوت آنها در این است.
در صورتی که بیانیه شفاهی برای حل مشکل یا مشکلی که نیاز به مستندسازی درخواست تجدیدنظر باشد کافی نباشد، سند به صورت کتبی یا الکترونیکی تنظیم می‌شود.
برای متخصصان و کارکنان، یادداشت های مکتوب به موقع می تواند مفید باشد به این معنا که تلاش یک متخصص خاص در حل یک مشکل خاص را ثابت می کند.
یادداشت صرفاً برای ارتباط در یک سازمان تجاری استفاده می شود و در صورتی ضروری است که راه حل یک موضوع خاص به کارمند (رئیس) بخش دیگری بستگی داشته باشد.
به عنوان مثال، چنین اسنادی برای:
متن حاوی اطلاعات، درخواست ها، درخواست ها، پیشنهادات مختلف به شکلی به اندازه کافی مختصر و قابل فهم است.
به طور سنتی، اسناد به صورت مکتوب بر روی یک ورق کاغذ A4 تنظیم می شود، اما با توسعه مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت ها، یادداشت های بیشتری به صورت الکترونیکی در رایانه پر می شود. این مزایای خود را دارد، به عنوان مثال، توانایی بررسی یک موضوع خاص به سرعت و بدون تاخیر.
توجه! این سند را می توان به هر شکلی نوشت، زیرا قوانین روسیه هیچ گونه الزام اجباری را برای تهیه یا اجرای آن پیش بینی نمی کند.
در قوانین کار اداری یک سازمان خاص می توان مشخصات خاصی را درج کرد، اما در هر صورت، چنین مقالاتی تقریباً مطابق با همان نوع تنظیم می شوند.
قوانین نانوشته برای تدوین این نوع اسناد، رعایت طرح زیر را توصیه می کند.
سند توسط کارمندی که آن را گردآوری کرده است امضا می شود. اگر رئیس بخش باید یادداشت را امضا کند، امضای کارمند در گوشه پایین سمت چپ (در محل مجری) خواهد بود.
در برخی مواقع با مشارکت افراد علاقه مند، روادید آنها در این یادداشت الصاق می شود: نام خانوادگی، نام و حروف اول نام پدر، تاریخ و امضا همراه با رونوشت.
اگر در مورد یادداشتی به شکل الکترونیکی صحبت کنیم ، تقریباً به همان روش تهیه می شود. تنها تفاوت این است که در اسناد الکترونیکی نیازی به پر کردن "هدر" یعنی نشان دادن مخاطب نیست. با مدیریت اسناد الکترونیکی، کل سازمان به یک شبکه متصل است و فقط کافی است فرد مناسب را در خط "موضوع" انتخاب کنید. همچنین امضا: قرار دادن آن الزامی نیست، زیرا در سیستم مدیریت اسناد ابتدا امضا به شخص خاصی واگذار شده است.
برای اسناد الکترونیکی، ایجاد یک پوشه خاص روی هارد دیسک مفید است که در آن همه یادداشت ها زیر شماره سریال خود قرار می گیرند.
برای نشان دادن نحوه صحیح نوشتن یادداشت ها به صورت تصویری، مثال زیر را ارائه می کنیم.
مدیر OAO "Drevo"
فیلیپووا I.G.
رئیس بخش تولید
میوه ها و سبزیجات
ترتیاکوا S.B.
یادداشت
22.07.2016 №33
کارمندان Zholin S.L. و Kotorsky E.R ظرف 2 (دو) ماه با وجدان خود را انجام می دهند وظایف رسمیو هنجارهای کاری را بیش از حد انجام دهند. بر این اساس، من از شما می خواهم به کارکنان Zholina S.L. و جایزه نقدی Kotorsky E.R. من اطلاعات دقیق در مورد محدوده کاری انجام شده توسط این کارمندان را ضمیمه می کنم.
رئیس اداره تولید
میوه ها و سبزیجات
ترتیاکوف S.B.
در خاتمه باید گفت که اسنادی از این دست یک راه عالی برای ارتباط رسمی و اطلاع رسانی به همکاران شما در سازمان می باشد. هر کارمند باید به خاطر داشته باشد که یک یادداشت مکتوب و مستند به موقع نه تنها می تواند بازده کاری را افزایش دهد و شما را به خوبی از نظر مافوق خود توصیه کند، بلکه از مشکلات احتمالی جلوگیری کرده، هرگونه مشکل و سوء تفاهم را برطرف کند.
یادداشت- این یک سند اطلاعاتی و مرجع است که به عنوان ابزاری برای مکاتبات تجاری داخلی استفاده می شود. یادداشتزمانی که سایر بخش ها و بخش های ساختاری مجبور به پیوستن به حل مشکل هستند، در رابطه با بخش خاصی از شرکت یا یک کارمند منفرد جمع آوری می شود. یادداشت ها، بر خلاف یادداشت ها، راهی برای ارتباط بین بخش ها و کارمندانی هستند که از نظر موقعیت رسمی برابر هستند، اما مستقیماً به یکدیگر گزارش نمی دهند.
یادداشت، به عنوان یک قاعده، به هر شکلی جمع آوری می شود، اما باید حاوی جزئیات زیر باشد:
یادداشت
05.10.2013 № 2
مسکو
درباره تعمیر کامپیوتر (تعویض)
من می خواهم به شما اطلاع دهم که از 20 سپتامبر 2013، رایانه شخصی اختصاص داده شده به مدیر فروش Korovko Larisa Ivanovna اغلب با خرابی های نرم افزاری مواجه می شود.
در همین راستا از شما می خواهم که این کامپیوتر را تعمیر یا تعویض کنید.
یادداشت
2013-09-20-CN مورخ 09/20/2013
در مورد صدور محصولات
من از شما می خواهم با برگزاری کمپین برای TM "Voditsa" موافقت کنید.
هدف از تبلیغ:
دوره تبلیغات: اکتبر تا نوامبر 2013
منطقه: الکساندروفسک، چریوموشکی
شرکت کنندگان در اقدام: فروشندگان فروشگاه های خرده فروشی
مکانیسم عمل: هنگام سفارش 5 لیتر آب میوه وودیتسا تی ام، 1 لیتر آب میوه وودیتسا تی ام هدیه داده می شود.
توزیع جوایز:
الکساندروفسک - 400 بسته (هر بسته 1 لیتر)
Cheryomushki - 60 بسته (هر بسته 1 لیتر)
بهره وری: افزایش برنامه ریزی شده در فروش 30-40٪ است.
مابقی محصولات استفاده نشده به انبار بازگردانده می شود.
در صورتی که سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی را حفظ نکند، ثبت یادداشت در یک برگه با فرمت A4 انجام می شود.
